Cómo añadir automáticamente una fecha en Excel

Excel ofrece muchas opciones para ayudarte a gestionar la fecha y la hora de tus hojas.

Puedes tener una celda que se actualice siempre con la fecha actual cuando abras la hoja. Esto puede ayudar con los documentos que deben imprimirse o guardarse en formato PDF con una fecha determinada, como los contratos o las facturas.

Quizá quieras crear una hoja de cálculo con una lista de todos los días del año para ayudarte a planificar. ¿Qué tal si haces un plan quinquenal? ¿Y si sólo necesitas los días de la semana en tu planificación? En lugar de perder el tiempo añadiendo cientos de fechas manualmente, Excel puede facilitar mucho el proceso.

Antes de empezar, debes saber que Excel utiliza y reconoce determinados formatos de fecha. Si no se formatea correctamente, Excel puede tratar tu fecha como un número o una cadena de texto, impidiendo la automatización posterior.

Formatos de fecha en Excel

El formato de la fecha en Excel tiene dos caras.

1. Cómo introduces la fecha.
2. Cómo lo muestra Excel.

Fecha de entrada

Excel admite muchos formatos para introducir la fecha. Si lo introduces correctamente, verás que el valor de la celda está alineado en el borde derecho. De lo contrario, se alineará a la izquierda, lo que indica que Excel está tratando tu entrada como texto y no aplicará el formato de fecha a esa celda.

Si quieres entrar el 1 de julio de 2019, puedes hacerlo de varias maneras:

1. 01.07.19
2. 01.07.2019
3. 01.07.2019
4. 1 de julio de 2019 o 1 de julio de 2019
5. 1 de julio de 2019 o 1 de julio de 2019.

También puedes utilizar una barra (01.07.2019) o un guión (7-1-2019). Aunque puedes utilizar un espacio al introducir «1 de julio de 2019», Excel no reconocerá «17 de 2019» como fecha. Además, Excel no aceptará el «1 de julio de 2019».

Si estás introduciendo fechas para el año en curso, puedes introducir la fecha en uno de los siguientes formatos cortos:

1. 7/1
2. 7-1
3. 1 de julio o 1 de julio o 1 de julio
4. 1 de julio o 1/Julio o 1/Julio

Por ejemplo, si el año actual es 2019, Excel leerá automáticamente estas entradas como el 1 de julio de 2019.

Ten en cuenta que, dependiendo de la configuración regional de tu sistema operativo, el primer dígito puede representar el mes o el día. Esto también se aplica al segundo dígito. Si introduces 01.07.19 y tu configuración está establecida en uno de los países europeos, por ejemplo, Excel aceptará esta fecha como 7 de enero de 2019.

Visualización de fechas en Excel

Una vez que hayas introducido la fecha correctamente, Excel la mostrará en uno de los formatos por defecto. Si has introducido el mes, el día y el año como números (7-1-19 o 07-01-2019), Excel mostrará la fecha como «7/1/2019». En todos los demás casos, como se indica en el apartado anterior, la fecha aparecerá en tu hoja de cálculo como «1 de julio».

Si quieres ver la fecha en un formato diferente, puedes seleccionarlo en el menú de ajustes.

1. Haz clic con el botón derecho del ratón en la celda (o conjunto de celdas) que quieras formatear.
2. Haz clic en «Formatear celdas…».
3. Se abre el menú Formato de Celdas con la pestaña Número.

Observa que la categoría seleccionada a la izquierda es «Personalizada». Esto se debe a que este es el formato por defecto que utiliza Excel. Aquí puedes seleccionar uno de los formatos sugeridos o definir el tuyo propio. En el campo «Tipo:», justo encima de la lista de formatos sugeridos, puedes especificar exactamente cómo quieres que se muestre la fecha.

Aquí tienes algunas recomendaciones útiles:

1. д = 1
2. dd = 01
3. dd = np
4. dddd = lunes
5. м = 7
6. mm = 07
7. mmm = julio
8. mmmm = julio
9. y o yu = 19
10. aaaa o aaaa = 2019

Cómo este es un campo personalizable, puedes introducir lo que quieras. Si quieres que la celda muestre el día de la semana y la fecha junto con un texto adicional, puedes hacerlo fácilmente. Por ejemplo, introduce lo siguiente y mira lo que ocurre:

1. «Hoy» dddd, mmm dd, «años» aaaa.

Por supuesto, siempre puedes ir a la categoría «Fecha» de este menú y seleccionar uno de los muchos formatos de fecha disponibles.

Ten en cuenta que al seleccionar el formato, puede ocurrir que la celda se llene de caracteres numéricos (#). Esto se debe a que la celda no es lo suficientemente ancha para mostrar todos los caracteres.

Para averiguarlo, sólo tienes que hacer doble clic en el borde derecho de la cabecera de la columna para establecer automáticamente la anchura de la celda. También puedes arrastrar el borde hacia la derecha hasta que aparezca tu fecha.

Rellenar automáticamente las fechas

Si necesitas añadir una serie de fechas consecutivas, como una semana o un mes entero, haz lo siguiente

1. Introduce la primera fecha en la celda donde quieres que empiece tu serie.
2. En la parte inferior derecha del rectángulo de selección de celdas verás un pequeño cuadrado. Este es el descriptor de llenado.
3. Mantén pulsado el tirador para arrastrar la selección por el rango que quieres rellenar.
4. Cuando lo sueltes, verás que las celdas seleccionadas contienen ahora fechas consecutivas.
5. Si quieres continuar la serie, sólo tienes que seleccionar la última celda de la serie y arrastrarla hasta llegar a la fecha deseada.

También el autorrelleno funciona en las cuatro direcciones. Si arrastras hacia la derecha, la fila se llena de fechas. Si arrastras hacia abajo, la columna se rellenará. Si arrastras hacia arriba o hacia la izquierda, las fechas empezarán a retroceder.

También puedes rellenar tu hoja con fechas incoherentes, por ejemplo, sólo los días de la semana. O quizás meses o incluso años.

Para ello, repite el proceso anterior, pero ahora arrastra el marcador de relleno con el botón derecho del ratón. Cuando lo sueltes, aparecerá un menú. Aquí puedes rellenar las celdas seleccionadas con días, días de la semana, meses o años.

Si necesitas aún más opciones para las fechas automáticas, selecciona «Serie…» en lugar de una de las opciones anteriores. Arrastrando el marcador de relleno, haz clic en la pestaña «Inicio». En «Editar», selecciona «Rellenar», elige «Serie» en el menú desplegable.

Por ejemplo, si estás planificando una acción que se repita cada tres días, ajusta la «Unidad de fecha» a «Día» y el «Valor del paso» a 3.

Añadir la fecha y hora actuales

Para añadir rápidamente la fecha y la hora actuales a Excel, no necesitas perder tiempo escribiéndolas. En su lugar, puedes utilizar los atajos de teclado para que hagan todo el trabajo por ti:

1. Para introducir la fecha de hoy, pulsa Ctrl+;
2. Para introducir la hora actual, pulsa Ctrl+Mayús+;
3. Para introducir la fecha y la hora actuales, pulsa Ctrl+; entonces espacio Y por último, Ctrl+Mayús+;

De este modo, mantendrás la fecha y la hora igual que cuando la ajustaste por primera vez. Cómo marca de tiempo, no cambiarán después de recalcular tus celdas o cuando abras la hoja en otra ocasión.

Si necesitas que la fecha y la hora cambien cada vez que abras un documento, Excel resuelve este problema con las siguientes funciones:

1. Para tener siempre la fecha actual en una celda, introduce =TODAY() .
2. Para actualizar el valor de la celda con la fecha y hora actuales, introduce =NOW() .

Para actualizar estas celdas sin tener que volver a abrir la hoja de cálculo, simplemente edita cualquier celda y los valores se actualizarán.

Se ahorra mucho tiempo

Esperamos que estos consejos te ahorren mucho tiempo cuando trabajes con hojas de cálculo complejas. En lugar de tener que insertar cada fecha manualmente, puedes rellenar las fechas de varios años en segundos. Sólo tienes que asegurarte de que introduces la fecha de inicio en el formato correcto que reconoce Excel.

¿Te parece útil esta automatización? ¿Tienes algún consejo adicional que te ayude en este ámbito? Por favor, comparte tus opiniones en la sección de comentarios más abajo.