Cómo configurar una firma en Outlook 2010

La mayoría de los proveedores y aplicaciones de correo electrónico más populares te dan la opción de incluir una firma de correo electrónico al final de tu mensaje. Si nunca has configurado una firma de correo electrónico en Outlook 2010 o en cualquier otra aplicación de correo electrónico que hayas utilizado, te estás perdiendo una forma fácil de asegurarte de que tus contactos de correo electrónico tienen varias formas de ponerse en contacto contigo.

Aprender a hacer una firma de Outlook 2010 es una forma estupenda de hacerte más profesional a la vez que simplificas tus hábitos de correo electrónico. Si utilizas Microsoft Outlook 2010 para enviar correos electrónicos para tu empresa, suele ser importante que las personas que reciben estos correos puedan ponerse en contacto contigo lo más fácilmente posible. Aunque evidentemente pueden limitarse a devolverte los correos electrónicos, es posible que quieran hablar contigo por teléfono, enviarte un correo físico o mandarte un fax.

En lugar de perder el tiempo enviando un correo electrónico pidiendo esta información, puedes acelerar el proceso creando una firma de correo electrónico en Outlook 2010. Tu firma de Outlook 2010 se añadirá al final de cada correo electrónico que envíes, ahorrándote la molestia de tener que introducir manualmente esta información para cada mensaje.

Tu firma de Outlook no debe ser sólo una lista de tu información de contacto. También puedes incluir declaraciones, descargos de responsabilidad, imágenes o información importante que los destinatarios de tu correo electrónico quieran conocer.

Cómo hacer una firma en Outlook 2010

1. Crea un nuevo mensaje de correo electrónico.
2. Pulsa el botón «Firma» y selecciona la opción «Firma».
3. Haz clic en el botón «Crear» bajo el epígrafe «Seleccionar firma para editar».
4. Introduce un nombre para la firma de Outlook 2010 y haz clic en Aceptar.
5. Introduce la información de tu firma en la casilla de la parte inferior de la ventana, y haz clic en Aceptar cuando hayas terminado.

Nuestro artículo continúa a continuación con más información sobre cómo configurar una firma en Outlook 2010, incluyendo imágenes de estos pasos.

Esta es una pregunta que casi siempre hacen las personas que no están familiarizadas con Outlook 2010 o con el correo electrónico empresarial en general. Introducir constantemente la misma información al final de un mensaje de correo electrónico es tedioso, está plagado de errores y no tiene sentido debido a la función de firma de Outlook. Así que puedes seguir el siguiente procedimiento para aprender a crear una firma en Microsoft Outlook 2010.

Esta guía puede mostrarte cómo crear una lista de correo en Outlook si envías regularmente correos electrónicos al mismo grupo de personas y buscas una forma de evitar añadir cada vez a cada una de ellas manualmente.

Paso 1: Comienza abriendo Outlook 2010.

Paso 2: Haz clic en el botón «Nuevo correo electrónico» en la esquina superior izquierda de la ventana para abrir la ventana de mensajes.

Sólo necesitas las opciones de esta pantalla. En realidad, no enviarás un mensaje si no quieres hacerlo.

Paso 3: Haz clic en el icono de la Firma en la sección Habilitar de la cinta de opciones en la parte superior de la ventana, y luego selecciona la opción Firma.

Paso 4: Haz clic en el botón «Crear» de la sección «Seleccionar firma para editar», introduce un nombre de firma en la ventana emergente y haz clic en el botón «Aceptar».

La firma que acabas de crear se seleccionará y podrás empezar a personalizar su aspecto. En la imagen de abajo he configurado una firma falsa.

Paso 5: Una vez aplicados todos los ajustes, haz clic en el botón OK de la parte inferior de la ventana para guardar los cambios.

A continuación, puedes cerrar el mensaje de correo electrónico vacío que has abierto antes.

La próxima vez que envíes un correo electrónico, recibirás un correo electrónico como el que aparece a continuación, con tu firma previamente rellenada en la casilla.

Más información sobre cómo configurar una firma en Outlook 2010

Puedes hacer clic dentro de la sección Cambiar firma de la ventana Firmas y formularios e introducir el texto de tu firma electrónica. Fíjate en los iconos que hay sobre el cuadro de texto, ya que incluyen opciones para cambiar la fuente, el tamaño de la fuente, la alineación del texto y el color. También hay opciones para la tarjeta de visita, la imagen y el hipervínculo si quieres incluir uno de estos elementos en tu firma. Por ejemplo, podría incluir un enlace a www.solveyourtech.com en la parte inferior de mi firma.

En la esquina superior derecha de esta ventana se encuentran los menús desplegables a la derecha de los nuevos mensajes y las respuestas/reenvíos. Aparecen como opciones en la sección del menú «Elegir firma por defecto».

Si quieres incluir tu firma en este tipo de mensajes, haz clic en el menú desplegable y selecciona la firma que hayas creado. Ten en cuenta que he optado por incluir mi firma en ambos tipos de mensajes, pero deberías considerar si incluir tu firma en las respuestas y en los reenvíos. Esto es especialmente cierto en el caso de las firmas largas o con imágenes en su interior, ya que pueden aumentar considerablemente el tamaño de tus correos electrónicos. Sin embargo, la elección es tuya, y siempre puedes cambiar el contenido o el formato de la firma que quieras incluir en los correos electrónicos que envíes.

Puedes tener varias firmas en Outlook, así que no dudes en crear varias firmas de correo electrónico si no estás seguro de cuál quieres incluir en un nuevo mensaje, o en las respuestas o reenvíos que introduzcas. Siempre puedes hacer clic en el botón Firmas en el futuro para volver a abrir este menú y elegir la firma que creas que se adapta mejor a tu situación particular. Esto también te da la oportunidad de experimentar con otra firma de correo electrónico y ver si hay alguna que se vea mejor o genere mejores respuestas de tus contactos.

Muchos proveedores y aplicaciones de correo electrónico eliminan automáticamente las imágenes incrustadas (como la que podrías añadir a tu firma). En algunos casos, la imagen puede incluirse como archivo adjunto.

También puedes añadir un enlace a tu firma de Outlook 2010 si quieres que la gente pueda hacer clic en tu sitio web o en cualquier otra página online que quieras incluir en los correos electrónicos que envíes.

Conclusión – configurar una firma de correo electrónico en Outlook

Si ves que a menudo escribes manualmente una firma al final de la mayoría de tus correos electrónicos, optar por crear una firma en Outlook puede ahorrarte mucho dinero y reducir errores tipográficos potencialmente embarazosos.

Poder crear tu firma en la aplicación, o añadir una firma si ya tienes una, puede ayudarte a tener un aspecto más profesional y dar a tus contactos una forma fácil de encontrar tu información de contacto, además de proporcionar contenido adicional a tus mensajes que puedan utilizar al buscar.

Si has pensado en crear una nueva firma o necesitas seleccionar la configuración predeterminada de la firma en función del tipo de correo electrónico que envíes, Outlook 2010 te ofrece las herramientas para conseguirlo.