Cómo convertir un archivo de Google Sheets en PDF

Una de las mejores cosas de trabajar con aplicaciones de Google, como las Hojas de cálculo de Google, es lo bien que funcionan cuando colaboras en línea.

Pero a veces necesitas crear un archivo que puedas compartir con otras personas, como las que no pueden trabajar en la aplicación Google Sheets en su navegador web o en su teléfono móvil.

Afortunadamente, existe un sencillo proceso de conversión de Google Sheet a PDF que puedes utilizar para convertir tu hoja de cálculo de Google en una copia del PDF que puedes enviar por correo electrónico o compartir de diversas maneras.

Cómo convertir Google Sheet en PDF

1. Abre un archivo de Google Sheet.
2. Selecciona la pestaña Archivo.
3. Selecciona «Cargar».
4. Haz clic en la opción PDF.
5. Configura los ajustes y luego haz clic en «Exportar».

Nuestra guía continúa a continuación con más información sobre el proceso de conversión de Google Sheets a PDF, incluyendo imágenes de estos pasos.

Compartir un archivo de hoja de cálculo, como el creado por Google Sheets, permitirá a cualquiera que tenga acceso al archivo realizar ajustes, siempre que no se haya activado la protección de celdas o archivos. Si tu archivo está completo, o si prefieres que la gente no pueda modificarlo, puedes buscar una forma de enviar el archivo como PDF.

Por suerte, esta función existe por defecto en Google Sheets, lo que te permite crear un PDF a partir de un archivo existente con unos pocos pasos. Incluso tendrás la opción de personalizar algunos ajustes del archivo de salida para que puedas controlar su aspecto e impresión.

Nuestro artículo sobre la conversión de PDF a Google Doc puede mostrarte cómo tomar un archivo PDF y editarlo con la aplicación Google Docs.

Cómo descargar como PDF desde Google Sheets (guía con imágenes)

Los pasos de este artículo se realizaron en Google Chrome, pero también funcionarán en otros navegadores de escritorio. Siguiendo estos pasos se creará una copia de tu hoja de cálculo como archivo PDF. El archivo original de la hoja de cálculo de Google permanecerá en Google Drive.

Paso 1. Abre tu Google Drive en https://drive.google.com/drive/мой-драйв y abre el archivo de Sheets que quieres guardar como PDF.

Paso 2: Haz clic en la pestaña Archivo de la parte superior de la ventana.

Paso 3: Selecciona la opción «Cargar como», y luego haz clic en la opción de documento PDF.

Paso 4: Configura las opciones del PDF en la columna de la derecha de la ventana, y luego haz clic en «Exportar».

Ahora que sabes cómo convertir Google Sheet en PDF, puedes convertir cualquiera de tus otras hojas de cálculo en un archivo PDF que puedas enviar fácilmente a otras personas.

Más información sobre cómo guardar las hojas de cálculo de Google como PDF

Cómo puedes ver en la última pantalla, antes de hacer clic en el botón azul «Exportar», tienes varias opciones que puedes ajustar para la copia de salida en PDF de tu hoja de cálculo. Estos ajustes de exportación incluyen:

• Exportar: puedes exportar sólo la hoja actual o todo el libro. Si tienes más de una ficha en una hoja, seleccionar la opción de libro es una buena manera de evitar tener que crear varios documentos.
• Tamaño del papel: puedes seleccionar un tamaño de página diferente para la copia en PDF de la hoja de cálculo.
• Orientación de la página: selecciona vertical u horizontal.
• Escala: selecciona cómo quieres que se ajuste la hoja en la página.
• Márgenes: selecciona una de las varias opciones para los márgenes de la página.
• Establecer saltos de página personalizados: puedes seleccionar manualmente dónde quieres que se produzcan los saltos de página
• Formato: establece opciones como la visualización de las líneas de la cuadrícula, la visualización de las notas, el orden de las páginas y la alineación.
• Encabezados y pies de página: selecciona para añadir información como líneas fijas, números de página, nombre de la hoja, fecha, hora, etc.

Ten en cuenta que puedes exportar la hoja actual o todo el libro como PDF si lo deseas. También puedes ajustar las opciones de formato, como la orientación del documento, su tamaño y otros parámetros que pueden afectar al archivo PDF de salida.

Cuando conviertes las Hojas de Cálculo de Google en un documento PDF, puede ser difícil para el destinatario modificar los documentos PDF a menos que tenga una aplicación que pueda editar los archivos PDF. Algunas personas verán esto como una ventaja, ya que la dificultad de edición de los PDF es una de sus ventajas, pero esto debe tenerse en cuenta al elegir un documento PDF como tipo de archivo de salida.

Cuando decidas convertir tus datos a un tipo de archivo diferente utilizando la opción «Archivo»> «Cargar» en la esquina superior izquierda de la ventana, tienes varias opciones para diferentes tipos de archivo. Entre ellas se encuentran:

• Microsoft Excel (.xlsx)
• Abrir documento (.odf)
• PDF (.pdf)
• Página web (.html)
• Valores separados por comas (.csv)
• Valores delimitados por tabulaciones (.tsv)

¿Trabajas en una hoja de cálculo con un grupo de personas y quieres que se te notifique cuando el archivo cambie? Aprende a configurar las notificaciones de cambios en las Hojas de Cálculo de Google y a seguir el estado de tu archivo.

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