Cómo generar automáticamente números de cuenta en Excel

Cómo generar automáticamente números de cuenta en Excel

Llevar un control de los números de tus facturas puede ser muy importante. Todos los números de factura son secuenciales, por lo que tratar de introducirlos manualmente puede dar lugar a errores humanos que den resultados poco óptimos. No siempre es fácil recordar el siguiente número de la secuencia, especialmente cuando los números empiezan a subir. Olvidar el número anterior puede solapar ligeramente la hoja de cálculo de Excel, lo que puede provocar más trastornos.

Ya es bastante difícil recordar dónde has dejado las llaves o sacar algo del congelador para comer, así que no necesitarás más memoria. En cambio, puede ser mejor que Excel genere automáticamente los números de cuenta por ti.

«Eso sería increíblemente útil. Entonces, ¿qué tengo que hacer?

Por lo que sé, hay dos métodos para generar automáticamente números de factura en Excel. Este artículo te explicará ambos para que puedas evitar el solapamiento de las cuentas y no tengas que preocuparte por qué número es el siguiente.

Generación automática de facturas para Excel

Cómo ya hemos dicho, hay dos formas de añadir automáticamente los números de las facturas a una hoja de cálculo o libro de trabajo de Excel. La primera es utilizar una fórmula en VBA (Visual Basic para Aplicaciones) para crear números de factura para un solo libro de trabajo. La segunda forma es utilizar Kutools para insertar números de secuencia en Excel. Esta opción te permitirá crear números de factura en múltiples hojas de cálculo y libros de trabajo.

Método 1: Generador automático de números de factura con Visual Basic para aplicaciones

Para empezar:

Puedes crear un nuevo libro de trabajo o abrir uno ya existente que quieras utilizar para generar automáticamente un número de cuenta.

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Localiza y resalta una celda vacía (haz clic con el botón izquierdo del ratón) e introduce el primer número que se utilizará como número inicial para todos tus números de cuenta en adelante. Puedes elegir algo como 00000 o 10000 como punto de partida. En nuestro ejemplo utilizaremos 00000 y se colocará en la celda C3.

Pulsa Alt + F11 para abrir el cuadro de diálogo de la aplicación Microsoft Visual Basic. Despliega tu libro de trabajo actual (VBAProject, puede aparecer como Libro 1 si es nuevo) y haz doble clic en EsteLibro.

Puedes introducir el siguiente código o simplemente copiar y pegar (resalta el código y pulsa Ctrl + C, luego haz clic con el botón izquierdo del ratón en la ventana y pulsa Ctrl + V) el código en la ventana que se abre.

VBA: Generador de números de voz

1

2

3

Private Sub Libro_de_trabajo_abierto ()

Rango («C3»). Valor = Rango («C3»). Valor + 1

Fin de la sub.

«C3» será la celda donde introdujiste tu número de cuenta inicial. Asegúrate de cambiarlo en el código antes de insertarlo en la caja.

Las fórmulas siguientes te ayudarán a comprobar los números de tu cuenta. Pueden ser un poco difíciles de recordar manualmente, pero siempre puedes guardarlos como una entrada de autotexto en caso de que necesites utilizarlos más tarde en cualquier momento.

No.FórmulaNúmeros de factura1 = «Nombre de la empresa» & TEXT (HOY (), «yymmdd») & C3Nombre de la empresa141209100002 = «Nombre de la empresa» & TEXT (HOY (), «0″) & C3Nombre de la empresa41982100003 =» Nombre de la empresa & MMH) (TMST) (TEXT), TEXT (MMS), TEXT (MMS) C3NombreDeLaEmpresa1209095819100004 = «NombreDeLaEmpresa» & TEXT (NOW (), «0″) & C3NombreDeLaEmpresa41982100005 =» NombreDeLaEmpresa»& RANDBETEN (100000,999999) & C3NombreDeLaEmpresa44868510000

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Recuerda que C3 en la fórmula es la celda en la que pones el número de cuenta inicial. «Nombre de la empresa» está reservado para el texto que quieras mostrar en los números de cuenta. Cámbialo como quieras.

Quieres poner la fórmula en la celda para generar automáticamente la factura. Esta no es la celda con el número de factura inicial, sino la celda especificada para los resultados. Una vez editada la fórmula para adaptarla a tus necesidades, puedes copiarla y pegarla en la celda y pulsar la tecla intro para obtener el número de cuenta.

Cuando hayas terminado, asegúrate de guardar el libro actual. Para ello, pulsa «Archivo» y luego «Guardar» (o «Guardar como» si vas a registrar uno nuevo o con otro nombre). Introduce un nombre para el libro y asegúrate de que el campo «Tipo de archivo» está configurado como «Libro habilitado para macros de Excel» (* .xlsm). Selecciona dónde se guardará y luego simplemente haz clic en Guardar.

Cada vez que abras el libro generador de números de cuenta, el número de cuenta será un número más que la última vez. Sólo asegúrate de guardar el libro antes de cerrarlo cada vez, de lo contrario el trabajo se perderá.

Método 2: añadir un número de cuenta utilizando Kutools for Excel

Aquellos que necesiten una forma de crear números de cuenta para varios libros de trabajo encontrarán estas necesidades utilizando Kutools. El primer método descrito es sólo para una sola hoja de cálculo o libro de trabajo y desgraciadamente puede solaparse si te olvidas de guardar. Kutools for Excel proporciona una solución para estos y otros problemas.

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Comienza:

Cómo antes, resalta y selecciona la celda de tu número de cuenta. Luego tienes que hacer clic en Kutools, luego en pegar, y finalmente pegar el número de secuencia.

Cuando aparezca el cuadro de diálogo Insertar número de secuencia, haz clic en Crear. Se abrirá la ventana Editar número de secuencia:

  • Introduce un nombre en el campo Nombre de la secuencia para titular la nueva secuencia de números de cuenta.
  • Introduce 1 en el campo Incremento.
  • Introduce el nombre de tu empresa u otro texto que quieras que aparezca al principio de los resultados del número de cuenta en el campo «Prefijo» (opcional).
  • Puedes introducir el número inicial para todos tus futuros números de factura en el campo «Número inicial». El número puede ser cualquier cosa, pero te gustaría que fuera sencillo. 00000 o 10000 serán suficientes. Si prefieres que los números sean pequeños, puedes utilizar simplemente un solo dígito, como el 0 o el 1.
  • Puedes especificar el número de dígitos que tendrá tu número de cuenta introduciendo el número en el campo «Número de dígitos». No puedes equivocarte con 5 o 6.
  • Completa el proceso pulsando el botón Añadir.

Mientras la secuencia recién creada permanece seleccionada, haz clic en «Rellenar rango» y luego en «Cerrar» para salir. Ahora, independientemente del libro en el que utilices la función Insertar número de secuencia, el número de factura se generará automáticamente, siendo cada número mayor que el anterior.

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