¿Cómo hacer un outsourcing correctamente?

Hoy te mostraremos como hacer un outsourcing, es un mecanismo empresarial que permite obtener una ventaja de competencia ante otros negocios, conoce más de este tema leyendo el siguiente artículo.

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¿Cómo hacer un outsourcing?

Para poder llevar a cabo este tipo de estrategias es importante primero saber lo que significa outsourcing, el término tiene relación con los contratos en empresas y procesos de transferencias a terceros. Es una especie de delegación de funciones de una empresa a otra.

El mecanismo permite entre otras cosas reducir costos y agilizar el acceso a las nuevas tecnologías, sin embargo es importante que la empresa que busca cómo hacer un outsourcing, deba conocer muy bien en quién va a delegar esas funciones. Puede generarse un descenso en la operatividad, eficiencia y manejo de la imagen corporativa.

Definición de outsourcing

El término designa según Werther & Davis, en su texto relacionado con estrategias empresariales del año 2008 lo siguiente:

«las actividades o procesos en una organización cuya realización y administración están a cargo de una empresa externa”. 

Por otro lado los autores e investigadores españoles de procesos y métodos Almanza Martínez & Archundia Fernández, plantean lo siguiente:

“El Outsourcing es un término inglés conformado por dos palabras «out» que traducida al español significa fuera y «source» cuyo significado es fuente u origen, es decir, la expresión se refiere a una fuente externa, la cual generalmente dentro del ámbito empresarial es utilizada para referirse a la subcontratación, externalización o tercerización,»

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Origen del outsourcing

Es un fenómeno que nació por los años 40 del siglo pasado y se conoció en los Estados Unidos como el proceso de externalización, el cual tuvo su verdadero desarrollo en la década de los 60. Muchas organizaciones buscaban por necesidad, contratar centros de especialistas en algunas áreas de computación, con la finalidad de ayudarlos en procesos financieros y agilización de las operaciones.

Por los años 80 el camino para el desarrollo del outsourcing estaba abierto ya que las necesidades empresariales se fundamentaban en la competitividad, de manera que la proyección estaba condicionada a la exteriorización de las marcas y productos.

Esto permitió que muchas compañías abrieron sucursales en diferentes mercados internacionales. Para ello debían contar con el apoyo de empresas locales, las cuales eran subcontratadas para brindar servicios alternos, ya que la empresa no contaba con la infraestructura en el país  para llevar a cabo sus planes.

Actualidad

Los procesos fueron creciendo y de esa forma las empresas mantenían las estrategias de cómo hacer un outsourcing en sus planes operativos, con la llegada del nuevo siglo y las nuevas tecnologías, los procedimientos para la implementación de esta estrategia están combinados con procesos informáticos. En ellos se incluye la tecnología como parte de los planes de eficiencia y crecimiento en cada una de las empresas.

¿Qué se debe tener para implementarlo?

La relación del outsourcing tiene mucha competencia con respecto a situaciones de eficiencia en los procesos internos. Lo cual permiten llevar a niveles de competitividad a una empresa sin necesidad de optar por la forma de cómo hacer un outsourcing.

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Este proceso es llamado Core y cuando se aplican estrategias de outsourcing intentan exteriorizar la optimización hacia otras alternativas empresariales. Es decir la propia organización puede aplicar el proceso y al mismo tiempo utilizar sus propios proyectos de optimización Core para distribuirlos a otras compañías.

Decimos entonces que una de las consideraciones más importantes para seleccionar una empresa y saber cómo hacer un outsourcing, consiste en conocer y analizar el nivel de Core; para eso se determinan ciertos factores:

Competitividad de la empresa

La aplicación de procesos óptimos pretenden hacer a una empresa competitiva en ciertas áreas, es un buen punto de partida para implementar la estrategia de outsourcing y contratar los servicios de otras firmas. Es fundamental conocer la operatividad y la forma en la cual va a ser contratada, a través su competencia en el mercado se pueden establecer criterios para la subcontratación.

El artículo Mercado digital te ofrece contenido relacionado con las diferentes empresas que se encuentran disponibles en la red internet.

Conocer los sistemas de información

Llamados ERP, son una herramienta muy necesaria para cualquier empresa que desee ofrecer sus servicios de outsourcing, la consideración en como manejan los procesos de información es determinante para poder apreciar el valor de la compañía.

Ratificación de los Core

Para los gerentes que toman decisiones de este tipo, debe ser importante tomar en cuenta a los clientes, proveedores e incluso a los que manejan la competencia Core. Asimismo saber el nivel de optimización permite dar seguridad a los procesos de contratación y análisis de mercado.

Después que la compañía identifica las competencias del Core, establece posteriormente el conocimiento hacia los proveedores y clientes que están en la subcontratación. Recordemos que es una estrategia delicada en la cual no se le puede otorgar competencias a cualquier empresa.

Conocer la estructura organizativa

La externalización permite como dijimos al principio reducir costos, de manera que conociendo la estructura de costo de la firma, se pueden generar procesos en los cuales se transfieran datos e información que puedan ser procesados, dejando con más libertad a los procesos internos de la empresa contratante.

Conoce a través del siguiente artículo ¿Cómo calcular el valor de una empresa?, una herramienta necesaria para saber como hacer un outsourcing.

Aplicar estrategias de gestión de recursos

Es importante analizar los procesos que lleva a cabo la firma, en función de conocer hasta donde se puede aplicar en un tiempo determinado el outsourcing. Si la empresa se encuentra en un proceso de crecimiento, el servicio de externalización permite ampliar sus acciones y equilibrar cada área, manteniendo la eficiencia y refrescando las operaciones internas.

Así mismo es importante conocer los objetivos y metas de la firma subcontratada, ya que marcaran directamente la forma en cómo optimizar sus propios recursos. Se intenta no caer en los problemas que puedan ocasionar retardos en los proceso y disminuir el rendimiento de la propia empresa contratante.

Identificar áreas potenciales

La toma de decisiones debe venir acompañada de investigaciones sobre todo la relacionada con la información que se va a externalizar. Conocer las áreas potenciales de la firma permiten valorar realmente el nivel operativo y conocer hasta qué punto en función del tiempo es capaz de subcontratar.

El proceso de implementación

Para saber realmente cómo hacer un outsourcing entonces debemos conocer ciertos aspectos que determinan su fiabilidad y efectividad en cada proceso. Es importante tomar en cuenta los factores que pueden limitar las acciones de la externalización, del mismo modo conocer y gestionar la complejidad del plan.

En este punto es importante considerar la correcta estructuración de los elementos involucrados en todo el proceso desde el comienzo hasta el final. De esta forma se pueden establecer coordinaciones para mantener los contactos operativos; pero veamos paso a paso el proceso.

  • Consideración de las iniciativas, es el primer momento en el cual se toma la decisión para establecer la estrategia de outsourcing, donde los gerentes determinan el motivo para llevarla a cabo.
  • Preparación del informe administrativo, consiste en realizar un análisis sobre el costo y los beneficios que traerá la externalización, en este paso se toman en cuenta áreas en las cuales tendrán un efecto en el presupuesto, según las condiciones que se apliquen basadas en las necesidades.
  • Aplicación de estrategias, es el proceso en el cual se externalizan hacia otra firma las estrategias y las metas, previo estudio y análisis de la estructura corporativa de la empresa contratante. La misma debe cumplir con una serie de requisitos necesarios para llevar a cabo las estrategias.
  • Selección de proveedores y clientes, resulta de un estudio relacionado con la operatividad y el estatus de los que desean establecer negocios con la organización.
  • Condiciones, es una acción que se lleva a cabo después de una serie de permisologías legales, donde se establecen una serie de términos y se busca considerar hasta dónde llegan las capacidades operativas de la externalización.
  • Intercambio de recursos, forma parte de una especie de convenio donde se otorgan diversos recursos para cumplir las metas. La empresa o firma contratada debe tomar en cuenta que también puede contar con recursos de la empresa contratante, de esta forma se pueden agilizar procesos y obtener rendimiento en periodos de tiempo más corto.

Factores que pueden limitar las acciones

Los procesos para lograr las metas generalmente presentan diversos obstáculos, pueden determinar alteración en el cumplimiento de los objetivos, lo que puede llevar al cambio de lapsos determinados.

El primer elemento que puede afectar el proceso de externalización es el tipo de servicio, según el grado que pueda afectar la cadena en cada uno de los procesos y de esta forma disminuir el valor de la empresa. En segundo lugar la complejidad en el mercado, esto puede determinarse por la cantidad de proveedores existentes y saber si tienen la capacidad de prestar el servicio.

Este tipo de acción limita la colaboración entre las partes y obstruye procesos que por su dinámica no pueden ser retardados. Se deben buscar alternativas de comunicación mutua, donde resuelvan ciertas diferencias organizaciones y particulares en el momento adecuado.

Recomendamos leer el artículo Clima organizacional  puesto que nos brinda una forma de conocer el manejo y situación interna de los recursos humanos.

Complejidad del plan

Para ambas empresas es importante conocer cada una de sus estructuras organizacionales, saber a fondo todo lo relacionado con el proyecto, los clientes y los proveedores. Cuando se determina como hacer un outsourcing no solo se está exportando parte de la organización, sino que muchos recursos van a ser intercambiados, informaciones relacionadas e incluso alterar una parte del presupuesto.

Cada proyecto representa un tipo de complejidad que crea dificultades en cada una de las áreas, los procesos deben ser analizados constantemente para que no haya desviación de las metas.

Recordemos que cada cliente y proveedor tiene necesidades diferentes, lo que puede llevar a un enfrentamiento de criterios que deben ser resueltos de forma inmediata. Esa dificultad puede generar retrasos en cada uno de los movimientos internos donde también salgan afectados otros recursos.

Focalización de proceso

La implementación de la estrategia de outsourcing se pueden dividir en tres grandes áreas que sirven para identificar el objetivo real y la meta de la empresa, veamos:

Localización

Consiste en un procedimiento en el cual se ubica el lugar donde se va a realizar la externalización. Se divide en áreas llamadas de la siguiente forma:

  • On site, oficinas de atención al cliente.
  • Off site, oficinas externas al cliente.
  • Onshore, servicios que se encuentran en la casa de la firma.
  • Near shore, parte de los equipo y recursos se encuentran en la casa del cliente.
  • Offshore, servicios equipo y recursos que están fuera de la casa del cliente.

Profundidad

Es una etapa en la cual se determinan cuáles procesos se van a exteriorizar, se pueden clasificar en tres tipos:

  • Individuales, donde los procesos son individuales por el recurso humanos, como registro, facturación y análisis.
  • Funcionales, se refiere a las actividades que se realizan en los departamentos externalizados.
  • Competenciales, se establece cuando las competencias de un tercero se manejan fuera de la empresa.

Laboral

Se considera aquello que va a ser distribuido, es decir el tipo de servicio que se va a gestionar y se divide en:

  • Proceso, donde se externaliza todo el proceso que hace a la compañía por parte de otra.
  • Proyecto, se realiza el proyecto entre ambos, están involucrados ambas empresas en decisiones y planes.


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