Hay herramientas muy útiles que es importante aprenderlas a utilizar adecuadamente para garantizar trabajos óptimos y de calidad, tal es el caso de Excel, siendo esta una de las más usadas en el campo laboral, sobre todo en las oficinas, para llevar controles y cuentas, por ese motivo, en este artículo te enseñamos como hacer una gráfica en Excel, para que así puedas emplear todos los conocimientos posibles en tu cargo y en general en tu vida cotidiana.
¿Qué es un gráfico de Excel?
Quizás muchos conocen esta útil herramientas, otros habrán escuchado de ellas, mientras que el resto ni lo uno ni lo otro y aun así desean especializarse en ella para poder optar a nuevos cargos o simplemente para hacer de muchas de sus labores algo más sencillo. Al abrir Excel podrás notar un conjunto de múltiples casillas, en las cuales se ingresan los datos que sean necesarios.
Esta se define como aquella representación gráfica de algunos valores con los cuales se podrá llevar a cabo alguna certificación y comparación de forma visual. Es visto como una herramienta muy potente en todo sentido, pero más aún en cuanto a sus gráficos, que permiten llevar a cabo análisis, informes y muchos más, de forma eficaz y precisa, necesario para muchas empresas de hoy en día.
Crea una gráfica en Excel
Al momento de desear realizar algún trabajo en esta herramienta, lo primordial es tener preparado todos los datos por medio de los cuales vas a realizar los respectivos gráficos, cuando ya los hayas ingresado todos procederás a darle a la opción que dice “insertar” que aparece en la parte superior y a partir de ahí saldrán diversas opciones.
Una vez que selecciones en Insertar, verás que hay una “pestaña” en la cual dice “gráficos”, las opciones para realizarlos son múltiples, podrás usar el que más te guste o el que más se ajuste a lo que necesitas realizar, cuando ya lo hayas escogido se reflejará en tu pantalla una ventana en blanco y luego colocarás los datos dándole a la opción que dice “seleccionar datos” que ya hayas introducido, igualmente esto podrás cambiarlo si así lo requieres.
Objetivo de un buen gráfico Excel
Por medio de estas tablas y gráficos mostrados en Excel se logrará una mejor visualización de los números y por lo tanto que sean más entendibles, tanto para el que lo hace como para el que será el receptor, se destaca, además, que para lograr ese objetivo es necesario que las gráficas posean las características que proceden:
- De forma visual debes explicar los datos o valores numéricos más allá de los números.
- Debe contener mucha sencillez, ya que no necesitará ser explicado por nadie, sino entenderse con solo verlo.
- Tomar en cuenta que es necesario expresar las unidades de valor, es decir, centímetros, metros, litros, año, edad, entre otros.
- Si existen diversas series, entonces será necesario que haya una leyenda, de manera que el receptor entienda de forma clara todo el gráfico.
- Evitar múltiples colores, además quitarle cualquier elemento de distracción, que no refleje nada de los datos y del gráfico en sí.
Tipos de gráficos Excel
Los gráficos han sido un punto fuerte de todas las compañías, pero en muchas otras áreas es utilizado, en política, en la estadística, economía, medicina y mucho más; Microsoft desde sus inicios dio un plus, puesto que lo incorporo en sus aplicaciones, además de facilitar su uso y su simplificación, cabe destacar que a medida que se van implementando las diversas Innovaciones tecnológicas, también se va avanzando en los tipos de gráficos de Excel, puesto que en las últimas versiones han aparecido unos nuevos.
El tipo de gráfico a utilizar dependerá de lo que desees reflejar por medio de ellos, también podría variar según el público al que va a ser mostrado, o la intención que se busca por medio de ellos, por este motivo debes estar atento a esa clase de sugerencias y usar el mejor, los gráficos disponibles en esta herramienta son los siguientes:
Gráficos de columnas y barras
Suele ser uno de los más implementados y uno de los más populares, siendo estos aquellos que tiene una forma de representación bastante simple, ya sea esta de una o más columnas con series numéricas.
Puede darse la primera opción de columnas agrupadas, caso en el cual podría señalarse el elemento de contagios de sida en los doce meses en un país cualquiera en el año 2020, donde aparecerán las doce columnas de cada mes, con los datos de contagios ocurridos en ese año; pero además, también podrías agruparse distintas series del mismo tema, como podría ser la comparación de varios años en el mismo país y en los mismos meses, o inclusive con otros países.
Es importante destacar, que lo más recomendable es que no se sobre cargue la gráfica, ya que esto complicaría mucho la forma de leer el gráfico. Por consiguiente, también se puede dar el caso de las columnas apiladas, también sirve para comparar.
Por otro lado, está el de barras, la cual a diferencia de la anterior, se ve horizontal, pero básicamente es lo mismo, ya que se reflejan los valores de forma comparativa y pueden agruparse o apilarse al cien por ciento.
Gráficos circulares
En segundo lugar, están los circulares, los cuales suelen ser la representación de una proporción respecto al total, lo cual suele reflejar datos completos de una manera muy sencilla, se reflejan por medio de porcentajes, por ejemplo, que parte de la población es más vulnerable a los actos delictivos, reflejándose los datos quizás en las tres clases sociales o por edades; así que no dudes en aprender Cómo sacar el porcentaje en Excel
Si lo deseas, podrás destacar algún valor, ya sea el de mayor proporción o por el contrario el menor, un mes en particular o cualquier otro. Dentro de estos gráficos circulares se encuentra el de anillo, el cual sirve para realizar reportes, respecto a este es importante destacar que, es fácil de hacer, más no es tan sencillo hacer que sea útil, debe estar muy definidos los datos o elementos.
Gráficos de áreas
Estos suelen ser un poco más complicados de utilizar, puesto que para aplicarlos es necesario tener casos concretos, por lo que no suelen ser muy usados; con estos se pueden realizar datos comparativos de dos años en concretos. Por medio de este se realiza la compilación de datos, permitiendo expresarlos por volumen, por ejemplo la cantidad de lluvia durante el año según cada mes, donde podría reflejarse que en los meses “x” suele haber más lluvia que en otros.
Este tipo de gráficos suele usarse para generar mayor claridad a las personas receptoras; puesto que es uno de los que mayor refleja los datos de forma gráfica.
Gráficos de líneas
Seguramente has visto este tipo de gráfico en alguna ocasión, suele ser bastante sencillo a simple vista pero realmente refleja grandes datos, lo más usual es que se use como especie de línea de tiempo, es decir, la variación de un momento a otro de algún fenómeno. Se destaca de este tipo de gráficos que podría tener marcadores en la línea, es decir, etiquetas de valores, lo cual es conveniente utilizar según cada caso.
Por medio de este también se podrán realizar comparaciones, ¿cómo? Por medio de varias líneas, estas irán una debajo de otra, marcando las tendencias y diferencias que podrían ocurrir en el tiempo correspondiente y precisado.
Gráficos de dispersión
Son los también llamados gráficos de puntos, siendo estos los que suelen representar un conjunto de coordenadas; dentro de la serie del eje de las “x” podrían reflejarse la cantidad de productos realizados en una compañía, mientras que en el eje de las “y” en cuantas horas se produjeron dichos productos. Es el que más se usa cuando se desea realizar una comparación de un elemento con caracteres distintos.
Dentro de este mismo ámbito se encuentra el llamado “gráfico de burbujas” que es muy parecido al establecido previamente, pero en este caso podrás seleccionar una tercera variable y así generar una comparación más óptima y lo podrán ver por medio del tamaño del punto que se refleja en este tipo.
Gráfico combinado
Este suele ser muy interesante, y que en este podrás combinar dos gráficos de los que ya se mencionaron, en este caso se usan cuando se desea realizar la comparación de dos variables que son bastante distintas entre ellas. Permitiendo así, entender dos ejes distintos pero que mantienen alguna relación que es menester reflejar.
Gráfico de araña
Es el que se considera menos común, e incluso es uno de los que menos se utiliza, sin embargo, al usarse suele hacerse con la intención de realizar comparaciones de características que deseen reflejarse visualmente; quizás al hacerse una encuesta anualmente y quiere compararse su resultado año tras año, es decir, el 2019 con el 2020 y así sucesivamente.
Nuevas gráficas en Excel 2016
Esta herramienta no se quedó atrás en los avances tecnológicos, sino que se puso al día de todas las exigencias que la sociedad tiene hoy en día con los servicios requeridos, para el año 2016 la empresa Microsorf lanzó nuevas versiones para esta herramienta, colocando nuevas formas de gráficos, los cuales fueron muy bien aceptados y son muy utilizados por los usuarios, una de las áreas que más los emplea es la estadística.
Entre estos nuevos gráficos encontramos los siguientes:
Gráficos estadísticos
Dentro de esta caracterización se encuentran los llamados histogramas y el de Pareto; en cuanto al primero es aquel que está sumamente relacionado con el grupo de valores de una sola serie de datos históricos, por lo que a esto se le debe su nombre, al usar uno de esos gráficos podrás observar que no existe una separación entre las categorías, como si podría verse en el caso del de barras.
Es importante destacar, además, que en los casos necesarios o deseados podrán realizar la respectiva agrupación según el ancho o la cantidad de rangos y así lograr realizar diversas valoraciones.
En cuanto a los segundos mencionados, el de Pareto, se podrá hacer algo parecido que el anterior, pero habrá una línea atravesando el gráfico que será el reflejo del cúmulo de valores en la serie, es decir, que esta será el reflejo del comportamiento de dichos valores a medida que se van acumulando.
Gráficos de cascada
Más esos dos no fueron los únicos innovados en ese año, a esos se les suma este, que es igual de importante y beneficioso, por lo que cada vez está más en uso, este se emplea con datos o series de factores que se restarán o se sumarán según cada caso, lo cual resulta muy útil dentro del área de la consultoría, así como en las finanzas. Al utilizarlo y colocar los datos podrás ver la forma gráfica tan peculiar.
Gráficos de jerarquía
Tal y como su nombre lo indica, es aquel por el cual se refleja el elemento que tiene mayor importancia y le suceden aquellos que van restando relevancia en ese caso en particular, quizás no de forma piramidal como puede hacerse en muchos casos, pero si se logra reflejar el elemento que sobresale entre todos, lo cual será muy visual tanto para el emisor como para el receptor.
El mapa de los gráficos
En la siguiente imagen podrás observar con gran detenimiento, cada uno de los gráficos, es decir, para que puedas observar todos los ya mencionados de una forma más sintetizada, y así te sea mucho más sencillo seleccionar el que más se ajuste a tu necesidad. Este mapa podrás guardarlo para que los busques cada vez que lo necesites, tan solo con verlo y saber que necesitas te será de gran ayuda y apoyo, sobre todo si sueles trabaja con esta área.
Gráficos en 3D
Pero espera ¡eso no es todo! Ya que la gran mayoría de los gráficos que se han visto hasta el momento podrán hacer en tres dimensiones, es decir, dar ese aspecto que llama más la atención, aunque hay muchos que están en contra de este tipo de gráficos, por lo tato tendrás que asegurarte que la persona o las personas receptoras aceptaran de buena forma este tipo de gráficos y así les llegará de mejor manera el mensaje a transmitir.
Por otro lado, están los denominados “en relieve”, los cuales hacen dar un toque de modernidad a los gráficos, para muchos se verá bastante atractivo y acorde a la actualidad, por ejemplo, si realizas un gráfico sencillo de columnas o barras, intenta colocarlo en relieve, verás la diferencia y te quedarás con aquel que más te haya agradado.
La diferencia quizás radica en la luz que se refleja en las barras y especie de curvaturas visuales, que hacen que se vean más reales las gráficas.
¿Cómo crear un gráfico en Excel?
Una vez explicados todos los tipos de gráficas que se pueden realizar en Excel, es importante saber cómo se realizan dichos gráficos, para ellos principalmente necesitas tener datos que serán reflejados en dicho gráfico. Estos datos estarán en la tabla de Excel, colocados en las filas y en las columnas reflejadas con letras y números.
Cuando ya tengas seleccionados el rango a cumplir en la gráfica, entonces procederás a darle a la opción “insertar” en la parte superior de la pantalla, cuando te encuentren en esa sección entonces deberás darle clic donde dice “gráficos”.
Una vez ahí pasarás a la selección del gráfico de tu preferencia, sea el de barras, el circular, de jerarquía, de cascada o cualquier otro que así requieras. Verás que sale en automático el gráfico en tu pantalla, reflejando los datos que has introducido; una gran ventaja es el hecho de que podrás editarlos sin mucho inconveniente como por ejemplo los colores de las barras y también podrás cambiar el gráfico escogido si no te convence del todo.
Gráficos malos y gráficos buenos
Un consejo que siempre deberás tener en cuenta, es el ajuste de los gráficos según el público y la forma de presentación o el tema que vas a presentar, ya que cada uno es más adecuado a cada ocasión, si escoges uno que no está muy relacionado con el tema seguramente pasarás pena o la idea a exponer no quedará del todo clara.
Además del tipo de gráfico, también deberás estar atento a los colores que usarás, recuerda que los colores siempre son indicativos de muchos elementos, por lo que puedes intentar ajustar los colores a los que estás diciendo, también intenta que estos colores no sean muy variados, sino, que vayan mayormente en el mismo sentido.
Gráficos Excel dentro de una celda
Ya se han determinado los distintos gráficos que nos ofrece esta herramienta, pero antes de finalizar es importante destacar que en Excel también hay otra opción, el de los mini gráficos, que no son más que aquellos que pueden ingresarse en una sola celda, para esto deberás igualmente tener los datos, procede a seleccionar esa celda o casilla en la que desees ingresar ese gráfico.
Verás como aparece el reflejo de tus datos en las filas sucesivas, aunque no son útiles en algunos casos, en otros la verdad es que son de mucha ayuda.
