El mundo tecnológico tiene por finalidad brindar comodidad a la sociedad, permitiendo el desarrollo de muchas funciones para el avance del hombre, de esta manera se tiene el control de un sinfín de actividades como llevar a cabo ponencias y presentaciones de power point para dar a conocer un tema en específico, cumplir los objetivos planteados y presentar proyectos a diferentes públicos. Por ello, aquí en este artículo, conoceremos sobre cómo hacer una Presentación en Power Point
¿Qué es el Power Point?
A nivel mundial son aplicadas diferentes tipos de tecnologías que han permitido el desarrollo de la sociedad, entre ellas se debe destacar Microsoft, una de las principales compañías tecnológicas norteamericanas que se encarga en desarrollar programas computacionales, software, sistemas operativos y hardware. Todo esto ha permitido la expansión de la humanidad a diferentes ámbitos sociales que han permitido su evolución tecnológica.
Micrososft se ha destacado por ofrecer paquetes electrónicos que son empleados para la comodidad de sus usuarios, como Power Point uno de los principales programas creados por esta casa tecnológica, donde se considera como un software que permite la elaboración de presentaciones y diapositivas. Consiste en un paquete ofimático de Microsoft Office que viene compuesto por muchos otros elementos.
Power Point se considera como uno de los programas más extendidos y empleado en diferentes campos laborales, educativos, negocios, entre otros. Esto se debe a que es un programa que permite la elaboración de presentaciones y diapositivas, estando compuesta de diversos elementos con animaciones, diseños de textos, imágenes prediseñadas, importaciones de imágenes desde el computador.
La elaboración de las presentaciones dependerá de la creatividad de los usuarios, de esta manera lograr una presentación atractiva que mantenga concentrado al receptor. Representan un recurso fundamental en las presentaciones de las ventas, proyectos de empresas, construcción de curriculum, realizar ponencias, entre otras.
Dentro del paquete de Microsoft Office se destacan tres tipos de funciones fundamentales para el programa de Power Point, los mismos son esenciales para llevar a cabo la elaboración de una presentación de forma adecuada y sencilla:
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Un editor
Los editores ofrecidos por el programa permiten poder realizar las escrituras del texto y también otorgarles el formato deseado como el color, la alineación, tamaño de la letra y la tipografía. Los editores son un sistema que viene instalado en el programa y permite la manipulación de todas las herramientas ofrecidas en el programa.
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Insertar archivos
Dentro de la plataforma de power point se pueden llegar a insertar archivos de vídeo, audios, fotografías y algunos otros elementos, cada uno de ellos se encargan de reforzar la información virtual presentada en el programa. Cabe destacar que son elementos que se encarga de completar las presentaciones y son considerados como herramientas fundamentales al momento de elaborar una presentación en power point.
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Muestras de contenido
El programa se encarga de presentar los diferentes contenidos que son indicados por la persona de forma continua y también efectiva, reflejando siempre la idea principal de la presentación. El contenido es considerado la parte medular de la presentación, ya que se encarga de reflejar las principales ideas de alguna temática de interés, siempre y cuando se cumplan los objetivos planteados al momento de desarrollar las ponencias.
Cómo hacer una Presentación en Power Point
Las presentaciones de power point representan una herramienta fundamental en las actividades del día a día de nuestra sociedad donde el campo laboral se ha visto influenciado por este programa, donde se puede elaborar diapositivas que permiten el desarrollo de los objetivos planteados en las empresas, organizaciones, centros educativos y otros. Las presentaciones de power point consisten en un requisito necesario para cumplir con las funciones desarrolladas en el ámbito laboral.
Para la elaboración es necesario tener planteado las principales ideas que se quieren plasmar en la misma, identificando los objetivos, temáticas y el público que se desea llamar la atención. Tomando en cuenta la planificación, estrategia y el tiempo necesario para llevar a cabo su respectiva construcción. A continuación demostraremos el paso a paso para elaborar una presentación de forma adecuada y plasmando las ideas correctas:
Paso 1. Identificar la Audiencia, Mensaje y el Objetivo
Las presentaciones de power point están compuestas por un conjunto de elementos o herramientas que se encargan de complementar la información que se desea aplicar al público, la diferencia de esta herramienta con algunas otras es que permite manipular efectos visuales que impacta a las personas y permiten mayor asimilación del tema, por lo tanto es muy empleada para actividades laborales, técnicas grupales, clases, entre otras. Para la elaboración de una presentación se debe identificar tres variables principales la audiencia, el mensaje y el objetivo representan factores relevantes para la elaboración de una presentación, a continuación se describirán cada una de ellas:
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Audiencia
Al momento de elaborar una diapositiva lo primero que se debe tener presente quiénes son las personas que van a observar, como inversores, alumnos, directivos, compañeros de trabajos entre otros. Identificar el público nos permitirá establecer un rango de información, facilitando el mensaje que se quiere exponer según la temática y las edades correspondientes. Este factor es fundamental para conocer la estructura que se le dará a la presentación junto con el lenguaje que se maneja durante la ponencia.
Al momento de llegar a identificar un público se identifican el número de las personas que van a recibir el mensaje, gracias a ello se puede identificar el medio de comunicación y las interacciones entre las personas. Por ello, se consideran las variables como edades, sexo, cantidad de individuos y el tiempo.
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El mensaje y objetivo
El mensaje que se desea reflejar engloba las idea principales para cumplir los objetivos planteados, ya sea ejecutar una presentación de proyectos universitarios, financiamiento de su empresa personal, presentación del producto para vender, realizar una ponencia con proyecto en mente, impartir un tema reflexivo para estudiantes, entre otros. Se deben tener claro los resultados deseados para este tipo de mensaje que se esté planteado. Al transmitir el mensaje se debe considerar lenguajes frescos, imágenes suaves y textos que no perturben a la audiencia; mediante ello se puede llegar a sorprender a las personas, haciendo que comprendan la finalidad de su presentación.
Paso 2. Estructura de la presentación
Al momento de elaborar una presentación se acumula una gran cantidad de información que engloba todos los objetivos planteados que desean ser señalados al público. Normalmente esta información se encuentra en bruto, por lo que es necesario organizar para asegurar que todo lo planteado se entienda y llegue todo el material recolectado a las personas presentes. Por lo que se considera como la etapa más importante al construir una presentación, en este caso la estructura básica es la siguiente a destacar:
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Comienzo de la presentación
El inicio de la presentación debe ser breve y puntual, se debe arrancar conversando sobre el ponente donde se presentará indicando su nombre, cargo, profesión, entre otros. Se considera el punto de partida como el más importante, ya que la audiencia decidirá si presta atención o no a su ponencia. Por lo tanto es necesario ser ingenioso, natural, espontáneo y sonriente; ofreciendo un discurso breve y ameno que despierte la curiosidad de todos los presentes.
Es necesario mantener la atención de los presentes, para ello algunas presentaciones inician con un video lema, otros con preguntas informales directamente al público o una breve historia, en otras ideas, lo relevante es generar un ambiente cálido que sorprenda y capte el interés de los presentes.
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Desarrollo de la presentación
Se considera como la parte más larga de toda la charla, es donde se informará sobre todo el material recolectado y se otorgará un mensaje contundente a todo el público. Una vez se garantice tener la atención de todas las personas, en este punto se debe llegar a presentar toda la idea de la presentación. Por ello, es necesario garantizar que estén bien estructurados para lograr informar, convencer y entretener.
Al desarrollar la presentación se deben exponer todos los argumentos de forma ordenada, tomando en cuenta que las personas no son capaces de retener demasiada información con respecto a un trabajo que no estén familiarizados; evitar leer durante la presentación ya que puede provocar que las personas se dispersan con facilidad, por lo tanto es recomendable hablar con idea principales y sencillas que conecten a la persona con el trabajo.
La estructura del trabajo debe ser agrupada en ideas principales, donde se separen los temas eviten manipular muchos conceptos que confundan al locutor, por ello, es recomendable enfocarse en el objetivo principal del tema y no sobrecargar la información.
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Cierre de la Presentación
La primera parte de la presentación funciona para otorgar las bases de todo el tema, por lo tanto al ir culminando se debe realizar un resumen de los tips indicados en toda la ponencia. De esta manera se puede mantener el punto clave con el cual se han tratado, permitiendo a todos poder refrescar las temáticas destacadas en toda la presentación, reforzando todas las ideas del mensaje principal.
Un punto clave es colocar una última diapositiva donde sea añadida una despedida, reflexión o gracias, haciendo énfasis al cierre de la discusión. Este hecho permitirá a las personas poder realizar un cierre de la temática y asimilar la información presentada, por lo tanto, es necesario que la despedida sea de forma dinámica y reflexiva para cerrar con el interés del público.
Paso 3. Diseña la Presentación
La elaboración del diseño consiste en un trabajo previo a la presentación del público, es una etapa que puede llevar días, debido que se desea plasmar toda la investigación o información recolectada en plantillas de formato power point, para ello se debe tener en cuenta condiciones básicas como los colores, tipografías e imágenes. A continuación conoceremos la relevancia de cada uno de estos aspectos.
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Colores
Power point se destaca por ofrecer diferentes herramientas didácticas para la construcción de las presentaciones deseadas, otorgando a todos sus usuarios gamas de colores diversos con degrades y monocromáticas para la elaboración de presentaciones vistosas y llamativas. El juego de los colores es un factor relevante en una dispositivas, ya que llamará la atención del público e impactarán en la memoria de los mismos.
Es recomendable mantener la uniformidad de los colores, seleccionando colores que puedan contrastar y permitan la lectura de forma agradable de todos los textos. En caso de emplear algún fondo se debe garantizar que los textos puedan ser leídos correctamente, lo recomendable es realizar varias pruebas con las plantillas hasta seleccionar los colores más apropiados.
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Tipografías
Las tipografías consisten en los diferentes tipos de textos que son ofrecidos en el paquete de power point, son el uso de tipos de letras, números y símbolos empleados de forma digital. A medida que se va actualizando el paquete de Microsoft mayores opciones de tipografías se podrán obtener, permitiendo una buena elaboración de presentaciones llamativas y diversidad de diseños estilizados.
Las construcciones de presentaciones en power point deben ser empleadas las tipografías con control y de forma ordenada, no abusando con la cantidad de diseños; siempre evaluando la temática a discutir sea acorde al diseño seleccionado. Es recomendable emplear cuando mucho dos tipos de fuentes, contrastando con los títulos y el resto del cuerpo, una de las más empleadas son las Sans Serif debido que es clara, legible y agradable a la vista.
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Imágenes
Las imágenes son conocidas como la representación visual de algo en específico, ya sea persona, animal u objeto, permite tener conexión con la realidad y representar una carga significativa con el entorno. La importancia de las imágenes es muy relevante en las presentaciones ya que permite asimilar la información de forma visual mucho más fácil y elemental.
En las presentaciones se considera las imágenes más relevantes que mil palabras, el cerebro humano es capaz de retener con mayor facilidad las imágenes que el texto, por medio de ella se puede vincular a la audiencia de forma intelectual pero también emocionalmente, por lo tanto es recomendable emplear imágenes que frases pero siempre y cuando sea con prudencia. Es necesario que tengan la calidad suficiente y reflejen el tema o idea central.
Existen diversas técnicas para poder construir de forma adecuada las plantillas de presentación en power point donde se deben llegar a unificar los colores, diseños, imágenes, tipografías. Siendo empleadas de forma coherente para no sobresaturar de contenido, esta herramienta permite al editor mezclar colores y modificar formas para obtener el formato deseado. En la actualidad existen muchas empresas que exigen tener el dominio de la misma para desarrollar mejor sus funciones en el puesto de trabajo.
Paso 4. Aportar valor con elementos multimedia
Las presentaciones de power point están compuestas por muchos elementos que interaccionan entre sí para reflejar un mensaje, este programa ofrece muchas herramientas para la construcción de plantillas de forma adecuada. Todos ellos son con la finalidad de evitar cargar con texto, por ello ofrece los suficientes recursos para todos sus usuarios, tales como:
- Gráficos, ideal para presentar datos o análisis numéricos.
- SmartArt, son un conjunto de diseños que permiten reflejar la información de forma esquemática.
- Añadir videos complementarios a la información.
- Animaciones, empleadas principalmente para señalar algo importante o muy relevante (con moderación).
Consejos para crear las mejores presentaciones de Power Point
Las principales condiciones para elaborar una buena presentación de power point se basan principalmente en tener las ideas y objetivos claros que se desean reflejar en toda la presentación, captando el interés de todo el público, la estructura de la letra, el diseño de la plantilla, las imágenes empleadas y los diferentes conectores que el programa ofrece, de ideal forma se deben tomar en cuenta otros aspecto al elaborar una plantilla.
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No llenes tus diapositivas de textos
Es considerado como uno de los principales al elaborar una diapositiva en power point, debido que no es buena idea solo emplear texto sino es recomendable combinarlo con fotos, logotipos, gráficos, entre otros. Todas las diapositivas deben reflejar la información deseada pero evitar que solo sean textos lo que se visualice en la pantalla, debido que esto ocasionará una fuerte distracción del público. Esto se debe a que da la impresión de leer la información haciendo la presentación latosa y tediosa, además que puede motivar al presentador a leer la información y no transmitir la seguridad suficiente con respecto al tema.
Este hecho ha despertado interés de muchos científicos donde han identificado que el exceso de información leída y escuchada en cierta cantidad de tiempo dificulta el aprendizaje de las personas receptoras. En este punto se toma en cuenta los estudios cognitivos donde toda la información es representada y transformada por el cerebro; este hecho influye más en el conocimiento y en la memoria.
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No uses los bullet point indiscriminadamente
Los bullet points consisten en las listas de tareas pendientes que son representadas en el texto, tienen el efecto de sensibilizar a los oyentes, permitiendo una comunicación visual eficaz y conectar con la audiencia. Son muy empleados para representar esquemas o varias ideas organizadas y de forma exagerada, llamando la atención y la atracción de la vista a lo que se desea destacar.
En ocasiones las presentaciones tienen un exceso de bullet points como de viñetas y diversos puntos, debido al efecto que tiene en el público no suelen faltar en las plantillas de Power point; en ocasiones se leen largas listas de conceptos que son plasmadas en la misma y pueden llegar a tener el efecto contrario, provocando la pérdida del interés de las personas oyentes.
El exceso de textos, largas listas tabuladas van disminuyendo el tamaño de la diapositivas, reduciendo espacio y saturándola de información no tendrá tiempo de asimilar en el momento, por eso se debe sacar provecho de las herramientas como SmartART para que sea mucho más atractiva pero siempre y cuando sea de forma controlada.
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Simplificar la presentación
En el mundo de las presentaciones, plantillas y ponencias existe una expresión conocida como “adelgazar el texto” hace referencia a eliminar o excluir todas aquellas palabras que son irrelevantes, dejando sólo lo esencial e importante. En ocasiones los ponentes comenten el error de sobresaturar de información las diapositivas y este hecho provoca que las personas no entiendan o no asimilen toda la información.
Es recomendable no incluir más textos de los que son necesarios, enfocándose principalmente en las ideas principales del tema que se esté desarrollando, de esa manera se disminuye el ruido que perjudican la comunicación y la conexión con el público. Al inicio llevar a cabo esto es complicado porque se siente que toda la información es importante, por ello se debe elaborar las presentaciones con tiempo e ir evaluando constantemente que es necesario y que no.
En caso de manejar muchos temas, es preferible separarlos y colocar un emblema o tema para cada uno y de esa manera el público establezca la diferencia; es recomendable siempre releer la presentación, practicándola e ir eliminando todo aquello que provoca perder el enfoque principal del objetivo que se desea alcanzar.
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Crea una historia
Al elaborar una presentación es recomendable que cada una de las diapositivas estén conectadas entre ellas, por lo tanto deben justificar a la que le sigue. En ocasiones al realizar una presentación se va narrando un tema y luego se salta a otra sin tener coherencia con la idea anterior, dejándola en el aire y enredando a los oyentes. Este tipo de hecho es muy común en aquellas que no llevan una práctica o desarrollo adecuado y es un factor fácilmente notado en los oyentes.
Por ello es recomendable crear una historia que vaya hilando una diapositiva con la otras, iniciando con la idea principal o general y luego abarcar los objetivos específicos con coherencia y justificación. De esta manera se logrará la atención adecuada por parte de los oyentes, a través de las imágenes, diseños, palabras y explicación sencilla y concisa.
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Usa Imágenes de Calidad
Las imágenes representan un factor fundamental en las diapositivas, son las encargadas de marcar la diferencia a una presentación Word. Son las encargadas de generar el impacto al oyente que esté presenciando la ponencia, en este caso es recomendable emplear imágenes que tengan un tamaño apropiado y buena calidad, debido que le otorgará mayor resolución y efecto de colores para vincular al público.
En internet existen muchas imágenes de un sinfín de temáticas que poseen calidad y pixeles diferentes, estas permiten un acceso gratuito por lo que se debe realizar una búsqueda adecuada para seleccionar la apropiada para la presentación. Además se recomienda no emplear imágenes que tengan marca de agua ya que están editadas con derechos de autor y pueden también generar ruido visual.
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La ortografía
Las ponencias son presentaciones públicas que son realizadas a numerosas personas ya sea para instruir como estudiantes o compañeros, pero también puede ser para la defensa de tesis, venta de algún producto, presentación a juntas directivas, entre otros. Indiferentemente que sea la finalidad de la presentación se debe tener estricto cuidado de los errores ortográficos que estén presentes, ya que le pueden restar seriedad o ser un punto débil a su ejecución.
Cabe destacar que los programas de Microsoft están capacitados con software que permiten las correcciones de los escritos que se encuentren presentes en sus plantillas, a pesar de ello se pueden escapar algunos detalles que no son percibidos por el programa y no os indica como un error ortográfico. Por ello, es recomendable revisar de forma manual y verificar en caso de alguna evitando de esa manera los inconvenientes públicos al realizar la presentación.
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Emplear gráficos para expresar ideas
En ocasiones la densidad de contenido puede ser perjudicial para una efectiva ponencia, en ese caso se suelen emplear diseños esquemáticos o imágenes que nos favorezcan reflejar la misma información que se tiene escrita. En el caso de ser datos numéricos, no es recomendable plasmar una gran cantidad de números que a simple vista el receptor no entenderá y a su vez los distraerá.
Para estos casos es recomendable emplear gráficos vistosos y coloridos que reflejan el resultado de todos los datos recolectados. Son esenciales para indicar los análisis de encuestas, estudios porcentuales o simplificar una información numérica; lo recomendable es no emplear excesivamente esta herramienta ya que puede saturar la presentación, tratar que sea para una información puntual.
Trucos Esenciales de Power Point
La tecnología es un mundo que se ha expandido grandemente, en la actualidad casi todas las actividades humanas son llevadas a cabo por medio de la tecnología, dando opciones, habilidades y comodidades para todos sus usuarios. A pesar de ello, las personas no sacan el provecho completo de las mismas, destacando en este caso el power point donde la mayoría de las opciones empleadas son las herramientas básicas pero existen otras que pueden ofrecer mayor comodidad, a continuación conoceremos algunas:
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Incrusta Fuentes en la Presentación
Las fuentes que son ofrecidas en el programa vienen con formatos preestablecidos para ser compatibles con el ordenador que esté siendo empleado. En ocasiones viene con formatos de Windows para ser reproducidos de forma correcta, en este caso es necesario verificar la compatibilidad entre los programas para obtener el 100% de los recursos ofrecidos por power point.
En caso de ser empleado en un ordenador diferente al que fue elaborado es necesario guardar con la opción de incrustar las fuentes del archivo, para garantizar que la presentación se reproduzca con los efectos indicados al momento de ser elaborados.
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Descargar e insertar videos
Igual que al agregar imágenes en las presentaciones de power point se pueden llegar a ingresar videos que permiten alimentar la dinámica de la ponencia. En ocasiones las personas buscan insertarlo mediante el link de internet pero dependen directamente de tener una señal estable para reproducir el video. Es recomendable descargar el video de interés y de esta manera tener una disponibilidad segura del recurso, evitando cualquier problema o dificultad al momento de reproducirlo.
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Emplear teclas mágicas
Cómo todo software y programa tecnológico, power point está diseñado con diversos recursos para ser empleados por todos sus usuarios, innovando a medida que van evolucionando los programas, junto con ello diseñan conjuntos de trucos esenciales para diseñar presentaciones. Por ejemplo, un atajo sencillo es trasladarse a la página de interés sin manipular el mouse donde simplemente se ingresa el número y se pulsa enter, trasladando la vista de pantalla a la sección de interés.
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Combinar las formas para crear nuevos diseño
Power point ofrece un conjunto de plantillas y herramientas que son empleados por sus usuarios para presentaciones básicas, pero también otorga la opción de crear diseños propios; permitiendo emplear las innovaciones personales y no limitarse a los diseños que son fabricados en el software. La forma de poder realizar sus propias creaciones es combinando formas, mediante la pestaña de formatos y dar click en unir, fragmentar e intersectar.
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Eliminar los fondos
Las imágenes que son empleadas por regularidad poseen fondos prediseñados, por lo tanto es necesario seleccionar la imagen y dar click a la opción de quitar fondo en la pestaña de formato de imagen. Mediante ella se permite jugar con los diversos diseños ofrecidos para los modelos de imágenes presentes, por lo que es necesario dar click y se tendrá un fondo nuevo.
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Añade gráficos animados
Al realizar una presentación se deben añadir algunos detalles que permiten a las plantillas ser mucho más dinámicas y atractivas para todas las personas que actúan como público. Por ello, en algunas secciones de las diapositivas se llega aplicar animaciones para acentuar lo que se está diciendo o indicar el objetivo principal de la presentación. Es recomendable no emplear excesivamente animaciones durante las presentaciones ya que pueden generar un efecto contrario y distraer al público. Por lo tanto, deben ser empleados de manera controlada, intercalando entre gráficos sencillos y algunos otros de forma animada.
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Emplear el panel de selección
Al elaborar las diapositivas de power point es necesario evaluar todos los elementos que serán empleados al discutir algún punto en particular; en ocasiones al exponer un punto en particular se sobresatura de elementos la plantilla y dispersa a la persona, esto se debe al exceso de información presentada. Cabe destacar que la mayoría de la información es relevante y necesaria para entender el objetivo, en este caso el programa otorga un panel de selección que les permite a sus usuarios trabajar cómodamente.
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Mide el tiempo de la ponencia
Las ponencias y presentaciones en público representan un factor de importancia y relevancia para las empresas y personas innovadoras de hoy en día, de esa manera dan a conocer al público sus trabajos, pensamientos y productos. Cabe destacar que al realizarlas se deben tener en cuenta diversos factores como el impacto visual al elaborar las plantillas, la conexión de la persona con el público y el tiempo que se tomarán para dar a conocer su objetivo.
La administración del tiempo es una actividad fundamental para el desarrollo de las ponencias pero también en el día a día, permiten que se prioricen objetivos, se reduce el estrés y evita la procrastinación. Al exponer es necesario controlar el tiempo empleado por diapositiva, evitando que el oyente se agote en un solo tema sino mantener su atención y curiosidad por el resultado.
Power point ofrece una opción que permite conocer el tiempo empleado por diapositiva, activándose en la sección de presentación de diapositivas y seleccionar “practicar por intervalos”. En cada una de las diapositivas se plasmarán el tiempo empleado en cada una y al final se indicará el total de toda la presentación; en caso de no encontrar esta opción se puede buscar en “clasificador de diapositivas” y debajo de las mismas se observará la duración de cada una.
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Zoom en las diapositivas
Las diapositivas están compuestas por la información que el editor desea mostrar a todo el público, en ocasiones se desea hacer énfasis a una sección en particular o alguna idea principal que está siendo desarrollada. En este caso se recomienda seleccionar la opción de una lupa ubicada en la esquina inferior izquierda de toda la diapositiva, luego trasladar el cursor a la zona que se desea enfocar. Al culminar el enfoque y señalar la información de interés se debe pulsar cualquier tecla del ordenador y la opción de la lupa se retirará.
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Generar textos de prueba Lorem Ipsum
El Lorem Ipsum es conocido como un demostrador de tipografías o un tipo de borrador de diseño que permite lograr tener un diseño visual antes de poder realizar un texto visual. Este tipo de herramienta está instalado en el software de power point, otorgando a esta opción mejores funcionalidades y desarrollos al momento de elaborar una plantilla, ya que permite al editor tener una visualización del texto de forma informal, ayudando a poder obtener un escrito con ideas organizadas y frescas.
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Insertar varias imágenes en una misma diapositiva
Se pueden llegar aplicar varias imágenes en una misma plantilla o diapositiva, en este caso no es recomendable insertarlas uno por una, ya que se consumirá mucho tiempo en agregar cada una; por ello, power point ofrece métodos mucho más sencillos y rápido, donde se puede trasladar a la sección del álbum de las fotografías, seleccionar las imágenes, agregarlas en el orden que desea.
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