Cómo ocultar archivos en Google Drive

Cómo ocultar archivos en Google Drive

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Si trabajas en proyectos o utilizas Google Drive, puede que haya cosas que no quieras compartir o que sólo quieras compartir con determinadas personas. Aunque la gestión de guardado de contenidos es básica, hay formas de ocultar archivos en Google Drive. También hay formas de controlar quién tiene acceso a qué. Te mostraré exactamente cómo gestionar lo que puedes hacer con los archivos en Google Drive.

Separar el trabajo en carpetas en Google Drive

Si no quieres usar una extensión, puedes usar una organización para separar el trabajo en carpetas y luego controlar quién accede a esas carpetas. Si manipulas a varios empleados o personas que tienen acceso a tus archivos y quieres que cada uno de ellos permanezca separado, puedes utilizar este método.

Todo lo que tienes que hacer es permitir el acceso a carpetas individuales a las que quieras permitir el acceso. Entonces, las otras carpetas de Google Drive no serán visibles para ellos, por lo que permanecerán ocultas. También puedes permitir el acceso a los archivos durante un tiempo limitado para tener un poco más de control.

Para compartir un archivo con personas concretas, haz esto:

  1. Abre tu Google Drive y selecciona el archivo o carpeta que quieras compartir.
  2. Haz clic con el botón derecho en la carpeta y selecciona «Compartir».
  3. Introduce la dirección de correo electrónico de la persona o personas con las que quieres compartir.
  4. Pulsa el botón del lápiz de la derecha para activar el acceso de lectura/escritura o de sólo lectura.
  5. Selecciona «Avanzado» en la esquina inferior derecha y asegúrate de que «Desactivado» – ciertos usuarios están habilitados en «Compartir enlaces» Selecciona Guardar si has realizado los cambios.
  6. Marca la opción «Evitar que los editores cambien el acceso y añadan nuevas personas» si otros usuarios tienen acceso de administrador a Google Drive.
  7. Comparte un archivo o carpeta mediante una invitación por correo electrónico.
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Los usuarios invitados podrán ver el archivo que estás compartiendo en Google Drive, pero no más que eso, lo que es similar a ocultar un archivo.

Si quieres limitar el tiempo de acceso a tus recursos de Google Drive, puedes hacerlo:

  1. Ve a la ventana «Compartir» como se ha indicado anteriormente.
  2. Selecciona «Avanzado» y pasa el cursor por encima de la persona con la que compartes pero quieres restringirla.
  3. Selecciona Establecer caducidad cuando aparezca al pasar el cursor.
  4. Establece la hora en el Acceso a la Expiración y Guarda.

Utiliza el control de versiones para ocultar archivos en Google Drive

Una de las grandes características de Google Drive es el control de versiones. Esto es importante en cualquier entorno empresarial. Se llama Versiones Gestionadas y está activada por defecto en Google Drive. Hay un ajuste que puedes utilizar para ocultar los archivos mediante Versiones Administradas si no quieres organizar tu disco como se ha descrito anteriormente.

  1. Crea un archivo de texto en blanco en tu ordenador y ponle un nombre.
  2. Haz clic con el botón derecho del ratón en el archivo que quieres ocultar en Google Drive y selecciona Gestionar versiones.
  3. Selecciona «Cargar nueva versión» y sube un archivo de texto en blanco.
  4. Cambia el nombre del archivo que quieres ocultar por otro completamente distinto.

Este método no es muy útil en un entorno empresarial, pero puede ser adecuado para compartir archivos con amigos. La desventaja es que Google Drive sólo guarda las versiones anteriores durante 30 días. Esto significa que tienes que guardar la versión anterior en algún lugar y repetir el proceso cada mes, de lo contrario se borrará el archivo que estás ocultando.

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De hecho, Google Drive facilita la ocultación de archivos o el control de quién puede acceder a ellos, cuándo y durante cuánto tiempo. ¿Conoces otras formas de ocultar archivos en Google Drive? ¡Dinos abajo si lo haces!

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