Cómo recuperar el acceso a Google Docs cuando tu acceso ha caducado

Google Docs es una aplicación web basada en la nube que permite que varias personas colaboren en un mismo documento. Sin embargo, la aplicación tiene serios derechos de propiedad y de reparto. El propietario del documento (el creador del documento) tendrá un conjunto de opciones frente a él.

Lee más sobre los problemas de acceso a Google Docs. Si tu acceso ha caducado o tienes problemas para encontrar un documento al que hayas podido acceder anteriormente, puedes encontrar una solución a continuación.

Acceso caducado

Cómo se ha mencionado, Google Docs tiene varias opciones de acceso y compartición, todas ellas controladas por el creador del documento. En Google Docs se trata de compartir. Alguien crea un documento y lo comparte contigo.

Entonces se convierten automáticamente en propietarios del documento. El propietario del documento puede asignar funciones de administrador, así como niveles de acceso de administrador. El administrador puede tener los mismos privilegios que el propietario si éste lo permite.

Ahora puedes recibir el mensaje » Tu acceso ha expirado » cuando intentas trabajar en un documento en el que has estado trabajando recientemente. Si este es el caso, es probable que tu acceso haya expirado.

Al editar la configuración de uso compartido de un documento de Google, el propietario (o administrador) puede elegir cuándo expira el acceso de cada miembro. Pueden ser 7 días, 30 días o cualquier otro día. Cuando el periodo de acceso expire, recibirás el mensaje anterior.

Es muy posible que el propietario haya puesto accidentalmente la fecha de caducidad o haya olvidado cambiarla en algún momento. La única manera de volver a acceder a este documento de Google es ponerse en contacto con el propietario/administrador del documento.

Envíales un correo electrónico o un mensaje instantáneo. Así podrán cambiar rápidamente la configuración de compartición/expiración y podrás empezar a trabajar en el documento inmediatamente.

Acceso revocado

Si el propietario revoca deliberadamente tu acceso a un documento en Google Drive, no podrás encontrarlo y mucho menos acceder a él. En este caso, lo único que puedes hacer es ponerte en contacto con el propietario y pedirle una explicación.

Pero no asumas que el acceso retirado significa que el propietario está enfadado contigo. A veces, después de que hayáis terminado de trabajar juntos, el propietario te revocará el acceso al documento.

Si sabes que el documento está terminado y no lo encuentras, probablemente esa sea la respuesta. En cualquier caso, contactar con el propietario o el administrador puede resolver el problema muy rápidamente.

Sin embargo, el problema surge cuando no puedes contactar con el propietario del documento. Si no puedes ver el documento, no puedes ver la dirección de correo electrónico del propietario, y mucho menos contactar con él a través del chat In-Doc.

La solución en este caso es buscar en tu bandeja de entrada de Gmail y encontrar el mensaje original en el que el propietario te sugirió compartir el documento.

Deberías poder encontrar su dirección de correo electrónico aquí y contactar con ellos a través de Gmail. Utiliza palabras clave cuando busques dicha invitación para editar/ver/comentar.

No se puede editar

Puedes tener acceso al documento, puedes verlo e incluso añadir comentarios, pero no puedes editarlo. De nuevo, el propietario o los administradores pueden asignarte derechos.

Hay tres privilegios en Google Docs: ver, comentar y editar.

El derecho de edición te da acceso a hacer lo que quieras con el documento. El derecho a comentar no te permite editar el documento, pero puedes añadir comentarios.

Por último, el privilegio de visualización te permite ver el documento sólo en tiempo real, sin poder hacer ningún cambio o adición.

Esto es muy útil cuando se trabaja con un equipo grande en un solo documento. En lugar de pedir constantemente a los usuarios que dejen de editar el documento, puedes evitar que lo hagan por completo.

Pueden añadir comentarios con críticas constructivas y sugerencias, pero no pueden hacer nada con el cuerpo principal del texto.

Cómo alternativa, puedes dar al usuario permisos de sólo lectura.

Si estás en el otro extremo de este palo y quieres otros privilegios, ponte en contacto con el propietario/administrador para que te ayude aquí.

Puedes hacerlo a través del chat integrado en Google Docs o enviarles un correo electrónico directamente.

Documento remoto

En el peor de los casos, en lo que respecta al acceso a un documento de Google, éste se eliminará. Esto suele ocurrir por accidente, aunque el propietario puede haber querido eliminar el documento.

Recuerda que sólo el propietario puede recuperar un documento eliminado. Así que si necesitas acceder a un documento que sospechas que ha sido borrado, lo mejor es que te pongas en contacto con el propietario.

Afortunadamente, Google Drive no borra inmediatamente un documento de Google eliminado. Lo guarda en la carpeta de la Papelera. Para acceder a la carpeta Papelera, ve a tu Google Drive. A la izquierda, verás una lista de pestañas. En la parte inferior, verás la pestaña «Papelera». Haz clic en él. Tu documento eliminado debería estar ahí.

Transferencia de la propiedad

Supón que tú y tu equipo habéis estado trabajando en un documento de Google hasta cierto punto. Ahora nadie en el equipo tiene un propósito para ello y quieren borrarlo. El propietario no quiere que desordene las cosas. Pero sigues queriendo el documento y quieres utilizarlo.

Una opción es copiar el contenido de todo el documento y pegarlo en otro archivo de Google Doc. Sin embargo, esto eliminará el historial de edición y los comentarios.

Afortunadamente, puedes transferir la propiedad de documentos individuales. Lo único que tiene que hacer el propietario es esto.

Ve a la página de inicio de Google Docs. Encuentra el documento que quieres. Ve a la esquina superior derecha de la pantalla y pulsa Comparte . Si el futuro propietario no está en el documento, introduce su dirección de correo electrónico.

Si es así, selecciona » Avanzado» en la esquina inferior derecha de la ventana Compartir. Luego busca a la persona en la lista de personas que tienen acceso. Haz clic en el icono del lápiz junto a su nombre. Selecciona Propietario y pulsa Hecho .

Eso es todo lo que tiene que hacer el propietario para transferirte la propiedad del documento de Google.

Compartir en Google Docs

Cómo puedes ver, la política de compartición en Google Docs es bastante estricta. Incluso puedes prohibir a las personas que hagan cualquier cosa en el documento, excepto comentar y navegar. Si ya no tienes acceso al documento, lo mejor es que te pongas en contacto con el propietario o con uno de los administradores. Te ayudarán a recuperar el acceso o te explicarán por qué se ha revocado.

¿Has vuelto a acceder con éxito a tu documento de Google? ¿Qué hizo que perdieras el acceso? No dudes en compartir tu historia en la sección de comentarios de abajo y hacer cualquier pregunta.