Cómo saber quién ha visto tu Google Doc

Google Docs es una gran herramienta de colaboración porque permite que varias personas editen y trabajen en un documento al mismo tiempo sin perder de vista quién está haciendo qué.

Si tú o tu organización utilizáis Google Docs, puede ser útil saber quién del equipo ha revisado qué documento y cuándo. Desde asegurarse de que todo el mundo lee el borrador, los términos y condiciones, tu última solicitud, las políticas y procedimientos o algún otro documento importante, es importante poder ver quién hizo qué y cuándo.

Hasta hace poco, no podías ver quién estaba viendo tu documento de Google. Podías ver quién lo editaba, pero no quién lo leía. Si no guardaban, editaban o dejaban un comentario, no sabías si esa persona en concreto había leído la última versión del documento.

Además, como puedes compartir Google Docs con permisos de sólo lectura, puedes conceder acceso a un documento a algunas personas con la intención de que lo vean pero no hagan cambios.

Las versiones actuales de Google Docs te permiten configurar los ajustes para que puedas ver quién ha visto tu documento de Google. Veamos cómo hacerlo tú mismo.

Monitor de actividad de G Suite

G Suite suele ser utilizado por organizaciones en las que el trabajo colaborativo es importante. Si utilizas G Suite para colaborar habitualmente con otros usuarios, puedes utilizar el Monitor de Actividad para ver el historial de navegación de cualquier archivo de Google Doc.

Para ello, sigue los siguientes pasos:

1. Abrir un archivo de Google Doc
2. Haz clic en icono de la flecha con tendencia ascendente en la esquina superior derecha o ve al menú desplegable Herramientas.
3. Abrir monitor de actividad
4. Haz clic en la pestaña Todos los espectadores de tu organización.

Este proceso te permitirá hacer un seguimiento de las visualizaciones en el documento, incluyendo la fecha y hora de la última visualización de cada espectador.

Si no ves la opción Monitor de actividad en tu documento de Google, probablemente significa que has iniciado sesión en la versión gratuita de Google Docs o en tu cuenta personal, no en la versión de G Suite.

Tendencias de espectadores y comentarios

Además de ver quién ha visto tu documento de Google, el Monitor de Actividad también te permite ver las tendencias de cuándo la gente ha visto o comentado tu documento.

Tendencias de los espectadores: muestra un gráfico de barras del número de espectadores únicos durante cualquier período de tiempo seleccionado, desde 7 días hasta todo el tiempo.

Tendencia de los comentarios: muestra histogramas de las tendencias de los comentarios para cualquier periodo de tiempo, desde 7 días hasta todo el tiempo.

Desactivar la vista del historial en Google Docs

Si por alguna razón quieres desactivar el historial de navegación del documento, también puedes hacerlo siguiendo estos rápidos pasos:

1. Abrir un documento de Google
2. Haz clic en flecha con la tendencia ascendente en la esquina superior derecha del documento o selecciona Herramientas en el menú desplegable.
3. Abrir monitor de actividad
4. En «Parámetros documento» desactivar el parámetro Mostrar el historial de navegación de este documento.

Esta opción también está disponible en la versión personal o gratuita de Google Docs. Si estás trabajando en un documento pero no quieres que tus coautores lo sepan hasta que estés preparado para compartir tus cambios finales, puedes desactivar la visualización del historial.

Comienza abriendo Google Docs y haz clic en » Ajustes» .

El menú de configuración te permite desactivar el historial de navegación mediante la configuración del «Panel de control de actividad». Una vez que lo hayas puesto en «off», pulsa «OK» para guardar los cambios.

Cómo saber quién ha hecho cambios en tu documento de Google

El control de versiones es muy importante, especialmente si trabajas en un sector regulado. El control de versiones es algo en lo que Google Docs ha destacado durante mucho tiempo. Docs te mostrará quién ha editado el documento, lo ha guardado o lo ha compartido. De hecho, esto no sólo funciona con G Suite, sino también con los documentos personales de Google Docs.

Si te interesa el control de versiones o quieres asegurarte de que nadie ha hecho cambios que no debería haber hecho sin bloquear el archivo, puedes averiguarlo siguiendo estos pasos:

1. Abre el documento de Google que quieres controlar
2. Selecciona archivo и historial de versiones
3. Selecciona Ver el historial de versiones

Debería aparecer una ventana en la parte derecha de la pantalla, mostrando cada guardado y edición de este documento. Dependiendo de cómo tengas configurado G Suite o Google Docs, también puedes ver estos datos seleccionando el enlace «El último cambio fue…» en la parte superior del documento. Esto te llevará al mismo lugar.

En esta ventana, también deberías poder ver una versión anterior del documento antes de que se hicieran los cambios.

Esto es importante para el control de versiones porque tienes un registro de comprobación de los cambios realizados, cuándo se hicieron y por quién. Esto también es útil si has hecho algunos cambios, te has dormido en ellos, has cambiado de opinión y quieres deshacerlos.

Cómo averiguar quién ha compartido tu documento de Google

También puedes ver quién ha compartido tu documento con Google y cuándo. También puedes ver la configuración de uso compartido para controlar mejor el acceso a tu documento.

1. Ir a drive.google.com
2. Haz clic en MyDrive a la izquierda.
3. Pulsa el botón pequeño i en la esquina superior derecha.
4. Prensa » Actividad»
5. Haz clic en cada archivo o carpeta individualmente, o mira la barra de desplazamiento en la parte derecha de la pantalla. Esto te mostrará quién ha compartido tu documento.

También puedes comprobarlo desde tu documento seleccionando Compartir. Los nombres de las personas aparecerán en una ventana emergente. Si hay más de una persona, selecciona el nombre y aparecerá una lista con todos los nombres.

Si no tienes acceso a una cuenta de G Suite, tu capacidad para identificar quién ha visto, compartido y editado tus documentos es limitada; sin embargo, hay formas de obtener alguna información básica.

Siguiendo las instrucciones de esta guía, puedes ver rápida y fácilmente quién ha visto, editado o alterado tu documento de Google Docs de cualquier manera.