Cómo volver a versiones anteriores de una hoja de cálculo en Google Sheets

Si utilizas la plataforma Google Docs (¡y mucha gente lo hace!), te darás cuenta de que se trata de un conjunto de productos similares a Office que te permiten manejar hojas de cálculo, documentos y presentaciones como Excel, Word y Powerpoint, sólo que sin pagar nada. Google Sheets es el equivalente de Excel, y aunque no tiene todas las funciones de Excel, es un potente paquete de software de productividad que puede manejar casi cualquier cosa que le eches. Curiosamente, Google Sheets supera a Excel en un aspecto importante: el control de versiones. Volver a versiones anteriores de tu hoja de cálculo en Google Sheets es trivialmente sencillo. En este artículo, te mostraré cómo hacerlo.

Para la mayoría de los usuarios en casa o en la escuela, el control de versiones no es muy importante. Es importante para los usuarios de la empresa, tanto para el seguimiento interno como para la auditoría interna y externa. También es útil si haces cambios que deben ser devueltos y corregidos. («El jefe odia el nuevo diseño gráfico y quiere que vuelva a ser como antes»).

La clave del dominio del control de versiones en Hojas es que Excel (con la función de autoguardado) depende del guardado manual para el archivo normal de los archivos. En cambio, Google Sheets guarda automáticamente todo el tiempo. Existe un mecanismo integrado para deshacer los cambios en las Hojas de cálculo de Google llamado «Historial de cambios».

Volver a una versión anterior de un archivo en Google Sheets

Puedes volver a una versión anterior de cualquier Documento de Google a través del propio documento o desde Google Drive.

1. Abre la hoja que quieres devolver.
2. Selecciona el enlace de texto «Todos los cambios guardados en el disco» en el menú superior.
3. Selecciona la versión anterior en el menú deslizante que aparece a la derecha.
4. Selecciona la casilla de la parte inferior junto a Mostrar cambios.
5. Haz clic en el botón Restaurar esta versión en la parte superior de la pantalla.

Después de seleccionar una versión anterior con la opción Mostrar modificaciones seleccionada, la página mostrará las diferencias entre las dos versiones. Luego puedes ver todas las versiones anteriores para encontrar la modificación que quieres arreglar. Luego haz clic en Restaurar esta revisión para hacerlo.

Si seleccionas cada versión anterior, verás exactamente el aspecto que tenía esa hoja cuando la guardaste. Esto hace que sea muy fácil comparar las versiones, identificar dónde se han hecho cambios, y volver si es necesario.

Google guarda todas las versiones antiguas de los documentos, por lo que la lista puede ser larga.

También puedes volver a una versión anterior directamente desde Google Drive:

1. Ve a Google Drive y selecciona «Mi disco» o «Reciente», dependiendo de cuándo hayas trabajado por última vez en el documento.
2. Selecciona «yo» en la esquina superior derecha de la pantalla.
3. Esto mostrará el mismo menú de diapositivas a la derecha que ves dentro de la hoja.
4. Selecciona Actividad y luego la versión anterior del documento para cargarla.

Si el documento sigue cambiando, puedes descargarlo en tu ordenador. Selecciona el icono de los tres puntos en Google Drive y selecciona «Gestionar versiones». A continuación, haz clic de nuevo en los tres puntos y selecciona «Descargar». Sin embargo, la descarga saca la hoja del control de versiones.

Ten en cuenta que si haces cambios en una copia local, tendrás que subirla a Google Drive para incluirla en el historial de cambios del documento. Esto debe tenerse en cuenta si tu organización utiliza el control de versiones o es auditada.

Volver a una versión anterior de un archivo en Excel 2016

¿Puedes hacerlo en Microsoft Excel? Sí, puedes volver a una versión anterior del archivo en Excel, pero sólo si estás conectado a SharePoint. De lo contrario, Excel no guardará las versiones anteriores a menos que lo hayas pedido explícitamente.

1. Abre el libro de Excel que quieras restaurar.
2. Selecciona Archivo e Historial.
3. Selecciona la versión anterior de la lista que aparece en el centro.

Si el historial aparece en gris, significa que tu Excel no está conectado a SharePoint o no está configurado para el control de versiones. Puedes comprobarlo en SharePoint si lo necesitas.

1. Abre la biblioteca desde la barra de inicio rápido.
2. Selecciona el documento de Excel y haz clic con el botón derecho del ratón entre el nombre y la fecha.
3. Haz clic con el botón derecho y selecciona «Historial de versiones». Esto puede parecer un icono de tres puntos dependiendo de tu versión de SharePoint.
4. Pasa el ratón por encima de la versión anterior del archivo y visualiza, restaura o elimina lo que quieras.

Definitivamente es más fácil volver a una versión anterior de un archivo en Google Sheets que en Excel. Las instancias independientes de Excel no lo permiten de todos modos, pero si eres usuario de SharePoint, es posible como se ha descrito. Este uso de las hojas es ciertamente mejor y hace que la comprobación de las versiones antiguas sea más rápida y fluida.

¿Conoces alguna otra forma de volver a una versión anterior de un archivo en Google Sheets? Cuéntanoslo a continuación si lo haces.