- La factura electrónica B2B será obligatoria para todas las empresas y autónomos en España en sus operaciones entre negocios.
- La implantación será escalonada: un año para quienes facturen más de 8 millones de euros y dos años para el resto.
- Se utilizarán plataformas privadas interconectadas o una solución pública gratuita de la Agencia Tributaria como repositorio central.
- La medida busca reducir la morosidad, mejorar la liquidez y generar ahorros potenciales de hasta 8.000 millones de euros.
La obligatoriedad de la factura electrónica entre empresas y profesionales ha dejado de ser un proyecto para convertirse en una realidad inminente en España. El Consejo de Ministros ha aprobado el real decreto que desarrolla la Ley Crea y Crece y fija cómo, cuándo y a través de qué sistemas deberán facturar digitalmente compañías y autónomos en sus operaciones B2B.
El objetivo declarado del Gobierno es atacar de frente la morosidad crónica y los largos plazos de pago que arrastra el tejido productivo español, al tiempo que se impulsa la digitalización y se reducen costes administrativos. Todo ello mediante un modelo de facturación estructurada que permitirá seguir electrónicamente cada fase del ciclo de la factura: desde su emisión hasta el pago efectivo.
Una obligación general para empresas y autónomos
El nuevo reglamento convierte en obligatoria la utilización de la factura electrónica en las operaciones entre empresas y profesionales (sistema B2B), independientemente de que se trate de sociedades, pymes o trabajadores por cuenta propia. Ya no será solo una opción conveniente para quienes manejan mucho volumen de documentación, sino un requisito legal en cualquier relación comercial entre negocios.
Esta obligación desarrolla el artículo 12 de la Ley Crea y Crece de 2022, que ya adelantaba el cambio de modelo, y se enmarca en la estrategia europea de digitalización del IVA (iniciativa VIDA). España sigue así la estela de otros países comunitarios, como Italia, donde la facturación electrónica obligatoria funciona desde 2019.
El texto aprobado por el Consejo de Ministros detalla que la factura electrónica será un fichero estructurado de lectura automatizada. Es decir, no bastará con enviar un PDF escaneado o un documento en Excel: tendrá que tratarse de un formato que los programas contables puedan interpretar de forma automática.
Además, se introduce la obligación de informar sobre el estado de cada factura: si ha sido aceptada o rechazada, y la fecha de pago efectivo. Esta trazabilidad completa es la pieza clave para que la Administración y las propias empresas tengan una visión más real de los plazos de cobro y pago.
Calendario escalonado según el volumen de facturación
La implantación de la factura electrónica obligatoria será progresiva y dependerá del tamaño de las empresas. El Gobierno ha optado por un calendario en dos fases para facilitar la adaptación y evitar un choque brusco, especialmente entre las pymes y los autónomos con menos recursos tecnológicos.
Los plazos comenzarán a computarse a partir de la publicación de la orden ministerial de Hacienda que detallará los aspectos técnicos de la solución pública de facturación. Esa orden, según Economía y la Agencia Tributaria, está prevista para antes del 1 de julio de 2026 y marcará el inicio oficial de la cuenta atrás.
A partir de esa fecha, el esquema de tiempos será el siguiente para la entrada en vigor de la factura electrónica B2B:
- Empresas y autónomos con más de 8 millones de euros de facturación anual: dispondrán de un año desde la publicación de la orden para adaptarse al nuevo sistema.
- Empresas y autónomos con menos de 8 millones de euros de facturación: contarán con un plazo de dos años desde la misma fecha.
En paralelo, el reglamento Verifactu —que regula los programas de facturación y los requisitos técnicos para evitar la manipulación de facturas— se retrasó y comenzará a aplicarse de forma efectiva a partir de 2027. De este modo, la obligación de usar factura electrónica y la de utilizar programas de facturación certificados acabarán coincidiendo en el tiempo, algo que las organizaciones de autónomos ven como una forma de simplificar la adaptación.
Dos vías para emitir y recibir facturas electrónicas
El real decreto establece un esquema dual para el intercambio de facturas. Las empresas y profesionales podrán elegir entre plataformas privadas o una solución pública gratuita desarrollada por la Agencia Tributaria, aunque en la práctica será habitual que convivan ambas opciones.
Por un lado, se permitirá utilizar plataformas privadas interconectadas. Una condición clave del modelo es que todas estas soluciones deberán poder comunicarse entre sí, de manera que un negocio no se vea forzado a usar exclusivamente la plataforma que haya elegido su cliente o su proveedor. La idea es asegurar la interoperabilidad del sistema, independientemente del proveedor tecnológico.
Por otro, la Agencia Estatal de Administración Tributaria (AEAT) desarrollará una solución pública y gratuita que actuará como repositorio central de facturas electrónicas. Esta herramienta será accesible tanto para grandes compañías como para pymes y autónomos, incluidos aquellos con pocas operaciones al mes, que podrán optar por esta vía sin necesidad de contratar una plataforma privada.
Esta plataforma pública de facturación electrónica será la que determine, en la práctica, el arranque real de la obligación. Su regulación mediante orden ministerial marcará el momento a partir del cual empezarán a correr los plazos de uno o dos años para cada tipo de empresa.
Lucha contra la morosidad y mejora de la liquidez
Uno de los grandes problemas que pretende atajar esta reforma es la morosidad en los pagos comerciales. España figura entre los países de la Unión Europea con peores cifras en este ámbito, con periodos medios de pago cercanos a los 80 días, claramente por encima de los 60 que marca la Ley de Morosidad y de la media comunitaria.
Esta situación afecta de forma especial a pymes y autónomos, que suelen soportar los retrasos de grandes clientes y ven cómo su liquidez se resiente. Según los datos que maneja la Comisión Europea, apenas una de cada cinco grandes empresas españolas paga a tiempo, lo que lastra la capacidad de inversión y crecimiento del tejido productivo.
Con la nueva facturación electrónica B2B, cada factura llevará asociada una “historia” digital con información sobre su emisión, aceptación y pago. Esto permitirá tanto a la Administración como a los propios negocios tener un control mucho más fiel de los plazos de cobro y detectar de forma temprana patrones de retraso sistemático.
El ministro de Economía, Carlos Cuerpo, ha subrayado que este sistema será una herramienta decisiva para cambiar la cultura de pagos en España. Al registrar electrónicamente todos los hitos, se gana transparencia y se reduce el margen para que las facturas “duerman en el cajón” durante semanas o meses.
Impacto económico y ahorro de costes para las empresas
Además del impacto en la morosidad, el Gobierno pone el foco en el ahorro de tiempo y costes administrativos que supondrá la generalización de la factura electrónica. Al trabajar con un archivo estructurado, los datos se podrán volcar directamente en los programas contables, evitando el trabajo manual de introducir información desde papeles, PDFs o hojas de cálculo.
Según las cifras difundidas por el Ministerio de Economía, en España se intercambian ya más de 550 millones de facturas electrónicas al año, gracias sobre todo a sectores que se adelantaron a este cambio, como el gran consumo, la automoción, los suministros sanitarios, la hostelería o las agencias de viaje.
Ese volumen actual de facturación digital supone ahorros estimados superiores a 2.700 millones de euros anuales en tiempo y recursos. La previsión oficial es que, si el sistema se extiende hasta alcanzar en torno a 2.000 millones de facturas electrónicas anuales —un nivel similar al de Italia—, el ahorro pueda llegar a situarse por encima de los 8.000 millones de euros para el conjunto de empresas.
El Ejecutivo considera que esta reducción de cargas puede convertirse en un factor relevante para mejorar la competitividad, en particular de pymes y autónomos, que suelen tener menos margen para dedicar personal y horas a tareas puramente administrativas.
Relación con Verifactu: dos normas complementarias
La tramitación de la factura electrónica obligatoria ha coincidido en el tiempo con el desarrollo de Verifactu, el reglamento de programas de facturación impulsado por el Ministerio de Hacienda. Aunque ambos proyectos se han aprobado de forma casi paralela, el Gobierno insiste en que responden a objetivos distintos.
La factura electrónica B2B se centra en la relación comercial entre empresas y profesionales, con la vista puesta en la eficiencia de los cobros y pagos y en la reducción de la morosidad. En cambio, Verifactu forma parte de la normativa antifraude y está más orientado a garantizar la integridad de los datos y dificultar la manipulación de facturas.
Con Verifactu, los programas de facturación deberán cumplir requisitos técnicos específicos, como la generación de una “huella digital” o un código que garantice la trazabilidad del documento e impida su alteración sin dejar rastro. Además, se habilitan mecanismos para remitir información de forma automática a la Agencia Tributaria.
La combinación de ambas normas implica que, en pocos años, las empresas tendrán que convivir con facturas electrónicas estructuradas y software de facturación certificado. Quienes se adelanten en la adaptación a Verifactu llegarán mejor preparados al momento en el que la factura electrónica sea obligatoria, aunque una cosa no sustituye a la otra.
Transición y periodo de adaptación para pymes y autónomos
Consciente del impacto que puede tener este cambio en los negocios más pequeños, el Gobierno ha planteado periodos transitorios y medidas de adaptación. Durante el primer año desde la entrada en vigor de la obligación para las grandes empresas, se prevé que muchas facturas estructuradas se acompañen de un documento PDF de apoyo.
La finalidad de ese PDF es que los destinatarios que todavía no estén obligados a usar factura electrónica puedan seguir leyendo las facturas con normalidad, aunque no dispongan aún de sistemas adaptados al nuevo formato. Este documento complementario podrá enviarse por los canales habituales, sin necesidad de remitirlo al repositorio público de Hacienda.
A medida que avance el calendario y se acerque la fecha en la que también pymes y autónomos de menor tamaño deban usar factura electrónica, se espera que el uso del PDF como apoyo vaya perdiendo peso, dando paso a un escenario en el que la mayoría de las operaciones B2B se gestionen exclusivamente mediante ficheros estructurados.
Organizaciones como la Federación Nacional de Trabajadores Autónomos han insistido en la necesidad de que Hacienda y Economía coordinen los plazos de implementación, precisamente para que las obligaciones de programas de facturación (Verifactu) y de factura electrónica B2B arranquen de la forma más sincronizada posible y no generen duplicidades de esfuerzo.
Con todos estos cambios sobre la mesa, el tejido empresarial español se enfrenta a una transformación profunda en su manera de facturar: un modelo en el que la trazabilidad, la interoperabilidad y la gestión automatizada pasan a ser la norma y no la excepción, con la promesa de menos morosidad, más control de la tesorería y un importante recorte de costes para quienes se adapten a tiempo.