Google Drive: cómo compartir en Google Docs, Sheets o Slides

Una de las mayores ventajas de utilizar aplicaciones que forman parte del ecosistema de Google es lo fácil que resulta compartir estos archivos con otros usuarios que tengan una cuenta de Google.

Dado que todo lo que querrías hacer en Google Apps para Docs, Tablas y Diapositivas se puede hacer en un navegador web o en una de sus aplicaciones móviles para Apple o Android, es un conjunto de aplicaciones muy atractivo para utilizar.

Todos los archivos que tienes en tu almacenamiento de Google Drive ofrecen la posibilidad de establecer permisos de compartición para que alguien pueda acceder a ese archivo utilizando el enlace compartido que le envíes.

Puedes compartir un archivo desde Google Drive iniciando sesión en tu Drive, haciendo clic en el archivo, haciendo clic en «Compartir» en la esquina superior derecha de la lista de archivos, luego añadiendo personas o un grupo de Google y haciendo clic en «Hecho».

También puedes configurar las opciones de compartición y elegir si tendrán permisos de lectura o de edición sobre el archivo mientras inicias la compartición, o puedes volver más tarde y actualizar los permisos de edición cuando hayas terminado.

Nuestra guía continúa con más información sobre cómo compartir archivos desde la aplicación Google Drive y otras aplicaciones de Google.

Cómo compartir archivos y carpetas de Google Drive

1. Accede a Google Drive.
2. Haz clic en el archivo o carpeta que quieras compartir.
3. Selecciona el icono «Compartir» en la esquina superior derecha.
4. Introduce tu dirección de correo electrónico y pulsa «Hecho».

Nuestra guía continúa a continuación con más información sobre cómo compartir archivos desde tu cuenta de Google Drive, incluyendo imágenes de estos pasos.

Cómo compartir un documento de Google con otra persona (guía en imágenes)

Los pasos de este artículo se han realizado en el navegador web Google Chrome en un portátil con Windows 10. Sin embargo, estos pasos también funcionarán en otros navegadores web de ordenadores de sobremesa o portátiles, como Mozilla Firefox o Apple Safari.

Paso 1. Abre tu cuenta de Google Drive en https://drive.google.com.

Paso 2: Busca el archivo que quieres compartir con otra persona y selecciónalo.

Paso 3: Busca el botón «Compartir» en la esquina superior derecha de la lista de archivos o carpetas y tócalo.

Paso 4: Introduce el nombre de la persona con la que quieres compartir el archivo y pulsa el botón «Hecho».

Ten en cuenta que los nombres de los contactos aparecerán en el menú desplegable cuando empieces a escribir. Puedes hacer clic en el nombre si quieres compartir el archivo con ellos.

Nuestra guía continúa a continuación con una discusión adicional sobre el uso compartido con los contactos de Google para que puedas subir archivos a Google Drive y permitir que esas personas editen los archivos o los vean y sugieran sus propios cambios o sugerencias.

Compartir archivos desde Documentos, Tablas o Diapositivas

En la sección anterior se habla de compartir archivos desde la interfaz de Google Drive, pero puedes hacer lo mismo si tienes uno de los archivos abiertos.

1. Haz clic en «Archivo» en la esquina superior izquierda de la ventana.
2. Selecciona la opción «Compartir» o «Compartir».
3. Selecciona Compartir con la gente.
4. Introduce el nombre o la dirección de correo electrónico de la persona en el campo.
5. Pulsa Hecho.

Si la persona con la que quieres compartir el archivo no es uno de tus contactos de Google, tendrás que introducir su dirección de correo electrónico.

Debajo de la opción «Compartir con la gente» hay otra opción, «Publicar en la web». Si eliges este método, puedes permitir que cualquiera vea el documento si tiene un enlace. Incluso puedes obtener el código de incrustación si quieres incrustar el archivo en una página web.

Más información sobre cómo compartir archivos desde aplicaciones de Google como Google Docs, Google Sheets y Google Slides

Los archivos que subas a tu almacenamiento en la nube de Google, tanto si están en tu ordenador como en tus dispositivos móviles, se sincronizarán inmediatamente para poder acceder a ellos desde cualquier lugar en el que estés conectado o puedas acceder a tu cuenta de Google.

Cuando introduzcas el nombre de una persona en la casilla antes de compartir un archivo, verás una casilla de verificación para «Avisar a la gente». Si esta casilla está marcada, recibirán un mensaje en su cuenta de Gmail o de cualquier proveedor de correo electrónico que utilicen, informándoles del archivo o carpeta compartida.

Una vez que hayas configurado la compartición inicial, puedes configurarla de varias maneras.

Puedes configurar las opciones de compartición para que se notifique a las personas cuando se realicen cambios, y puedes restringir el acceso a la edición del archivo para que sólo las personas con las que hayas compartido explícitamente el archivo puedan hacer, ver o rechazar sugerencias.

Es ligeramente diferente a compartir si has elegido compartir por enlace, de modo que cualquier persona con un enlace puede ver el archivo.

Si eres propietario de un archivo en Google Drive, tienes la opción de eliminar los archivos y carpetas que no quieras mantener en tu almacenamiento de Google Drive.

Puedes eliminar un archivo seleccionándolo y haciendo clic en el icono de la papelera en la esquina superior derecha de la pantalla de Google Drive.

También puedes crear un nuevo documento pulsando el botón + en la columna superior izquierda de la pantalla de Google Drive.

Si trabajas con un archivo de Google Forms en lugar de con uno de los documentos, hojas de cálculo o presentaciones de diapositivas que has creado en la aplicación de Google, el funcionamiento es un poco diferente. Cuando abras el formulario y lo edites, verás un botón «Enviar» en la esquina superior derecha de la ventana. Al hacer clic en él, tendrás varias formas de enviar el formulario o de compartirlo con otra persona.

Siempre que hagas clic en la opción «Archivo» > «Compartir» en los productos de Google que utilices, verás una lista de personas a las que das acceso para que puedan ver o editar el archivo. Debajo de esta lista hay una sección en la que también puedes hacer clic en «Copiar enlace».

También hay una flecha hacia abajo en la que puedes alternar entre «Acceso restringido» y «Todo el mundo con un enlace», según quién pueda ver el archivo que quieras compartir.

En la esquina superior derecha de este menú está el icono del engranaje. Aquí puedes elegir lo que el editor puede hacer con los permisos para otras personas en el archivo. También puedes decidir si los espectadores y los comentaristas deben poder descargar, copiar o imprimir el archivo.

Si haces clic en la flecha que aparece junto a una de las personas con las que eliges compartir documentos, puedes cambiar los permisos o el nivel de acceso para decidir lo que pueden hacer con el archivo. Las opciones que verás aquí son:

• Visor
• Comentarista
• Editor
• Transferir la propiedad
• Borrar