Habilidades de Microsoft Excel que debes conocer al buscar trabajo

Si acabas de entrar en el mercado laboral o estás buscando un cambio de carrera, probablemente habrás identificado que muchos de los trabajos disponibles requieren algún tipo de formación informática. La cantidad real de conocimientos requeridos variará mucho dependiendo del tipo de trabajo que quieras, pero incluso el trabajo más básico que te ponga delante de un ordenador requerirá algún conocimiento de Microsoft Excel.

Sin embargo, este requisito no debería desanimarte del todo si no estás familiarizado con el software. Incluso si no has utilizado Microsoft Excel en tu vida, puedes leer este artículo para saber qué debes tener como base cuando empieces a solicitar trabajos que requieran cierta experiencia en Excel.

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Conocer la interfaz y los términos de Excel

Las empresas tienden a no hacer cambios ni actualizar sus sistemas hasta que se convierte en un problema, por lo que puede sorprenderte saber que muchas empresas siguen utilizando Microsoft Excel 2003. Desde entonces ha habido varias actualizaciones a versiones completas, pero Excel 2003 sigue teniendo un gran número de suscriptores y una base de instalación.

Por eso, cuando vayas a solicitar un trabajo, puede que tengas que familiarizarte con varias versiones de Excel. Pero no importa qué versión de Microsoft Excel utilices (las nuevas versiones se publican cada pocos años y se indican con el año de publicación. Por ejemplo, Microsoft Excel 2010, Microsoft Excel 2013 o Microsoft Excel 2016), algunas cosas permanecerán siempre igual. La mayor parte de la ventana de Excel estará ocupada por un patrón de pequeños rectángulos. Cada uno de estos rectángulos se llama celda, y se organizan en filas y columnas. Una fila es una fila horizontal de celdas y una columna es una fila vertical de celdas.

Haz clic en una de las celdas y podrás introducir un número o una letra, y lo que hayas introducido se mostrará en la celda. La información de la celda se llama valor.

Puedes organizar, ordenar y personalizar el aspecto de las celdas y los valores mediante el menú de la parte superior de la pantalla.

El aspecto del menú dependerá de la versión de Excel que utilices, y desgraciadamente muchas empresas utilizan diferentes versiones del programa. Sin embargo, la mayoría de las funciones básicas están presentes en todas las versiones, así que si estás familiarizado con lo que necesitas hacer, deberías poder encontrar la acción que necesitas en el menú.

Tareas de clasificación en Excel que debes conocer para encontrar un trabajo

Ordenar una secuencia de celdas en Excel es una de las tareas más comunes que debes conocer cuando utilizas Excel para un nuevo trabajo, y si te hacen una prueba de precontratación por tus competencias, probablemente te presentarán una agrupación aleatoria de datos para que los organices. Si quieres ordenar una lista de apellidos por orden alfabético u organizar una fila de números de mayor a menor, Excel lo hará posible con un solo clic. Además, el método de clasificación de palabras y números es el mismo, y puedes elegir entre ordenar de menor a mayor o de mayor a menor.

Otra forma de ordenar los datos es copiar y pegar la información desde la celda actual hasta donde realmente necesites la información. Si alguna vez has utilizado la función de copiar y pegar en cualquier programa, Excel funciona exactamente igual. Haz clic en una celda, luego pulsa Ctrl + C en tu teclado para copiarla (o Ctrl + X para cortarla), luego haz clic en la celda de destino deseada y pulsa Ctrl + V para pegarla.

Esto también funciona si quieres copiar toda una fila, columna o grupo de celdas. Haz clic en el número de fila de la parte izquierda de la ventana, en la letra de la columna de la parte superior de la ventana o utiliza el ratón para seleccionar las celdas que quieras, y luego utiliza los comandos de copiar y pegar definidos anteriormente.

El último método de ordenación implica el uso de las opciones «Ocultar» y «Mostrar» de Excel. Esto te permite eliminar una fila o columna de la vista, sin eliminar ese rango de datos de la hoja de cálculo. Puedes ocultar una fila o columna haciendo clic con el botón derecho del ratón en el número de la fila o en la letra de la columna y seleccionando la opción Ocultar. Puedes mostrar una fila o columna utilizando el ratón para seleccionar las filas o columnas anteriores y posteriores a la serie oculta, haciendo clic con el botón derecho del ratón en la selección y seleccionando después la opción Mostrar.

Opciones útiles de formato de visualización en Excel

Otro grupo de tareas de Excel con las que te encontrarás a diario están relacionadas con el ajuste de la apariencia de tus celdas y la forma en que se imprimen. Cada versión de Excel te permite cambiar el color de las celdas, el aspecto de la fuente y el tamaño de las celdas. Se puede acceder rápidamente a los cambios de color en todas las versiones de Excel haciendo clic con el botón derecho en una celda y seleccionando las opciones de formato en el menú contextual.

Puedes hacer clic con el botón derecho del ratón en el número de la fila o en el nombre de la columna y, a continuación, seleccionar el alto de la fila o el ancho de la columna para especificar el tamaño de la fila o de la columna que quieres cambiar. La misma función se aplica al seleccionar un grupo de filas o columnas.

Un último método para dar formato a la apariencia de un archivo de Excel, especialmente para su impresión, es utilizar el menú Opciones de Página. Para acceder al menú Configuración de página, haz clic en el botón Configuración de página en la esquina inferior derecha de la sección Configuración de página del menú Diseño de página.

Este menú incluye opciones para especificar la orientación de la página, los márgenes de la página, la información de la cabecera y si se imprimen líneas de cuadrícula en la página. La impresión de las líneas de la cuadrícula es un elemento sorprendentemente importante a tener en cuenta cuando se imprimen archivos de Excel, ya que proporciona la mejor manera de hacer que un documento impreso sea más legible. A menos que se especifique lo contrario, suelo incluirlos por defecto.

Algunos cálculos y fórmulas básicas para Excel

La mayoría de las veces, me encuentro con archivos de Excel simplemente sumando un montón de números. Esto es especialmente cierto en los escenarios empresariales en los que muchos pedidos e informes serán enormes hojas de cálculo con celdas que deben sumarse para determinar el valor total de las ventas. Personalmente, he visto a personas que añaden manualmente los valores en Excel, lo que casi anula el propósito del software. Excel tiene un botón de Autosumario en la barra de fórmulas que te añadirá automáticamente una serie de números. Haz clic en el botón Autosumario, resalta las celdas que quieras sumar y pulsa Intro. El total de las celdas se mostrará en la primera celda debajo o a la derecha de las celdas seleccionadas.

También puedes introducir fórmulas en las celdas para tener un poco más de control sobre dónde se muestran los totales. Las fórmulas se escriben normalmente en un formato como = A1 + A2, = A1-A2, = A1 * A2 o = A1 / A2. Si te interesa, puedes escribir manualmente una función de autosuma utilizando el formato = SUMM (A1: A2).

Practica, practica, practica

Cómo todo en la vida, necesitas practicar para mejorar en Excel. Puede que seas capaz de realizar ciertas tareas bajo supervisión, pero el verdadero valor para un posible empleador vendrá cuando puedas realizar sin problemas cualquiera de estas tareas de memoria. Esto conducirá a un aumento de tu productividad, lo que aumentará tu valor. Además, a medida que sigas utilizando Excel, descubrirás otras formas de realizar tareas y aprenderás otros consejos y trucos útiles que te facilitarán la organización, la clasificación y el tratamiento de grandes cantidades de datos en segundos.