En el mundo empresarial se usan mucho las Herramientas OLAP como una manera de solucionar de manera inteligente problemas en los negocios a través de análisis de grandes cantidades de datos, pero si quiere saber cómo funcionan estas herramientas le invitamos a que siga leyendo este interesante artículo, en el cual le daremos toda la información necesaria para saber qué son las Herramientas OLAP:
Herramientas OLAP
Su nombre proviene de On-Line Analytical Processing, que significa Procesamiento Analítico en Línea, y como dijimos se basa en el análisis de grandes cantidades de datos usando estructuras multidimensionales, a los que llaman cubos en donde se resume los mismos o los sistemas de transacciones OLTP. Este sistema utiliza los informes de negocios de ventas, el mercadeo, los informes de dirección, minería de datos y muchos otros más para establecer sus sistemas.
Estas herramientas son utilizadas para conseguir respuestas de consulta rápidas, esta base de datos logra almacenar todos los datos en tablas normalizadas, se considera que esta estructura OLAP es muy buena porque permite procesar todos estos datos en diversos campos para tenerlos a la mano para consultas y análisis posteriores, que permitan elaborar informes para mejorar las operaciones de producción, hacer una toma de decisiones de manera inteligente y poder tener una optimización en la competencia del mercado.
Cómo es una base que se orienta hacia el procesamiento analítico de información, en el mismo se hace la lectura de muchos datos que presenten las siguientes características:
- Que su acceso sea para solo lectura, a través de consultas, que por lo general presentan pocas inserciones de nuevos datos, actualizaciones de los mismos o eliminaciones.
- Estos datos se deben estructurar de acuerdo a las áreas de negocios de la empresa y en formatos que se puedan integran con uniformidad en toda la empresa.
- El historial de los datos almacenados debe permanecer en uso por largo plazo, en un tiempo que puede ir de dos a cinco años.
- Estas bases deben tener fuentes de alimentación que vengan de los mismos sistemas operativos que existen en la empresa, y se buscan a través de métodos de extracción, transformación y de carga (ETL).
El Cubo OLAP
El funcionamiento de esta herramienta o de las aplicaciones OLAP usa una base de datos multidimensional, al que se le da una forma de cubo, abarcando varias dimensiones que hacen que se amplíen muchas posibilidades. Fue creado por Edgar F. Codd y la empresa EGF Codd & Associates, como una solución en donde se pudieran tener negocios inteligentes en base a informaciones confiables, precisas y que surgieran en el momento adecuado. Estos cubos son vectores en los cuales se coloca la información y se ordenan de manera jerárquica para hacer un análisis rápido de datos.
Estos vectores permiten que la información pueda ser ampliada a otras posibilidades de datos que se van relacionando, haciendo que un gran volumen de información se procese. En cada una de las dimensiones que se hace de la base de datos se hace la incorporación de un campo o área relacionado para un grupos de datos específicos, que luego se compraran con el resto de la información de las otras dimensiones, para hacer una evaluación y un informe delo que es más relevante para una empresa.
Además esta base de datos puede presentar varios cubos o vectores que pueden ampliar las posibilidades de las herramientas OLAP con las que se están trabajando, por lo general estas se dividen en tres dimensiones, pero esta ampliación puede hacer que se usen más de tres dimensiones en el procesamiento de la información. Aunque se considera que es una buena herramienta para las empresas en consultas y procesamiento de información tienen una falla en la que hace imposible hacer cambios en la estructura que plantea.
Para poder hacer modificaciones en ella se debe hacer un nuevo planteamiento o diseño de la información del cubo OLAP, dejando la estructura anterior imposibilitada de ser usada nuevamente, una idea más sencilla de este cubo se especifica que cada dimensión corresponde a una jerarquía de datos. De la misma manera se puede hacer uso de otras dimensiones para obtener información de la situación geográfica, hace clasificaciones de productos por categorías, o relaciones de gastos de la empresa, lo cual amplía las posibilidades para conseguir soluciones correctas a los problemas que presente la empresa.
Funcionalidad
En su base se usa el concepto del cubo o hipercubo el cual se compone de datos numéricos y medidas las cuales han sido clasificadas a través de dimensiones, este cubo se puede decir que es de metadatos y se crea en partiendo del esquema de una estrella con tablas de bases de datos relacionadas, cada una de las medidas que se pueden obtener quedan registradas en la tabla de hechos y en las dimensiones que se van obteniendo a través de las dimensiones que abarcan cada uno de los cuadros.
Tipos de Sistemas OLAP
Con el tiempo y por el avance tecnológico del que disponen las empresas esta herramienta se ha convertido en una buena solución para hacer negocios con inteligencia, ya que responde a las necesidades de cada empresa. De acuerdo a como funciones la estructura, la herramienta se usa por las categorías o tipos que mencionamos anteriormente. Cada una de ellas se adapta a las necesidades y funciones de cada tarea dentro de la empresa. El sistema de herramientas OLAP se usa partiendo de una clasificación que se establece por categorías:
ROLAP
Es el sistema de más uso en la actualidad y se considera una de las herramientas que mejor se ha adaptado o que se encuentra capacitada para hacer escalas en el uso de grandes contenidos de datos, almacenando los datos en un motor relacional, cada dato es detallado, sin agregar nada adicional y en las tablas se pueden encontrar los mimos de manera desnormalizadas. Se trabaja con ellas a manera de estrella pero se puede usar en cualquier tipo de tabla de datos relacional.
En su diseño se compone de un servidor de banco de datos y de un motor OLAP dedicado exclusivamente para él. Su ventaja radica es que su estructura permite hacer muchos análisis de una gran cantidad de datos. Y su mayor defecto es que hace centro de atención en ofrecer un bajo rendimiento cuando se hace las consultas.
Su nombre es una síntesis de las funciones de procesamiento analítico relacional online. Esta herramienta permite que se puedan hacer ajustes necesarios en el código ETL de acuerdo a las necesidades de la empresa para lograr en un tiempo más corto lo que desea. También permite que cualquier usuario haga uso de la información que se encuentra en la base de datos relacionados, a través del uso de diversas herramientas que son diseñadas en informes SQL. Muchas empresas optan por este tipo de herramienta por su flexibilidad.
El uso de informes SQL puede ocasionar que algunos de los datos no se interprete de la manera correcta pudiendo afectar los datos de los informes financieros o presupuestarios. Las herramientas que más se usan con el ROLAP en la actualidad son la Microsoft Analysis Services, MicroStrategy, Business Objects y el servidor Open Source (Mondrian). Su mayor competidor es el MOLAP.
MOLAP
Su nombre es Multidimensional Online Analytical Proccesing, y hace un procesamiento analítico multidimensional en línea. Es una implementación de la OLAP en donde se hace el almacenamiento de los datos de manera multidimensional, con ellos se busca tener una optimización en el tiempo de respuesta haciendo resúmenes de la información a través de cálculos adelantados. Con ellos se obtiene un estimado de ganancias sobre el desempeño del sistema. Los productos más usados de eta herramienta son la Oracle OLAP, Microsoft Analysis Services, Essbase, Infor OLAP y la TM1 Applix TM1.
Su tiempo de respuestas es muy superior que las otras herramientas y además permite hacer la implementación de otros métodos para comprender los datos para usar un menor espacio de almacenamiento en los discos. Esta es una de sus mayores ventajas, su rapidez por funciones automáticas y la comprensión de datos por otros métodos. No obstante puede presentar la desventaja de mostrar datos repetidos y una gran dificultad en poder cargar información en abundancia, por lo que su procesamiento se hace lentamente.
HOLAP
Con esta variación del sistema se hace almacenamiento de datos en un motor relacional y otra parte de ellos se posiciona en la base de datos multidimensional. Este es un sistema híbrido, que pudiera decirse que presenta mayores ventajas porque combina los dos sistemas anteriores. Su nombre es Hybrid Online Analytical Process o Sistema de procesamiento analítico híbrido en línea. Este toma los parámetros de mayor ventaja de la MOLAP y ROLAP para hacer una base de datos en donde se almacene información, de ambas maneras: relacional y multidimensional, haciendo uso de ellas dependiendo de las necesidades de los datos que se requieran para ser procesados.
Es un sistema muy usado en las empresas en la actualidad porque brinda muchas ventajas operativas, porque usa dos base de datos diferentes. Con ellas se logra que pueda haber una rapidez en el procesamiento de la información, estableciendo escalas de datos de manera adecuada y proporcionando un soporte para hacer las consultas en la base de datos. Ahora bien cada uno de estos sistemas brinda una serie de beneficios, el MOLAP en sus implementaciones puede ocasionar una explosión de base de datos que requiere de un gran espacio de almacenamiento.
Esto es para ser usado por la herramienta siempre que se cuente con muchas dimensiones, resultados ya pre calculados y pocos datos multidimensionales. Las técnicas que usa para atenuar esta explosión de datos no son lo bastante eficientes. Puede ofrecer un mejor rendimiento a través de la indexación y las optimizaciones del almacenamiento de datos. La ROLAP necesita de técnicas de almacenamiento que permitan usar métodos de comprensión de los mismos, en este sentido la ROLAP funciona a través de escalas.
Pero hace omisión a las frecuencias que se necesitan para procesar volúmenes de datos, por lo que su rendimiento puede sufrir afectaciones. Desde su surgimiento han aparecido nuevas versiones de datos preparados para hacer los cálculos, por lo que sus funciones se ven limitadas en este aspecto. HOLAP es un hibrido de estos sistemas o herramientas en donde se engloban la MOLAP y la ROLAP, para adaptarlos a una mejor manera de ser usados haciendo pre cálculos, que pueden tener un mejor escalamiento y brindando una mejor función de apoyo.
Otras herramientas que han surgido derivadas de estos sistemas o herramientas son la WOLAP que trabaja con las páginas Web, el DOLAP que se usa en escritorios, el RTOLAP para hacer cálculos en tiempo real y el SOLAP que se usa como herramienta espacial.
Objetivo de la OLAP
Esta herramienta en poco tiempo se ha convertido en un elemento clave para el procesamiento de la información de las empresas en la búsqueda de la optimización de las operaciones de producción usando parámetros de los negocios inteligentes. La mayoría de las empresas que hacen uso de ella es porque consiguen con la misma una herramienta ideal para consultar datos de una manera simple y rápida.
Su principal objetivo es conseguir soluciones a los usuarios para que puedan agilizar sus consultas y evaluaciones de datos de toda la empresa usando su propia información que se obtiene de todos los sectores que la componen para ser llevados a un sistema central para su procesamiento. Su velocidad de respuesta es la que hace posible su funcionamiento y también las correcciones de los problemas que aparecen en el sistema de producción y en las posteriores decisiones de la gerencia de una manera precisa y en el tiempo justo.
¿Dónde usar este Sistema?
Estas herramientas o sistemas de la OLAP se han estado usando por años en muchos sectores productivos y empresariales, como pueden ser en mercadeo, ventas, gerencia, puesto que ellos dictan informes de negocios que son confiables, haciendo que exista una competencia en todas las organizaciones de manera interna y externa. Al tener una base de datos de tipo multidimensional podemos disponer de una base o plataforma con toda la información de las áreas de la empresa, las cuales después se pueden complementar como un registro organizado perfectamente.
Estas herramientas se usan en campos de hechos numéricos, a los cuales les llaman medidas y que se clasifican en tres dimensiones, totalmente diferentes de las hojas de cálculo que solo usan dos dimensiones. Todas estas tablas, para que puedan funcionar, se deben someter a la base de datos relacionados, para usar las diversas informaciones de cada sector o área, el tiempo en que fueron procesados, hacer una relación de los mismos y luego hacer los análisis correspondientes de cada situación que se presenta.
Ejemplo de Implementación
Supongamos que una empresa quiere tener un resumen rápido y simple de las ventas que tiene en uno de sus productos, este sistema hace un desglose de las cifras de las ventas en un tiempo específico. Los analistas encargados de negocios deben hacer un examen de como las ventas de ese producto pudieron haber sido afectadas por el lanzamiento de productos similares. Cuando hacen estas proyecciones pueden obtener cuales son las tendencias de las ventas y que revisiones se deben hacer en las estrategias de negocios para posicionar nuevamente el producto.
Esto solo se puede hacer gracias a que los datos que se han suministrado se pueden filtrar y agrupar nuevamente en cada análisis. Esto se hace a través de las medidas numéricas que se encuentran almacenadas en datos, las cuales se ubican en una o varias tablas de datos. Cada grupo de medidas hace una definición de los datos que se van a cargar en un sistema para ser enlazados en el cubo OLAP. A la vez cada uno de estos grupos de medidas tiene una lista de particiones en donde hay datos reales e independientes y diseños de agregación que sirven para calcular el mejor rendimiento de las consultas que puede hacer un usuario.
Las medidas se establecen como valores numéricos que un usuario puede organizar, agregar y analizar para después almacenarlos en la infraestructura de la base de datos. Etas medidas son las que usarán para las reglas de negocios y hacer los cálculos para ser presentados en un formato personalizado. Cada una de estas medidas es un valor importante dentro del cubo OLAP, ya que son analizados por las personas que lo deseen. Una vez que estos datos son procesados los usuarios pueden hacer sus cálculos más complejos para poder obtener una respuesta de los mismos.
Cada vez que un usuario hace una profundización en los datos de la OLAP para conseguir nuevos detalles, debe hacer un nuevo análisis y emitir un nuevo resumen, estos van cambiando de acuerdo a lo que van obteniendo en cada uno de los niveles jerárquicos.
¿Por qué utilizar OLAP?
Esta herramienta ofrece un sistema fiable para hacer el manejo de datos que puedan ser usados para análisis e informes que permitan tener una mejora en la productividad de una empresa así como optimizar la competitividad que pueda existir en un mercado determinado con la toma de decisiones acertadas. No en todas las empresas se pueden hacer uso de estas herramientas, por lo que cada una debe hacer un análisis de las ventajas y desventajas que estas puedan proporcionar para ser implementadas.
Si después de hacer este análisis se determina que es una buena opción hacer uso de esta herramienta entonces debe tener en cuenta que sus ventajas primordiales son:
- Segmentación de los datos de acuerdo al tipo de producto o al comportamiento en un determinado límite de tiempo (trimestral, semestral o anual)
- Profundización que permite mostrar los datos de un tiempo en particular.
- Sintetización de todos los datos.
- Rotación de los datos para ser usados por diferentes tipos de jerarquías.
- Filtración de los datos d acuerdo a lo que se haya estimado para un periodo de tiempo en particular.
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