¿Te gustaría optimizar tu trabajo en uno de los programas de edición de texto más utilizados? Te presentamos una interesante alternativa que optimizará tu trabajo notablemente. A lo largo del presente artículo, conocerás todo sobre los macros en Excel ¿Qué son?, ¿Cómo funcionan?, su utilidad y mucho más. ¡No te lo puedes perder!
¿Qué son los macros en Excel?
Esta es una de las Herramientas informáticas más utilizadas y de mayor demanda en cuanto a la edición, análisis y presentación de datos. Sus múltiples funciones que van desde la inclusión de las conocidas hojas de cálculo hasta la opción de crear, modificar y personalizar planes, los cuales se utilizan para llevar un registro de los proyectos que las empresas, o usuarios quieren desarrollar.
A través de estas características también se puede representar en forma gráfica los registros de ventas y otros movimientos, para así, llevar un control de los mismos. A pesar de las alternativas que presenta a la hora de realizar algún trabajo, es inevitable tomar en cuenta su complejidad en la interfaz estándar (principalmente para los usuarios inexpertos), sin embargo, cuando ya se tiene un conocimiento básico del programa, se pueden tomar en cuenta los macros en Excel.
Esta quizá, es una de las características más utilizadas por los usuarios, esto se debe a que son fundamentales para la gestión de cálculos. Esta aplicación, cuenta con un complemento, el cual se encarga de grabar o guardar los macros, la misma, lo hace a través de un idioma scripts denominado VBA (Visual Basic for Applications). Una de sus labores, es generar macros en Excel (instrucciones) que estén capacitados para ejecutar de forma automatizada comandos continuos, también incluir nuevos elementos que permitan mejorar la experiencia del usuario al realizar cálculos.
¿Cómo funcionan?
Excel pone a disposición de los usuarios los diversos componentes que se pueden observar en la interfaz, para que puedan hacer uso de los mismos. Se encuentran organizados según su jerarquía, contienen funciones, propiedades y caracteres bien definidos. Todos estos elementos que se hallan ordenados, poseen una conexión entre sí, de esta forma, le presentan al usuario las funciones pertinentes que le permitan interactuar de forma óptima con la aplicación.
Dichos elementos se pueden modificar y de esta forma se les puede asignar una función o propiedad específica, un ejemplo de ello, lo observamos en el complemento denominado “Workbook”, que cuenta con diversas opciones “Close”, las cuales se utilizan para cerrar el libro en el cual se haga la selección. También en la propiedad llamada “ActiveSheet”, la cual presenta una hoja en ejecución en el libro de trabajo.
Otras funciones
En la interfaz de Excel, podemos encontrar elementos que se diferencian con el sufijo plural (la letra S), estos, son capaces de activar funciones específicas sobre determinados complementos de forma simultánea. En la “Worksheet” podemos activar esta opción, la cual va a ejecutar instrucciones (macros) que serán aplicables en la hoja de trabajo que esté realizando el usuario. A continuación, presentamos las 3 opciones que se pueden utilizar para activar macros:
- Presionar sobre la opción correspondiente en el menú de macros en Excel.
- Pulsar un botón creado y personalizada por el usuario.
- Hacer uso de un atajo personalizado.
¿Cuáles son las ventajas de utilizar Macros en Excel?
Al momento de crear macros en este programa, se pueden evidenciar un número considerable de ventajas. La Tecnología e informática, nos presentan muchas alternativas en este sentido, las mismas, cumplen el objetivo de facilitar la experiencia del usuario, mejorando el trabajo y aprovechando la totalidad de funciones que tiene esta aplicación. A continuación presentamos las principales ventajas que se obtienen al utilizar estas instrucciones:
Minimiza los errores
Hay que tener en cuenta que con cada comando que se añade de forma manual a la hoja de cálculo, puede incrementar considerablemente la probabilidad de efectuar un error. Esto se debe a la complejidad de las secuencias y ejecuciones que se tienen que llevar a cabo, en las mismas, el usuario se puede equivocar fácilmente.
Sin embargo, si se graban macros, se disminuye la probabilidad de dar un paso en falso, de manera que todo pueda funcionar correctamente en la elaboración de trabajos. Los usuarios tienen una mayor seguridad en cuanto a los cálculos, de esta forma, se pueden obtener resultados más seguros y sin alterar el procedimiento.
Disminuye el tiempo de trabajo
Los macros en Excel solo se crean una vez, luego de ello, se puede hacer uso de ellos de forma frecuente y siempre que el usuario lo requiera. Este sistema permite disminuir considerablemente el periodo de elaboración, de manera que se puedan realizar múltiples tareas en un menor lapso.
Aumentan la utilidad de Excel
Con la herramienta que presenta Excel denominada Visual Basic, no solo se podrán crear, programar y personalizar macros, también se pueden gestionar nuevas funciones. Este desarrollo de funciones, le permite al usuario ampliar el conocimiento que ya posee acerca del programa, de manera que acceda a elementos que posiblemente desconocía, pudiendo hacer uso de ellos, siempre y cuando se adapten a las necesidades y requerimientos del mismo.
Esto le permite no solo simplificar, sino optimizar el trabajo y las fórmulas que se generan. Una peculiaridad que se halla en esta aplicación, es que las funciones que va generando el usuario, se adaptan y generalizan, de manera que parezcan características predeterminadas de Excel, así mismo, también es posible configurar botones o atajos rápidos y muy prácticos que permitan un acceso sencillo a las macros (ya modificadas) en la barra de símbolos.
¿Cómo hacer macros en Excel?
Para saber cómo hacer una macro en Excel, lo primero que se debe tener en cuenta antes de comenzar el procedimiento, es que se debe activar el editor antes mencionado, el cual se conoce como Visual Basic. El mismo, es una herramienta complementaria del programa y de los fabricantes, esto quiere decir que no se encuentra de forma predeterminada en la barra de herramientas. A continuación, conocerás los pasos a seguir para crear estas instrucciones:
Añadir la ficha Developer a la cinta de opciones
Para comenzar el proceso, lo primero que se debe hacer es agregar la ficha Developer o programador a la barra de herramientas y/o cinta de opciones. Para ello, se desplaza a la pestaña “File”, luego se presiona “Options”, una vez allí, podrá visualizar la opción “Customize the Ribbon”.
En el mismo, se encuentran las pestañas principales en forma de lista, entre ellas, podrá divisar “Developer”.Para agregar el programador a la cinta de opciones, solo se debe marcar la casilla y confirmar la ejecución en el botón “Ok”. Finalizado el proceso de este paso, la opción mencionada se agregará a la barra de herramientas.
Crear un libro nuevo para macros en Excel
En el segundo paso, se debe crear un libro, el cual servirá de base para las macros que se van a registrar. Para realizar esto, se presiona sobre “Macros” en la pestaña “Devoloper” (ya agregada a la cinta de opciones), de esta forma se presenta una ventana emergente, en ella, se ingresa el nombre del primer macro y se confirma el movimiento pulsando sobre “Create”, finalizado esto, se ejecuta el editor Visual Basic con un código que contiene el nombre antes seleccionado.
Dicho código se debe guardar en formato .xslm, se cierra y regresa a la hoja de Excel. Una vez allí, se debe presionar sobre “Macros” y seleccionar el macros que contiene el nombre que eligió, la misma, se encuentra en la lista predeterminada. Para que se logre activar, se pulsa sobre el botón de texto “Run” y presenta un cuadro de texto informativo con el contenido que el usuario ya definió previamente.
Crear un botón de acceso rápido para las macros en Excel
Al finalizar los pasos anteriores, se genera sin mayores inconvenientes una macros. La misma, será accesible y totalmente funcional y estará disponible para el usuario en todo momento. En caso de que se utilice frecuentemente, lo más recomendable es que deba crear un atajo en la lista de símbolos de acceso rápido, esta se encuentra en la esquina superior del lado izquierdo. Para ello, debe realizar este procedimiento:
- Abre la pestaña “File” (Archivo).
- Despliega las opciones y presiona la opción “Quick Access Toolbar”, que en español se refiere a la lista de símbolos de acceso rápido.
- Debe seleccionar la opción que aparece en “Choose comands from” como “Macro” y luego buscar la macro que ya generó previamente con el nombre que utilizó para identificarla.
- La agrega a la lista antes mencionada conocida como símbolos de acceso rápido. Para ello, se debe seleccionar y confirmar presionando sobre “Add”.
- Antes de finalizar el paso anterior, debe seleccionar el símbolo con el cual la macros que personalizó se va a presentar. Lo hará a través de la opción “Modify”.
Grabar una macro
La herramienta conocida como Visual Basic, también cuenta con una ventaja interesante, la cual le permite al usuario generar macros de forma sencilla, sin necesidad de dominar el idioma de programación. En este sentido, mostraremos los pasos que debe seguir para realizar esta tarea sin mayores inconvenientes:
- Pulsa sobre la opción Record Macro (Grabar macro) en la ficha Developer que ya conoces.
- En el cuadro de texto que se presenta a continuación, titula la macro como “RenameWorksheets” (renombra hojas de trabajo) e inicia la grabación presionando sobre el botón “OK”.
- Modifica el nombre de la “Sheet 1” (Hoja 1) por el de “New Name” (Nuevo nombre) y de esta forma se finaliza la grabación de la macro presionando sobre el botón en “Stop Recording” (Finalizar grabación).
El Editor Visual Basic presenta el código de las macros para editarlo
En las 4 líneas que se muestran de primeras y están debajo de la que empieza con Sub, se componen de textos que no influyen para nada en la funcionalidad estándar del macros y que tienen como objetivo principal presentar un mejor entendimiento del código.
Este texto, también es capaz de desactivar e forma temporal algunas líneas del código. Sin embargo, hay que destacar que a pesar de que las 4 primeras antes mencionadas no son para nada fundamentales y se pueden eliminar sin ningún inconveniente, es recomendable no hacerlo en caso de que no sea un usuario con experiencia previa.
¿Cómo crear diagramas y cuadros de diálogo con macros en Excel?
Teniendo en cuenta las ventajas notables que ofrece la herramienta de Excel denominada como Visual Basic, las cuales permiten ejecutar las más complejas tareas de una forma sencilla y eficaz, se debe destacar que si desea utilizar los comandos de forma frecuente para que optimicen las labores, no se debe dudar en utilizarla. También a través de la misma, se puede ampliar el conocimiento en cuanto al idioma de programación con el cual se manejan los códigos y otras actividades referentes.
Creación de un diagrama en un área de celdas
Sin dudas, una de las funciones que se utilizan con mayor frecuencia en Excel, es la de presentar los datos en forma de esquemas y/o gráficas. Esta, a pesar de su demanda, es una tarea que requiere de un extenso trabajo, por lo que los macros en Excel son la ayuda idónea para poder llevar a cabo esta labor. Para poder comenzar, primero debe crear un macro bajo el nombre “AssortedTasks” y activa la variable para el elemento:
Dim mygraphic As Chartobject
Luego, se procede a colocar una variable en la siguiente línea, la cual llevará el nombre de mygraphic:
Set mygraphic = ActiveSheet.ChartObjects.Add(200, 100, 400, 400)
Los valores que podemos observar en los paréntesis, son referentes a la amplitud del diagrama y se distribuyen de la siguiente manera: 200 y 100 son las coordenadas de la esquina superior del lado izquierdo, mientras que los 400, hacen referencia a la anchura y altura. Si se activa la macros, el programa de forma automatizada genera el elemento de acuerdo a los datos proporcionados, sin embargo, al no poseer ninguna opción determinada, el mismo se mostrará vacío.
Modificar celdas
Finalizado el paso anterior, se procede a introducir en la gráfica los datos que se mostrarán y se podrán visualizar en él. Para ello, se debe ajustar el macro, esto se debe a que la información va aumentando, por lo tanto, es necesario modificar la opción. Para que se pueda realizar esta tarea, se deben emplear una serie de códigos, los cuales servirán para modificar las celdas. Se utilizan de la siguiente forma:
Sub AssortedTasks()
Dim mygraphic As ChartObject
Set mygraphic = ActiveSheet.ChartObjects.Add(100, 50, 200, 200)
With mygraphic
.Chart.SetSourceData Source := Selection
End With
End Sub
Luego de introducir los códigos, se procede a comprobar que todo esté funcionando correctamente, para ello, se agregan los valores del uno al cinco en las celdas que se presentan como A1 – A5 y se activa el macros. El programa, expondrá los datos que se introdujeron en forma de gráfica de barras determinado.
Crear cuadros de diálogo
Otra de las características de los macros en Excel, es la posibilidad de generar cuadros de dialogo, de esta forma, mejora la experiencia del usuario, ya que el mismo, puede tener una mejor interacción con la aplicación. De esta forma, se puede crear una celda, en la cual se podrá introducir un valor que servirá para determinar un nombre específico, para que el mismo aparezca en el cuadro. Para ello, se debe nombrar al macros siguiendo los pasos anteriores, luego se procede a lo siguiente (en este ejemplo utilizaremos el nombre de “DialogOox”:
Sub DialogOox()
ActiveSheet.Range(«A1»).Value =
End Sub
Utilizando este código, el macros que se generó se hará cargo de que el texto que introdujo el usuario en el cuadro de diálogo, se almacene en la celda A1 de la hoja en ejecución. De esta forma se creará el cuadro de dialogó en dicha celda, esta característica mejora la experiencia del usuario.
¿Cómo importar o exportar macros en Excel?
Cuando ya se han grabado los macros en Excel, el usuario podrá compartirlos al igual que Programas portables con otros. Esto gracias a una interesante opción que presenta esta aplicación, la cual se encuentra definida en la herramienta complementaria Visual Basic, la cual sirve para importar o exportar macros en formato .bas y puedan ser integradas en un archivo Excel.
Hay que destacar que el programa impone una única condición para que se pueda realizar la labor antes mencionada, la misma, se refiere a que el macros debe estar activo en el documento al cual fue añadido. Sin embargo, Excel presenta ciertas limitaciones en este aspecto, las mismas, son para proteger la seguridad y privacidad de los usuarios. De esta forma, es capaz de bloquear todas las macros sin previo aviso.
No obstante, para evitar esto, existe una solución, la cual antes de llevarse a cabo, el usuario se debe asegurar de que los códigos son fiables y no tienen ningún tipo de inconveniente. Una vez que se revise la fiabilidad de los datos, se procede a lo siguiente:
Las opciones para activar o desactivar macros en Excel, se pueden encontrar en el Trust Center o centro de seguridad del mismo. Para poder realizar esta tarea, se debe ejecutar la pestaña “File”, se presiona sobre “Options”, luego se pulsa “Trust Center” y se prosigue a presionar «Trust Center Settings». Una vez finalizado el proceso, se puede acceder a “Macros Settings”, allí se pueden observar las opciones antes mencionadas.
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