¿Qué son los MRP 1? ¿Para qué sirven? y Tipos

El MRP 1 es un sistema destinado especialmente a la Planificación de las Necesidades de Materiales, una herramienta que sirve a las empresas para prestar un mejor servicio que se basa específicamente en cómo desarrollar un plan de control de todo el material que la empresa necesita para funcionar de manera interna y externa. Así que no deje de conocer cómo se usa este sistema a través de la lectura de este artículo.

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¿Qué es MRP 1?

El Material Requeriment Planning o MRP, es un sistema que se trabaja a través de un software por medio del cual cualquier empresa puede llevar la administración de todo su stock o mercancía en las diferentes etapas del proceso productivo, debe contar con un detalle minucioso del inventario de insumos, que es necesario para poder desarrollar de manera diaria su trabajo en la elaboración de los productos que debe comercializar.

Aunque parezca que son sistemas modernos, este tipo de gestión era usado desde de la Segunda Guerra Mundial para mantener un control de la logística de los armamentos, con el tiempo se fueron adaptando al ámbito empresarial y con la aparición de las computadoras se desarrollaron los programas que conocemos para ser implementadas como herramientas productivas de trabajo. En 1970 es cuando surge el nombre de la MRP como se conoce hoy día y su función era establecer una reducción de los inventarios que había en las empresas para disminuir sus gastos y tener un control en la producción.

Hoy día se considera que este software es necesario para que toda organización pueda tener un diseño de sus operaciones desde que comienza la fabricación de un producto hasta que este es entregado en cada uno de los puntos de venta, a fin de que estos sean entregados en un tiempo concreto. Este programa se trabaja en una computadora en donde se hace la inclusión de todas las funciones que se diseñan a través de la herramienta que se adecue a cada empresa.

Para que se hagan todas las gestiones necesarias y sobre todo para mantener ordenado, administrado y que se pueda usar eficazmente cada recurso o material que sea necesario para el proceso de producción. Es por este sistema MRP que una empresa actual se puede asegurar de tener todo el material necesario a su disposición y los recursos necesarios para hacer que todo el proceso, con una adecuada planificación realizada en una plataforma, no se vea dentro de un periodo de retrasos en los tiempos de entrega de pedidos.

Una entrega a destiempo por falta de materiales en el proceso de producción se traduce en una mala imagen de la empresa, lo que podría ocasionar su destrucción dentro de un mercado determinado. Además un retraso en entrega puede ocasionar más costos de producción a la empresa, que pueden ser perjudiciales para su economía, es por eso que esta herramienta se presenta como una de las posibilidades imprescindibles para realizar la administración de los materiales de producción.

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Estructura modular de los MRP

Cada software de MRP está compuesto por módulos que trabajan de manera independiente, pero que conforman una totalidad para tener a la mano la información deseada en tiempo real de todo el proceso productivo de una empresa. Por eso los MRP están compuestos por módulos destinados a:

  • Diseñar productos
  • Inventario
  • Control de calidad
  • Control de planta o de producción
  • Gestión de pedidos
  • Compras
  • Cálculos de costos o presupuestos
  • Informe de costos
  • Contabilidad general
  • Cálculo y Pago de impuestos
  • Flujo de efectivo.

Elementos que conforman el sistema MRP1

Como este es un sistema que sirve para agilizar un control de inventario de materiales para una entrega oportuna de pedidos, este dependerá siempre de cuál es la disponibilidad de materiales y recursos que tiene la empresa, por lo que su implementación ocasiona costos, en ocasiones millonarios. Este sistema debe procesar datos de manera constante, para que cada uno de los ítems tenga un consolidado de varios productos, se verifique que disponibilidad existe en la empresa y si es el caso hacer la emisión de la lista de los ítems o materiales que ya están faltando para que se repongan de una manera rápida.

Para que este sistema funcione debe tener ciertos elementos o partes para un buen funcionamiento. Esto se debe a que cada producto que está en la línea de producción debe ser revisado en sus componentes, subcomponentes o piezas. Hay empresas que en ocasiones no disponen de este tipo de información con detalle, así como otras que hacen el detallado del mismo en dos factores el costo de personal y otro para el costo de fabricación y de compras.

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Además cada empresa para hacer uso del MRP debe mantener siempre actualizada su lista de materiales, porque a cada avance tecnológico, el mercado se hace más exigente, y las actualizaciones deben ser permanentes, por lo que cada software debe sufrir de cambios de programaciones en ciertas fechas para mantener al día con los inventarios.

Control de Stocks o mercancía

Tener al día la información de lo que hay en el stock es primordial para que funcione el sistema MRP, por lo general las empresas disponen de sistemas computarizados para mantener al día la información del inventario y también tienen un sistema MRP para trabajar de manera integrada y que este inventario se actualice cada día, para determinar el momento oportuno en que haga falta materia prima.

Plan Maestro

Es la demanda que se debe efectuar de materia prima y que se determina por aquellos factores externos a la empresa, de todo lo que se ha producido y salido al mercado, este se mantiene para tener una previsión a futuro y evitar falta de materia prima, pero se ve cargado por la duda de lo que pueda pasar en ese tiempo, por eso el sistema MRP debe tener dentro de sus parámetros el que se pueda hacer alteraciones de demandas de productos que no se hayan previsto.

Hay empresas que hacen su plan maestro trabajando en tiempo real, y ante cualquier cambio en la demanda o en su stock hace las actualizaciones de manera inmediata en todos los datos, así como hay otras que hacen este trabajo de manera periódica o una vez al día.

Compras

Este es un módulo que viene en el sistema MRP y en donde se establecen los productos que han sido comprados, por el cual un departamento de compras puede tener un trabajo eficiente y ordenado. Muchas empresas basan sus existencias en la actualización de este sistema, a través de ellos es que hacen sus pedidos para reabastecerse de materia prima y todo se puede hacer directamente desde la computadora.

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Beneficios del MRP

Este sistema que ha sido diseñado en especial para tener una buena administración y un stock de ventas actualizado no solo en recursos, sino también en materiales para que la empresa no deje de ser productiva, trabaja en función al cumplimiento de tres objetivos primordiales que son que haya un buen disponible en el inventario, que estos niveles de inventario tengan riesgo reducido y que se haga la planificación a futuro.

Es por eso que esta plataforma le brinda una gran cantidad de beneficios a las empresas que se pueden ver a corto, mediano o largo plazo. Los beneficios que puede presentar una empresa que usa este tipo de sistema son:

  • Permite que las empresas puedan operar de una mejor manera con la posibilidad de mantener el control completo y en tiempo real de todo el inventario de materia prima y de los productos elaborados.
  • Se basan en el uso de estadísticas y datos históricos que tenga la empresa para hacer las previsiones necesarias de materiales, hacer los cálculos de volumen en compra de materia prima e insumos, y tener garantizado que la producción de la empresa no se verá afectada por falta de los mismos.
  • Se puede hacer una notable reducción de los riesgos de inventarios, reducción de los gastos que son innecesarios y mantener los inventarios de una manera real.
  • Ayudan a las empresas a que puedan tener una planificación y un diagnóstico de toda la producción, no solo basándose en registro históricos sino también, basándose en esta información, puede obtener las herramientas necesarias para hacer una planificación de largo plazo.
  • Permiten que se haga la planificación adecuada y acertada de todos los materiales y recursos necesarios para mantener la producción y sobre todo influir de manera significativa en el mejoramiento del periodo de entrega de los productos que se elaboraran con un tiempo mínimo de entrega.
  • Accede que toda organización que lo implemente pueda tener una reducción significativa de los costos de producción, lo cual tiene una amplia influencia en toda la cadena productiva desde que se comienza con la compra de la materia prima hasta que el producto llega a su destino final en los puntos de venta.
  • Todo esto se traduce en una disminución de hacer inventarios de manera constante y de tipo manual, la producción se hace en un menor tiempo y la entrega es oportuna, lo que trae satisfacción a los clientes.
  • El stock nunca se verá agotado.
  • Reducirá los riesgos de trabajar horas extras al personal y un aumento de la producción por persona.
  • Disminución de costos operativos y aumento de beneficios no solo para la empresa sino también para sus trabajadores.
  • Se establece una coordinación entre los programas de producción y los inventarios, pudiendo determinar el momento en que se presente un problema y que se pueda solucionar oportunamente, porque existe una planificación previa para poder comercializar los productos.

El MRP 2, sucesor del MRP 1

El MRP 2 se le conoce como Manufacturing Resource Planning por sus siglas en Infles y se le agrega un 2 para hacer su diferenciación del MRP original, este método o sistema de planificación aparte de ocuparse del proceso productivo y del control de los inventarios de recursos en la fabricación de los productos, también se encarga de hacer un análisis completo de todo lo que sucede mientras se hace la producción de cada producto.

Todo esto para tener a la mano la información de los estados financieros que se ejecutan mientras se hace el ciclo de la producción, hacer los reportes de todo el ámbito laboral, su eficiencia y gestiones en el cumplimiento de toda la programación. Aparte de tomar en cuenta el proceso del tiempo para entrega de pedidos a puntos de venta, no solo  se basa en la planificación y administración de los inventarios sino  también en la disponibilidad que haya de mano de obra y su capacidad, la coordinación para conseguir materias primas y todo lo que tenga que ver con la producción.

Por eso es necesario que una empresa que use el MRP 2 deba tener con precisión todos los datos recopilados que intervienen en el proceso de fabricación para trabajar con ellos en una planificación acertada, y orientar sus estrategias hacia los recursos humanos de la empresa. Para muchos el MRP 2 es un método muye efectivo para administrar los recursos de las empresas porque integra la planificación comercial, el plan de ventas, plan de operaciones, producción, planificación de materiales, la capacidad de la empresa y los estados financieros, por lo que los departamentos de ventas y el de operaciones debe trabajar de manera integrada para tener una labor más eficiente.

Este sistema se puede implementar en empresas que tengan muchas relaciones con proveedores y clientes, las que tienen órdenes para trabajo atrasadas, que trabaje con muchas horas extras en su personal, o que tengan un alto contenido de mercancía o materia prima en productos no terminados. Este método tiene como objetivos conseguir que una empresa pueda lograr:

  • Que se disminuyan los costos de la mercancía que se encuentra en stock
  • Mejorar las relaciones con los clientes
  • Que se reduzca las horas de trabajo extra y la contratación de mano de obra adicional para terminar a tiempo con la producción.
  • Que la productividad aumente y que bajen los costos de fabricación.
  • Que la empresa se pueda adaptar a las demandas reales que pueda haber en el mercado.

Características del MRP 2

El MRP 2 consta de cinco niveles, en donde los primeros 4 son de planeamiento y el último es el que está destinado a la producción y el control. En cada nivel debe haber una respuesta de cuándo y en qué cantidad va a haber una producción y sobre todo cuales recursos se tienen disponibles partiendo de cuál es la capacidad actual de la empresa. Por eso de tener siempre:

Planificación y control de la capacidad: que materiales requiere la empresa: materia prima, dinero, recurso humano adicional.

Niveles determinados de la planificación: en donde cada procedimiento de cada departamento quede establecido para que el sistema pueda funcionar de manera correcta.

Política del plan maestro: con una adecuada y planificada estructura que tenga toda la documentación necesaria, incluyendo los gastos financieros para que el sistema pueda ser exitoso.

Simulaciones: establecer programas simulados de las previsiones a futuro de la empresa.

Controlen bucle cerrado: que todos los datos que se manejen sean los que alimenten el sistema durante todo el proceso productivo para hacer los ajustes necesarios en el momento adecuado.

Beneficios del MRP 2

Los beneficios son grandes para aquellas empresas comerciales que tienen un gran volumen de fabricación de productos, porque pueden tener siempre un cronograma y una tasa de producción que les ayude a minimizar los riesgos de pérdidas y aumentar el margen de las ganancias, porque con ella tienen una información concreta y completa de todo los recursos y materiales que tiene la empresa para cumplir con su producción.

Con este sistema no existe un exceso de inventario, porque se hace una administración y gestión de todo el stock o mercancía que está dentro de la empresa de una manera continua, en otras palabras la empresa no hace acumulaciones de materia prima que no necesita, lo cual hace que se reduzcan los costos de la fabricación de los productos.

Diferencias entre MRP 1 y MRP 2

Las diferencias entre ambos son bastantes evidentes, y se puede decir que uno de ellos es la continuación del otro, pero en general se diferencian en que el MRP hace la planificación de acuerdo a las necesidades de acumular materia prima, tiene un plan maestro para hacer seguimiento solo a la producción, además este sistema surge de mucha practica y experiencia en su uso porque es un sistema abierto.

En cambio el MRP 2 se encarga de hacer una planificación de cuál es la capacidad de recursos que necesita la empresa haciendo un estudio de la demanda del mercado, no solo abarca la producción, sino que también ocupa otros departamentos en sus análisis, lo que hace que la productividad se mejore, por eso la empresa que use este tipo de sistema debe sufrir un cambio a nivel general en su comportamiento porque es un sistema de tipo cerrado. A grandes rasgos se puede establecer sus diferencias en:

Planificación: el MRP hace proyecciones de necesidades de compra de materia prima, el MRP 2 abarca más de lo que es la compra de materiales ya que toma en cuenta todos los recursos necesarios para el proceso productivo.

Plan de trabajo: el MRP se basa en un plan de producción, el MRP 2 hace estudios de la demanda y del mercado antes de hacer el plan de producción.

Ámbito de trabajo: el MRP solo trabaja con el proceso de producción, en cambio el MRP 2 abarca todos los departamentos de la empresa que tiene que ver con el proceso productivo: compras, producción, recursos humanos, administración, etc.

Origen: el MRP surge de la experiencia de la propia empresa y el segundo surge por la manera como esta empresa se debe comportar para tener una planificación adecuada de trabajo.

Adaptabilidad: el MRP no es adaptable o modificable, en cambio el MRP 2 se va adaptando a la forma en que se mueve el mercado para hacerse más eficiente y mejorar su productividad.

Diferencia entre el sistema MRP y el ERP

Un sistema o software ERP es usado por empresas para tener gestiones, planificaciones y mantener todos los registros que tengan injerencia con los recursos comerciales de una empresa: materiales, laborales, finanzas y propiedades. Pero los sistemas MRP son plataformas que sirven para hacer una planificación adecuada de los materiales o materia prima que se necesitan para la fabricación de los productos de una empresa.

Ambas plataformas son usadas como sistemas que ayudan a tener una planificación de necesidades empresariales y de materiales, por lo que se puede decir que ambas están relacionadas de alguna manera. Esto no implica que de tener una de estas plataformas, pueda ser sustituida por la otra, aunque parezca que tengan las mismas funciones.

Se puede usar un sistema ERP cuando la empresa no tenga un carácter multinacional, es decir, que es usada por empresas pequeñas y medianas, y los sistemas MRP son usados por empresas grandes cuyo nivel de comercialización abraca un gran mercado o es internacional.

  • El ERP tiene una base de datos que está centralizada de toda la empresa, el MRP tiene una base de datos para aprovisionar a la empresa de materia prima para la producción, es decir solo controla los inventarios. El MRP 2 es más amplio porque planifica en función de todos los recursos de la empresa asegurando su productividad y usando todos los departamentos de la empresa.
  • El sistema ERP tiene componentes que interactúan entre ellos y con las operaciones que forman parte del mismo. El MRP tiene un solo plan de trabajo en la producción y el MRP 2 aparte de la producción usa estudios de demanda en el mercado.
  • El sistema de datos de las ERP se registran en una sola ocasión de manera completa y que debe ser conocida por todos los departamentos, por lo que los datos deben actualizarse constantemente. La MRP solo tiene datos de producción y el MRP 2 abarca aparte de la producción, la calidad, las ventas, compras y recursos humanos, materiales y financieros de la empresa.
  • En las ERP se deben hacer estudios y cambios en los procesos de la empresa para adaptarse a ellas, en cambio las MRP trabajan por experiencia de la empresa y por cómo se comporta la compañía.
  • Las ERP está compuestas por módulos o aplicaciones, el MRP es un sistema abierto, y el MRP 2 es un sistema cerrado.
  • Por último el ERP requiere que se haga la instalación de un software en cada terminal en donde se vaya a implantar el proceso de gestión para especializarse en sectores y en determinadas empresas, las MRP se adaptan en el mercado enfocándose en la productividad.

Como podemos ver cada uno de estos sistemas se puede implementar dependiendo de si la empresa es pequeña, mediana o grande y de cuál es el comportamiento que se quiere que esta empresa tenga dentro de un mercado determinado. En cada uno de los casos se requiere que haya mejoras dentro de la organización sobre todo con las que tienen que ver con el sistema productivo viendo siempre el futuro de la empresa, por lo que las acciones que se deban tomar debe ser acertadas desde un primer momento para que la empresa pueda ser competitiva dentro del mercado.

Entre cada uno de ellos existen sus diferencias, y en cada caso de implementación siempre se debe hacer un estudio completo, lo que implica que se debe tener al día toda la información de la empresa desde los datos financieros hasta los recursos materiales y humanos que se dispone en ese momento, cada dato que se tenga es importante para hacer los análisis correspondientes.

De la misma manera como cualquier otro tipo de procedimiento cada uno de los sistemas debe ser actualizado y tener un mantenimiento para que siga funcionando de una manera óptima, y sobre todo que pueda mantener a la empresa dentro de un estándar de producción adecuado para mantenerse dentro del mercado operativo.

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