Partes de la Ventana de Word y sus Funciones

Microsoft Word sigue siendo el programa con mayores prestaciones a la hora de editar un documento de texto. Pero en ocasiones ello resulta ser desconocido para muchos usuarios. Quizás la incesante oleada de cambios en esta aplicación haya provocado que muchos usuarios acudan a soluciones más simples. Pero ello sería una vuelta al pasado, en este artículo te ayudamos a conocer cuáles son las Partes de la Ventana de Word.

Partes de la Ventana de Microsoft Word

Fue hace casi cuatro décadas que la casa desarrolladora de software Microsoft hizo el lanzamiento del software informático de nombre Word. Éste se define esencialmente como un procesador de texto y se considera como el de más extenso uso en la actualidad para la edición de documentos digitales. Word es una aplicación que se encuentra presente en casi todo computador tanto personal como empresarial dada su simplicidad de uso y sus poderosas características. Word es parte del Paquete o Suite Office que igualmente comercializa Microsoft.

Mediante la aplicación Word es posible redactar documentos, monografías y toda clase de artículos, cuyo texto se puede estructurar y organizar de forma impecable. A la hora de la edición se puede escoger tanto el formato de texto (tipo de fuente, negrita, cursiva, etc.), la estructura de párrafos e interlineado, así como igualmente es factible configurar lo concerniente a la página de impresión (tamaño de hoja, disposición, etc.)

Se debe destacar que Word no es meramente un procesador de palabras, sino que también es posible insertar imágenes que le den mayor valor a lo que se está escribiendo, o gráficos para representar cifras estadísticas. De igual modo, Word no solo incorpora una gran variedad de formatos y herramientas sino que su corrector ortográfico es de gran ayuda a la hora de detectar las faltas a nivel de ortografía o gramática. Asimismo Word puede interactuar con otras aplicaciones de la Suite Office mediante el pegado de gráficos y datos.

En los siguientes párrafos detallaremos todos los elementos que se encuentran presentes en la ventana de trabajo de Word, y mayormente en lo reseñado acá se hace alusión a la versión 2019 de Microsoft Word.

Estructura de la Ventana de Word

Cuando se desea trabajar con Microsoft Word es importante conocer todo los elementos que se encuentran disponibles en el Área de Trabajo o de edición del documento. Entre las más importantes se encuentran la Sección de Presentación y las Barras de Acceso Rápido, de Titulo, de Menú, de Desplazamiento y de Estado. De ellas, es la Barra de Menú la de mayor relevancia, ya que en ella se encuentran dispuestas la mayor parte de las herramientas con las que podemos agregarle valor al contenido del documento a redactar.

Sección de Presentación

Al ejecutar la aplicación Word, sin hacer referencia a algún documento previamente creado, lo que primeramente se nos presentará es su pantalla de Inicio que podemos denominar como Sección de Presentación. En esta ventana del lado derecho podrás ver tres opciones: «Inicio», «Nuevo» y «Abrir». En la primera se te muestran varios diseños o plantillas que te podrían servir de base para crear un texto desde cero. Suele comenzarse con la plantilla “Documento en blanco” y desde allí desarrollar el texto.

Al dar clic en el diseño que sea de nuestro interés, dicha plantilla será abierta como modelo en una ventana nueva. Allí podremos agregar directamente el texto deseado, o igualmente pegar alguna información que hayamos copiado de otro documento. En la opción de «Nuevo» asume por defecto la selección de un documento en blanco para comenzar la creación del texto, y la opción «Abrir» te conduce a escoger, de una lista, un documento ya anteriormente creado para proseguir con su edición.

En la parte inferior de esta pantalla de Inicio igualmente se puede ver una sección de nombre “Recientes”; en la cual se listan los documentos más recientemente usados, editados o guardados. Asimismo se muestran en esta «Sección de Presentación» otras opciones referentes a la Licencia del programa Word, para el envío de Comentarios y para configurar Parámetros de Inicio adicionales.

Barra de Acceso Rápido

Al seleccionar la opción de redactar un «Documento en blanco» se nos mostrará una nueva ventana con una hoja completamente en blanco para ser editada, mientras que en la parte superior nos serán presentados una serie de opciones y herramientas con las cuales podremos darle forma y obtener el documento final que deseamos.

Una de dichas herramientas es la barra de «Acceso Rápido», la cual podemos localizar en la esquina superior del lado izquierdo de la pantalla. Esta barra sirve para mostrar aquellas opciones que utilizamos con mayor frecuencia y la podemos configurar a nuestro gusto mediante la flecha que se encuentra más a la derecha. Al colocar el cursor del ratón por encima de cada opción o botón (sin dar clic), se nos exhibirá el mensaje sobre la utilidad de cada una de dichas opciones. A modo de ejemplo mostramos la utilidad de algunos de sus botones:

Guardar: este botón sirve para guardar los cambios realizados sobre el documento. Asimismo, mediante el teclado, se puede ejecutar tal operación, pulsando de forma conjunta las teclas Ctrl+G.
Deshacer: se emplea este botón para echar atrás algún cambio previamente hecho. Se puede igualmente acceder con el atajo Ctrl+Z.
Repetir o rehacer: por medio de este botón se puede revertir la última operación realizada, pudiendo con ello retornar a la situación previa. Atajo Ctrl+Y.

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Barra de Título o Nombre

Esta barra se muestra en la parte superior de la ventana de Word y en ella se indica el nombre del documento que estamos editando. Al momento de crear un documento en blanco, éste recibe, por defecto, el nombre de «Documento 1». En el momento cuando se procede a guardar el documento en edición, se habilita la opción de asignarle un nombre apropiado, así como se puede escoger la carpeta donde se le desea archivar.

Adicionalmente se pueden localizar del lado derecho de esta barra, una serie de botones, entre otros, que son de uso general y que se encuentran presentes en casi cualquier aplicación:

Minimizar: con este botón se puede minimizar de forma completa la ventana de Word, con lo que ésta puede ser ocultada más no cerrada. Si deseamos mostrarla de nuevo debemos dirigirnos a la Barra de Tareas de Windows y la reconoceremos por el ícono de Word.
Minimizar tamaño: con esta opción es posible reducir el tamaño de la ventana de Word. En dicha condición minimizada podemos adecuar su tamaño a discreción. Para retornar la ventana a su tamaño completo solo demos pulsar el mismo botón, que ahora toma el nombre de “Maximizar”.
Cerrar: este botón se emplea para cerrar la aplicación abandonando así por completo el documento. De existir cambios aún pendientes de guardar se te presentará el cuadro de acciones correspondiente.

Barra de Menú

Esta barra se encuentra debajo de las barras de acceso rápido y de título. Se constituye en la pieza principal para la edición de documentos, y está compuesta de diez pestañas horizontales, cada una de ellas contentivas de una serie de herramientas con las que se puede moldear el aspecto del documento en proceso. Dichas pestañas son:

Archivo
Inicio
Insertar
Diseño
Disposición
Referencias
Correspondencia
Revisar
Vista y
Ayuda

Cómo opciones adicionales se presentan los botones «Que Deseas Hacer» y «Compartir». Cuando es seleccionada cada pestaña se despliega una cinta de opciones en la que se disponen un conjunto de herramientas para la edición del documento. Las pestañas que con más frecuencia se utilizan son:

Archivo

Esta pestaña es de uso general y sus opciones tienen que ver más con el manejo del documento en sí que con su edición. Las opciones mostradas son similares a las de la «Sección de Presentación», a la cuales se agrega un menú con varias otras acciones, entre ellas:

Guardar los cambios realizados sobre el documento actual
Guardar el documento actual en una carpeta concreta de una unidad de disco y de forma simultánea poder darle otro nombre
Presentar la información referente al documento actual
Imprimir y configurar las opciones de impresión del documento
Opciones para compartir o exportar el documento en distintos formatos
Cerrar el documento actual

Una de las secciones de Microsoft Word 2019 que no parece de gran interés es la opción de «Cuenta >> Tema de Office». En ella podrás observar distintos temas o colores para elegir de entre ellos el diseño de tu ventana actual de Word. Los colores que se podrán escoger son: multicolor, gris oscuro, negro y blanco.

Inicio

Al dar clic en la pestaña de «Inicio» se nos mostrará una barra o cinta con un conjunto de opciones y sus secciones de trabajo, agrupándose en cada una de ellas las distintas acciones o herramientas que pueden utilizarse en la edición del documento. Dichas secciones sirven para ordenar y separar las herramientas de acuerdo a determinados criterios. El nombre de cada sección se localiza en la parte de abajo de cada cinta de opciones. A modo de ejemplo, en la pestaña de inicio se encuentran:

Portapapeles: En esta sección se puede disponer de las opciones:

Pegar: se utiliza para el pegado de un texto dentro de la hoja (Ctrl+V).
Cortar: se emplea para el copiado del texto previamente seleccionado, el cual es luego eliminado de su lugar de origen tras completarse la operación (Ctrl+X).
Copiar: gracias a esta opción solo se copia el texto ya seleccionado, el cual permanecerá en su lugar de origen tras completarse la operación (Ctrl+C).
Copiar formato: Con esta acción se pueden copiar ciertas características de un texto, como el tipo de fuente, tamaño y color para ser aplicadas a otro texto.

Fuente: Este conjunto de herramientas se utilizan para modificar o seleccionar cualquiera de aquellas características concernientes al tipo de letra, su tamaño, su color, sus efectos, etc.

Párrafo: Consta de una serie de herramientas para editar la estructura del texto en proceso; como son la separación entre párrafos, el interlineado, viñetas para enumerar ítems, sangrías, sombreados, etc.

Estilos: En esta sección podremos encontrar distintos juegos de fuentes de letras y tamaños, así como estructuras predefinidas para ser utilizadas como encabezados y títulos que resultan de mucha utilidad para crear índices en el documento.

Edición: Aquí se encuentran herramientas para realizar búsquedas de textos dentro del documento, así como para reemplazar un texto por otro. Igualmente se puede realizar la selección de un texto u objeto dentro del documento.

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Insertar

Al hacer clic sobre la pestaña de «Insertar» igualmente se muestra una cinta con una serie de opciones y sus secciones de trabajo con todas las posibilidades de inserción que se pueden efectuar en o para un documento particular. Las secciones o grupos de trabajo presentes son:

Páginas: Esta opción permite insertar páginas en blanco a partir de la ubicación actual, así como portadas o saltos de página
Tablas: Se presta para la inserción de tablas para el agrupamiento de datos, pudiendo establecerse de una misma vez las dimensiones de las mismas.
Ilustraciones: A través de esta opción se pueden agregar imágenes almacenadas en el mismo computador o se pueden descargar de Internet. Asimismo es factible insertar objetos como formas, figuras y gráficos.
Complementos: Aquí se encuentran opciones para poder usar complementos o aplicaciones de la tienda de Office, así como para efectuar búsquedas directamente en la página de Wikipedia.
Multimedia: Esta opción permite agregar al documento videos en línea.
Vínculos: Por medio de esta opción pueden ser añadidos enlaces a una página web como parte del texto.
Comentarios: Permite agregar comentarios a cierto texto previamente seleccionado. Obviamente dichos comentarios deben estar relacionados con dicho texto y se mostrarán a un lado de la página de Word.
Encabezado y pie de página: son herramientas que se usan para insertar un texto en la parte superior de la página (encabezado) o en la parte inferior (pie de página). Asimismo puede aquí activarse la opción para mostrar la numeración de las páginas del documento.
Texto: en esta sección es posible, entre otras funciones, insertar un cuadro y colocar un texto dentro de él; pudiendo ser desplazado dicho cuadro a cualquier parte de la página.
Símbolo: Mediante la opción de “ecuación” es posible insertar ecuaciones matemáticas en el documento, mientras que la herramienta “símbolo” se utiliza para insertar caracteres especiales, científicos, de otro idioma o que no estén contemplados en el teclado

Diseño

En esta pestaña se encuentran las opciones de diseño que se puede aplicar al documento en edición. Entre ellas podemos destacar las siguientes:

Temas: En esta sección se encuentran las diferentes plantillas que pueden ser utilizadas para personalizar la página del documento
Formato del documento: en esta sección se despliegan las distintas opciones y modelos que se pueden aplicar a los párrafos y su forma, separación o aspecto. Igualmente es posible modificar y personalizar el color de las páginas y agregar bordes o marcas de agua.

Disposición

Esta pestaña está igualmente relacionada con la configuración de ciertas características del diseño del documento, como establecer un fondo en la página, modificar la organización de los componentes así como la sangría y el espaciado entre párrafos.

Configurar página: En esta sección se configuran principalmente los márgenes de las hojas del documento, su orientación (vertical u horizontal); así como su tamaño y si deseamos separar el texto en dos o más columnas.
Párrafo: En esta sección se puede observar de modo más detallado lo atinente a la sangría y el interlineado de cada párrafo.
Organizar: Mediante esta opción es factible organizar las imágenes o cuadros previamente insertados en el texto, pudiendo ajustarlos a la posición o ubicación que deseemos.

Referencias

En esta pestaña de la barra de herramientas se reúnen un conjunto de aplicaciones que nos posibilitan agregar diferentes clases de referencias en el documento para una mejor compresión de su contenido. Cómo parte de esas referencias podemos citar a las tablas de contenidos, notas al pie, citas, títulos, índices, y demás.

Tabla de contenidos: Este elemento es mejor conocido por los usuarios como el índice de contenidos, mediante el cual es posible organizar los contenidos en diferentes niveles para que nos sirven de guía en el documento.
Notas al pie: Estas se utilizan para realizar acotaciones adicionales al final de la página del documento lo que es de mucha utilidad en temas de difícil comprensión.
Citas y biografía: En este apartado se pueden introducir en orden alfabético aquellas fuentes de información que son de ayuda en la redacción del documento.
Títulos: Cómo su nombre lo indica, esta opción nos permite añadir títulos a la página que actualmente estamos editando.
Tabla de autoridades: Mediante esta opción se pueden citar a aquellas autoridades que pueden servir de respaldo al contenido del documento.

Correspondencia

En esta pestaña se encuentran, entre otras, aquellas herramientas de Microsoft Word que han sido diseñadas para agilizar el proceso de envío de correspondencia mediante documentos de texto. Estas herramientas comprenden desde cómo crear un sobre hasta la poderosa herramienta de combinar correspondencia, con lo que es posible crear variadas copias para distintos remitentes de modo totalmente automático.

Crear sobres: Con esta herramienta que nos proporciona Word es posible dar una estructura al documento en edición para que pueda llegar a imprimirse por medio de un sobre.
Crear etiquetas: Esta opción es bastante semejante a la de crear sobres, pero está centrada particularmente en la creación de etiquetas. Nos suele facilitar la tarea de elaborar una estructura solida para la correspondencia.
Combinación de correspondencia: Esta es una opción sumamente eficaz si deseas remitir cartas con un mismo formato a muchas personas pero con el agregado de modificar pequeños detalles a las mismas. Posibilita crear un documento de texto con campos que pueden variar como por ejemplo el nombre, la dirección, entre otros elementos con el propósito de facilitar tu tarea.
Seleccionar destinatarios: Aquí únicamente abras de introducir y crear los nombres de los destinatarios de la correspondencia, lo cual debe hacerse en formato lista.

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Revisar

En esta pestaña tendremos a disposición, entre otras, las herramientas operativas para corregir el documento en sí. Con ellas podremos corregir todos lo concerniente a la ortografía de nuestra redacción, hasta conseguir sinónimos, efectuar traducciones y proteger el archivo contra copias ilegales.

Ortografía y gramática: Esta portentosa herramienta nos permite corregir las faltas ortográficas que puedan existir en el texto, asimismo se podrán corregir los errores gramaticales.
Referencia: Esta herramienta se utiliza para añadir las referencias a nuestro documento, alcanzándolo al buscar en diccionarios lo que ellas significan.
Sinónimos: Esta opción cuenta con la función de no permitir que el texto se torne repetitivo, haciendo posible que podamos sustituir palabras por sus sinónimos, logrando con ello, que la lectura resulte más fluida.
Contar palabras: Este elemento opera como un sencillo contador de palabras, permitiéndonos con ello registrar el conteo de las palabras escritas.
Traducir: Esta herramienta posibilita simplemente traducir el texto previamente seleccionado al idioma que haya configurado el usuario.

Vista

A través de esta pestaña se encuentran dispuestas, entre otras, las herramientas concernientes a la correcta visualización del documento. Se encuentran disponibles opciones como por ejemplo: qué se puede ver u ocultar en la pantalla del documento, modificar la vista del documento, ajustar el zoom para una más apropiada visualización, y determinar la configuración de las ventanas que se van a usar.

Regla: Agrega una regla en los márgenes superior e izquierdo del documento, con la finalidad de disponer de todos los elementos del modo más ordenado posible.
Cuadrícula: Esta opción agrega una cuadricula para lograr una visualización general en toda la pantalla.
Panel de navegación: Permite mostrar o en su defecto esconder el panel de navegación del documento.
Zoom: Nos da la posibilidad de distanciar o aproximar el documento para su mejor visualización. Su función reside esencialmente en poder ver el documento a una distancia que nos resulte cómoda.
Una página: Esta opción nos permite presentar en una sola página el documento actual, con la finalidad de poder visualizar mejor sus detalles.
Dos páginas: En este caso se nos exhibe el documento actual de a dos páginas a la vez, y su propósito es poder visualizar de mejor manera la estructura del documento para efectuar cambios estéticos y de forma.

Barras de Desplazamiento

Las barras de desplazamiento son unos elementos gráficos que nos permiten desplazarnos dentro del documento de forma vertical u horizontal independientemente de cuan alejado o cercano se encuentre el zoom. La barra vertical se localiza del lado derecho de la pantalla y la horizontal en la inferior por encima de la barra de estado. La barra de desplazamiento vertical siempre se puede ver, más la horizontal únicamente se encuentra visible cuando la anchura del documento supera el ancho de la pantalla.

Barra de Estado

La podemos encontrar en la parte inferior de la ventana de Word, y en ella podremos visualizar el número de páginas u hojas que constituyen al documento, el número de palabras en el texto así como el idioma del corrector ortográfico. Del lado derecho de esta barra se encuentran algunas opciones para visualizar el documento, ya sea en «Modo lectura», «Diseño Web» o «Diseño de Impresión», presentándose por defecto es esta última opción. Finalmente se encuentra la opción de “Zoom” para acercar o alejar el contenido del documento en pantalla.

Recomendaciones para Usar Word y sus Partes

A la hora de editar un documento con Microsoft Word debemos tomarnos unos minutos para conocer todos los elementos que lo componen. Dicho conocimiento redundará en la obtención de un documento final que ha aprovechado en gran medida las herramientas de que dispone dicha aplicación. Una de las más sanas recomendaciones que se puede dar es, siempre que puedas utiliza la opción de guardar el documento, con ello evitaras perder los avances alcanzados en el desarrollo del mismo.

Este consejo surge debido a que a veces perdemos información al ocurrir fallas eléctricas contras las cuales no estamos protegidos o porque simplemente cerramos por equivocación el documento. Es de suma importancia familiarizarnos con el botón de guardar. Es fácilmente identificable ya que es un pequeño diskette azul que generalmente se encuentra en la parte superior izquierda de la pantalla así como en la barra de herramientas en la pestaña de «Archivo».

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