El plan de cuentas de una empresa son todos aquellos controles y sistemas que se aplican a los registros e informes de la contabilidad, conoce más de este tema leyendo el siguiente artículo.
Plan de cuentas de una empresa
Se considera a todo lo que tenga que ver con las cuentas llevadas en la contabilidad de la empresa y de qué forma pueden ser gestionadas para su optimización. Toda empresa debe contar con una organización que le permita mantener el equilibrio administrativo en cada una de sus cuentas.
El resultado a todo esto se refleja en una gestión sana y estable, además permite mantener el control del patrimonio empresarial. Más que un plan o estrategia se considera una necesidad de cada gerente, el cual debe elaborará anualmente y con sus rectificaciones que ayudan a mejorar el rendimiento de la organización.
El plan cuenta con un sistema donde se registran, ordenan y controlan en forma clasificada cada uno de los movimientos relacionados con las cuentas diversas de la empresa. Del mismo modo permite organizar cada proceso contable para que sea ajustado a las realidades.
El siguiente artículo Análisis de la competencia establece una descripción interesante para ampliar la información de este tema.
Estructura
Hoy en día existen diversas arquitecturas de sistemas que ayuda a mejorar los registros y el manejo de las cuentas. Sin embargo depende mucho de las características de cada organización, De manera que no se puede establecer un plan general que sea aplicado a todas las empresas por igual.
La estructura y forma permite mantener un orden en cada una de las cuentas según su razón, sin embargo la cuentas siempre determinan el equilibrio en el activo pasivo, cuenta de gastos compras ingresos y egresos. Esto permite establecer planes de compra y mantener los inventarios en orden.
No obstante la presentación de los estados financieros se hace más rápido y eficiente, de una manera sencilla se pueden mostrar el flujo de caja, el balance general, el verdadero estado de resultados y patrimonio.
Consideraciones
Es importante saber que un plan de cuentas jamás puede ser improvisado, se debe considerar dentro de la planificación de actividades operativas anuales de cualquier organización. Su estructura permite establecer un presupuesto serio y eficiente, por lo que se deben tomar en cuenta una serie de elemento financiero para poder llevarlas a cabo:
Integral
Es una forma donde se debe ofrecer y mostrar todos los movimientos de las cuentas que se manejan dentro de la empresa. Cada suceso y relación debe estar registrada en esos movimientos sin excluir ningún tipo de detalle.
Sistemático
Cuando se plantea este término se establece un proceso en el cual es importante mantener un orden establecido y considerar cada una de las clasificaciones de las cuentas. El orden sistemático permite ofrecer a los interesados números transparentes para ofrecer datos reales y prácticos.
Flexibilidad
Con una buena estructura organizada de las cuentas se obtiene un manejo de las mismas, de esa forma y por diferentes motivos se incluyen o se sustituyen otras cuentas así como la sustitución de las innecesarias pueden ser incluso eliminadas. Siempre dependiendo de las actividades propias de la organización.
Un buen código contable
En los registros no se deben mantener códigos indescifrables, ni tampoco utilizar una terminología poco clara. Las cuentas deben reflejar directamente a lo que se hace referencia.
Para ello es importante evitar que hayan divergencias en los nombres y sobre todo aquello que se asigna a cada una de las cuentas.
Para conocer más sobre este tipo de planes te recomendamos el siguiente artículo Técnicas de creatividad empresarial donde se detallan aspectos muy interesantes relacionados con este tema
Estructuración
A continuación detallaremos una forma en cómo se puede estructurar un plan de cuentas para una empresa sencilla; no es un modelos a seguir solo una referencia que sirve para mostrar a los interesados la forma y composición del plan. Cómo dijimos anteriormente todas las empresas son diferentes y tienen características muy diversas.
Clasificación
El primer paso es clasificar las cuentas tomando en consideración cada una de las prioridades de la compañía y teniendo como base los conceptos y contenidos contables, de manera que una primera estructura puede ser de la siguiente manera:
Clases de cuenta compuesta por Activo, Pasivo, Patrimonio, Ingresos, Gastos, Costo de Venta, Costo de producción, Cuenta deudora, Cuenta de orden acreedora
Por grupos
Después de establecer una estructura y se determinan los grupos donde ubicarlos procedemos a la clasificación en su lugar respectivo; por ejemplo la primera de activo, en donde asignamos grupos en los cuales deben contener todo lo relacionado con los activos de la empresa. En ella incluimos el grupo de cuentas de activo corriente, activo no corriente y cuentas en general.
Dentro del activo corriente se pueden agregar las cuentas de efectivo y equivalentes de efectivo, donde se registran actividades relacionadas con la liquidez de la empresa. Sin embargo la mayoría de las estructuras y el plan de cuentas son elaborados por especialistas en contabilidad.
Subcuentas
En este grupo se encuentran los elementos que comprenden cada una de las cuentas, por ejemplo, dentro de la cuenta de activo, la subcuenta de activo corriente efectivo y equivalentes de efectivo, se agrega la cuenta de caja, donde todos sabemos que se llevan los registros relacionados con el flujo de entrada y salida de efectivo y otros.
Cuentas auxiliares
Son pequeñas cuentas que se anexan a la cuenta de caja o a las subcuentas de las cuentas auxiliares, permiten integrar los procesos de registros de pagos con tarjetas, cheques o transferencias. Sirven de mucha ayuda y permiten apreciar cierto movimiento no directo que se realizan en la cuenta de caja, aunque igualmente forman parte de ella.
De esta forma se toman en cuenta el resto de las cuentas de pasivo patrimonio y las que sirvan para determinar los registros necesarios, que posteriormente servirán para un mayor control y evaluación de las cuentas.
Software contables
Todos los sistemas de registros control y administrativos están siendo automatizados a través de programas que permiten llevar los controles de una forma más eficiente, rápida y precisa. Para ello hoy en día se consiguen en el mercado diversos software contables que ayudan a agilizar estos registros.
Tiene la ventaja que se adaptan a las necesidades de cada empresa, son muy buenos para establecer una plan de cuentas, además muy flexibles con respecto a los sistemas estructurales de cada organización. Permiten minimizar los errores hechos por las personas, logrando registros muy estables, pero veamos realmente otros beneficios que genera el softwares contable:
- Son fáciles de comprender, leer y descifrar.
- La interfaz es amigable y adaptable a cualquier ambiente contable.
- Son intuitivos y no crean confusiones.
- Se adaptan fácilmente a los proceso de pago de impuestos y otros tributos, solo necesitan una buena programación para llevaros al día.
- Cada proceso está integrado, el software permite conectar diversos procesos contables al sistema.
- Se consiguen muy fácilmente en el mercado.
El software contable hoy en día representa una gran ventaja para muchas empresas, agilizan los procesos y son una herramienta necesaria para estos tipos de registros. Recordemos que muchos registros manuales están en desuso y la capacidad para retomarlos es nula, no arrojan fiabilidad, así que decídase ya a obtener un software de este tipo para su empresa.
El siguiente artículo Investigación de mercados te ayudará a conocer de que forma se pueden conseguir alternativas para adquirir el mejor software.
Ventajas
Por supuesto que la implementación de un plan de cuenta de una empresa representa una gran ventaja, sobre todo si el mismo proceso es automatizado. La gestión de una organización debe considerar aspectos relacionados con la organización y esto realmente puede ser logrado cuando se consideran los procesos de forma sistematizada.
Los procesos en las empresas generan diversos movimientos incluidos en el aspecto físico, generando facturas, recibos, forma de pago, pagares entre otras. Lo que resulta engorroso para su registro y control. El plan de cuentas de una empresa también debe tomar en cuenta este aspecto, sin embargo pudiéramos decir que sería uno de los pocos problemas que presenta una estrategia de este tipo.
Cada proceso contable es tedioso y difícil de llevar para cualquier persona que mantiene negocios de compra y venta. Sin embargo es un proceso básico para mantener la operatividad, de allí la importancia en generar una buena gestión en su estructura, lo que representa para los gerentes una necesidad el poder implementarlo y llevarlo coordinadamente todos los días.
Los encargados de las áreas contables deben buscar mecanismos para que se lleve a cabo el cumplimiento de los procesos y registros. Todo esto genera a corto y mediano plazo una serie de ventajas que llevan a la optimización de la organización. Veamos cuales son:
Aumenta el rendimiento
Cuando se introducen y se crean cuentas también se están implementando mecanismos en los cuales cada proceso debe ser organizado, las soluciones se dan directamente cuando se analizan los datos relacionados con la contabilidad. La información fluida permite que los datos sean más transparente y aumente el rendimiento.
Fomenta el ahorro
La gestión para el control de las cuentas contables en una empresa permiten entre otras cosas, conocer las entradas en las ventas y los gastos, esto puede determinar en lapsos aproximados saber tomar decisiones a tiempo que puedan generar el ahorro de recursos. El dinero rinde cuando es bien administrado y gestionado.
Amplitud
Después de la llegada de los sistemas de informática y la tecnología digital, los recursos y personal que se encargaban de llevar los registros contables se han reducido a pocas personas. De manera que en un pequeño espacio y en un simple ordenador se puede almacenar de forma digital toda la información contable necesaria de la empresa.
Disponibilidad
Cuando el sistema contable es automatizado y sistematizado el plan de cuentas funciona a la perfección, los datos siempre están disponibles y se encuentran simplemente pulsando unas teclas. El acceso puede hacerse desde cualquier lugar siempre que haya los mecanismos de seguridad para acceder a ellos. Incluso desde dispositivos móviles.
Seguridad
Los datos contables de cualquier empresa deben tener confidenciales, y el acceso a ellos de debe hacer a través de ciertos códigos de seguridad que solo algunos pueden manejar. Una ventaja de este sistema es que permite dar seguridad en el resguardo de la información; en caso de un accidente se puede acceder a través de otras plataformas que otorga el propio software para ubicarla nuevamente.