¿Qué es Intranet? y ¿Para qué sirve?

En este artículo te vamos a decir que es la Intranet y cómo funciona, cuál es su importancia para las empresas y sí de verdad son tan buenas para agilizar el proceso de las funciones administrativas que rigen la vida laboral y comercial de una empresa, no dejes de leerlo porque este tema es muy interesante.

que es la intranet

¿Qué es la Intranet?

La Intranet es una red de comunicación muy parecida al internet, pero que se crea para ser usada en una organización determinada o empresa, por eso esta intranet solamente puede ser usada por las computadoras que se encuentren dentro de la empresa y sus usuarios. Se le ha definido como una red de informática que usa diversos medios tecnológicos con un protocolo para poder compartir información a través de sistemas operativos o de computación dentro de una empresa, es de tipo interno y no público como la internet.

El termino proviene de la contracción de la palabra Intraconnected network que significa red intraconectada. Se ha establecido como un mecanismo de comunicación interna, para establecer una relación entre departamentos o áreas de una organización, también puede tener una comunicación externa para uso de clientes y proveedores. Todos los empleados de la empresa pueden tener acceso a ella, y entre los departamentos se pueden transmitir informaciones que pueden ser necesarias para otras áreas y determinar su funcionamiento.

Por tanto una intranet es una red de tipo privado que solo pertenece a la empresa que lo tiene instalado, este sistema se crea para poder manejar los procesos de la empresa sin tener que generar papeles, haciendo la conexión entre todos los trabajadores para compartir la información que se maneje sin tener que hacer la información pública e imprimir documentos que puedan ser inseguros. La intranet implica que debe haber una conexión entre todos los servidores de la web interna usando las siglas HTTP como protocolo de acceso y control de transmisión a las páginas de la web.

Para acceder a ella se puede hacer por una red pública pero el sistema tiene una serie de cortafuegos o firewalls que analizará cada mensaje y dato que se introduzca por el emisor para reconocer los datos de seguridad y permitir el acceso a la página, estas son directrices de seguridad para conocer si la persona que está ingresando pertenece a la empresa. Hoy día se encuentran instaladas en muchas organizaciones tanto públicas como privadas ya que permite que se facilite el acceso a personas que quieran por ejemplo ingresar en una organización pública, empresa o universidad.

Todo esto sin tener que dirigirse hasta su sede personalmente. Allí podrá tener acceso a toda la información de la misma incluyendo los requisitos que sean necesarios llevar. La intranet permite que cualquier organización puede entrar en un nuevo entorno de trabajo en donde se puede interactuar, además se puede personalizar la misma y desarrollarse de acuerdo a si requiere simple o compleja de acuerdo a los criterios que desea la empresa.

Son muchas las pequeñas y medianas empresas que están adquiriendo este sistema, debido a sus múltiples ventajas, pero estos resultados que te puede brindar necesitan de un desarrollo organizacional que esté basado en objetivos específicos y a las necesidades de cada empresa en particular. La mayor de las ventajas que puede proporcionar la intranet es el ahorro de tiempo y de costos porque es un sistema rápido y eficiente en la comunicación.

Los empleados pueden tener información desde un solo sitio de forma simultánea con una comunicación fluida y eficaz, la cual después puede ser compartida entre ellos para conocimiento o para continuar otros procesos. La imagen de la organización tiene muchas mejoras ante los empleados debido a que los trámites administrativos pueden verse de manera clara y transparente. Al ser una red abierta de manera permanente a los empleados no existe ningún límite en horario o espacio, se puede utilizar como una herramienta deformación de los trabajadores que les puede ayudar en el aumento de la productividad.

Si se implementa de la manera correcta las organizaciones tendrán todos sus procesos internos más simplificados, lo que se traduce en una mayor eficiencia que otros métodos de trabajo descentralizado que se han desarrollado.

¿Qué información se puede obtener de la intranet?

La información que puede salir de ella puede abarcar muchos temas y procesos como los que se realizan en las áreas de recursos humanos, puesto que los empleados pueden acceder a ella y conocer cuáles son sus beneficios, obtener sus recibos de pago, saber si hay procesos de capacitación, ascenso, acceder a otra información de la empresa, como pueden ser sus boletines informativos, y las noticias más relevantes.

Otro de los usos en donde podemos ver la intranet es en un departamento de ventas de cualquier organización, porque se pueden conseguir datos sobre los informes de las ventas, que se piensa hacer en el futuro, las estadísticas, los objetivos, estrategias de mercadeo y hasta como está el mercado geográfico. Por eso la información siempre debe estar al día para así saber a qué otros mercados se pueden acudir para conseguir nuevos clientes y hacer las mejoras correspondientes en el esquema de ventas de la empresa.

En el área contable la intranet permite conoce la importancia de este departamento dentro de la empresa, consigue que se reduzca el tiempo y los costos de todos los procesos contables que se hacen en la empresa y tener la información que tenga que ver con los presupuestos y las cuentas que se deben pagar o cobrar en un momento determinado.

Para los ejecutivos de la empresa esta herramienta de trabajo les ayuda a que tengan acceso a toda la información que tenga importancia en cuanto a las ganancias o pérdidas que se tengan en un determinado periodo, mantener la información fiscal al día, hacer análisis de los mercados de valores, ejecutar sus reuniones con una buena planificación, obtener los perfiles de todos los empleados así como de los clientes actuales y futuros.

La trascendencia de la intranet dentro de una empresa resalta por encima de los sistemas de información que se usaban, esta plataforma aporta una red de acceso permanente de todos los datos que se mantienen almacenados en su base. Con él se puede hacer un verdadera evaluación del sistema informativo de la empresa, además también se puede evaluar su uso y hacerle mejoras o modificaciones para ampliar su software y sus capacidades en la red. Esta información cuenta con un sistema de protección y seguridad para que no tenga acceso al público que no sea de la organización.

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El origen de la Intranet

Desde que comenzó el uso del internet prácticamente fue el origen de la Intranet, su uso se comenzó a aplicar en las universidades en donde crearon un sistema privado en donde se pudiera tener información académica a cada estudiante y de los artículos científicos publicados, una vez que esta se abre esta red se comienza a extender por diversos organismos que copiaron este modelo de internet. En sus primeros pasos se llamaron intranet basadas en Web.

En donde se establecía un sitio web de tipo interno para ser usado dentro del sitio en donde estaba ubicado exclusivamente, con la aparición de nuevos programas este comenzó a quedar obsoleto. Lo que lo definió como una intranet es que su uso era de tipo privado en donde solo los que hacían vida en la empresa u organismo tenían acceso a ella.

El Cloud Computing o la Nube

Este programa es lo que hace que este sistema de intranet evolucione y que las de la web pasen a un segundo plano porque los archivos que se podían manejar eran muy rudimentarios o básicos. Las empresas manejaban archivos que necesitaba que hubiese una agilidad, que la intranet de la web no les podía proporcionar. Esto se debía a la tecnología con la que fue diseñada, ya que se basaba en los archivos que debían ser subidos o bajados en un solo tipo de formato.

Esto originaba muchos inconvenientes, limitaciones y los mecanismos que disponía no les permitían a los usuarios que se pudieran conectar adecuadamente. Con la nueva tecnología Cloud se permitía el acceso a la página desde diferentes dispositivos, pro en la intranet se pueden conseguir los mismos problemas que se tienen en una aplicación web, por tanto se debían hacer programas que se pudieran instalar y permitir modificaciones y actualizaciones para que el acceso de otros dispositivos pudiera hacerse de una manera efectiva.

Este nuevo modelo que se puede conseguir en muchas aplicaciones móviles ha logrado que se superen muchas de las limitaciones que se pueden encontrar en la web, ya que esta permite compartir información pero no acceder a otras aplicaciones de mayor complejidad. Una empresa que maneje información que deba ser accesible para todos los empleados o una parte de ellos se considera que están haciendo uso de la Intranet.

Red de Intranet con equipos conectados

Muchas organizaciones han asumido el reto de generar información que sea accesible a sus empleados, con el soporte adecuado para tener una operatividad diaria, esto requiere que la información se organice, relacione y se distribuya de la manera adecuada para que pueda haber una eficiencia operativa. En una intranet corporativa debe existir esta información disponible las 24 horas del día y durante todo el año.

Lo que indica que una persona puede estar en la oficina, viajando o si está en su casa, pero que pueda seguir trabajando con comodidad, siempre siguiendo el esquema de seguridad y de control del acceso de cada persona para que solamente vea lo que le corresponde o le interesa. La mayor parte de documentos que una empresa puede proporcionar para que se tenga acceso a ella de manera amplia están: los recibos de pago, constancias de trabajo, información general de la empresa, boletines informativos, ofertas de trabajo, historia de la empresa.

¿Por qué usar una Intranet cloud?

Son muchos los motivos que se tienen para hacer uso de la intranet de documentos que existen en la empresa entre los más importantes tenemos:

  • Se pierde menos tiempo para encontrar alguna información o dato.
  • Menos dificultad para poder trabajar desde otro lugar que no sea la empresa.
  • Menos cantidad de personas tiene acceso a la información más relevante.
  • Se disminuye el uso excesivo del correo electrónico
  • Se mejoran los procesos de automatización de los negocios de compras y ventas.
  • Se evita la duplicidad de archivos y se disminuye la falta de control entre los departamentos.

Por estas razones hacer la implementación es como si se estuviera haciendo un sistema de gestión de documentos, aparte de la Cloud o nube ahora se han sumado la Dataprius y la Microsoft Sharepoint. Pero este uso se limitaba solo a la red interna de la empresa, por eso es que se crea después la intranet corporativa en donde se pueden usarlos dos tipos de sistema.

Usos de la Intranet

La intranet dentro de una empresa sirve entre otras funciones para que:

  • El departamento de Informática pueda tener a disposición de todos los trabajadores un sistema con un soporte técnico adecuado, para obtener información de su interés.
  • Para el departamento de marketing se tiene a la disposición de las diversas formas de promocionar a la empresa y hacer publicidad de marca.
  • En el departamento de personal se pueden conseguir los diversos formularios de vacaciones, recibos de pago y actualización de la información.
  • La oficina de Recursos humanos puede poner la información correspondiente a los cargos o plazas vacantes.
  • En las finanzas puede recibir de manera oportuna los informes de gastos, viáticos y cualquier otro pago que se deba ejecutar.
  • Cada gerente tiene la responsabilidad del uso de la intranet para hacer las publicaciones con información de utilidad para los empleados.
  • Este sistema se puede ofrecer como servicio a clientes y proveedores, y recibe el nombre de Extranet.

Tipos de Intranet

En este nuevo mundo de la intranet podemos encontrarnos varios tipos, las cuales funcionan de acuerdo al tamaño de cada una de las plataformas que use y de la distancia que exista entre cada uno de los dispositivos o computadoras que se encuentren en la organización. En este sentido se habla que las redes que pueden usar están compuestas en LAN, MAN y WAN.

Redes del tipo LAN

Las redes de tipo LAN son redes conocidas como de área local, y está compuesta por computadoras que están dentro de una misma red, sus características es que se usan en espacios reducidos, como en una pequeña oficina o en el hogar, y su función es que las computadoras que se encuentren en el espacio determinado puedan compartir información o archivos a través de esa red, y dar facilidad que los dispositivos auxiliares como impresoras también puedan ser conectados.

Así como se pueden conectar por medio de cables entre las computadoras, también se puede hacer por medios inalámbricos, pero lo más importante es que no es necesario que cada persona o usuario tenga su propia computadora, lo cual puede dar la ventaja de un ahorro cuando se haga la implantación del sistema.

Redes de tipo MAN

A estas redes también se le llama “Red de área Metropolitana” y esta tiene como principal característica que posee una velocidad mayor que la anterior por lo que puede cubrir un área más extensa que las redes LAN, al tener más velocidad puede tener una mayor integración de varios servicios, permite que se haga una transmisión de datos en formatos de voz y de videos, pero a diferencia de la LAN necesitan tener tecnología de microondas, fibra óptica y parares de cobre para poder funcionar.

Se le considera como una red muy estable, por lo que en los últimos años se ha ido implementando en muchas partes y ámbitos de las empresas públicas y privadas que están en relación con sistemas de seguridad, videovigilancia, y servicios de seguridad pública de las grandes ciudades a las cuales se les da el nombre de Salas Situacionales. Tienen un funcionamiento muy parecido a las de las redes LAN pero la tecnología que esta usa es diferente por el nivel de alcance que debe tener.

Otras de sus ventajas es que se puede obtener una reducción grande de problemas como la lentitud y retardo en el tiempo de envío de imágenes o datos, y tampoco tiene una pérdida de calidad en la imagen así estén ubicados a grandes distancias de su centro de operaciones.

Redes de tipo WAN

Esta se le conoce con el nombre de “Red de área Amplia”, y es muy diferente de las dos anteriores. Su amplitud de alcance está entre los 100 y los 1000 kilómetros de distancia, por lo que puede abarcar grandes regiones, estados y hasta países. Su característica principal es que ésta plataforma tiene equipos que pueden ser ejecutados por programas de usuarios. Se subdivide en redes que se deben conectar por medio de Host y tiene divisiones en las líneas de transmisión de datos y los implementos para establecer las comunicaciones.

Las transmisiones que se hacen por estas redes requieren el uso de cables, conexiones satelitales y de radiofrecuencia. Por todas las características que tiene se ha asegurado que presentan muchos inconvenientes que tienen que ver con la rapidez de acceso a los datos que están ofreciendo. Esta lentitud obedece a que es una red muy grande en donde deben actuar muchos equipos para poder almacenar la información que se obtiene.

Además también tiene por desventaja que no ofrece el nivel de seguridad que se necesita para los usuarios que la usan, en otras palabras es un red fue fácil de intervenir para robar datos, y es un blanco fácil para la diseminación de virus informáticos.

Intranet y la empresa

Con el desarrollo de nuevas tecnologías se hacen indispensable hacer muchos cambios en todas las relaciones sociales y económicas, a lo que normalmente se le ha llamado como hacer desterritorialización. Esta es una de las nuevas visiones sociales en donde se toma en importancia la manera en que cada persona se puede movilizar no solo dentro de la empresa sino también en el mundo.

Es por la movilización que se debe tener un acceso fácil y seguro al mundo de la tecnología, y unirse a la red mundial de las computadoras y del internet de una manera rápida. De allí que en el mundo actual no se toma en cuenta el tiempo ni el espacio, ya que estamos en una era virtual, en donde toda la información se encuentra disponible con solamente oprimir una tecla con el dedo a través de las redes online.

Las personas se han unido a grupos sociales que no precisamente se encuentran dentro de su mismo país y que no están edificados con sus regiones, haciendo un cambio radical en los tipos de relaciones a distancia. Las personas tienen una mayor capacidad de comunicarse a través del internet en donde no hay fronteras, y por qué no hacer lo mismo dentro de las empresas para que todo el personal pueda interactuar con sus compañeros así esté en departamentos diferentes.

Además era una manera más segura y eficiente de establecer una comunicación con clientes de una forma rápida, toda esta nueva tecnología logra introducir cambios en los procesos administrativos y en la comunicación dentro de la empresa. Una nueva relación que se usa a través del teclado y de ratón para que se establezcan criterios de trabajo rápidos y directos sin importar en donde estén ubicados, haciendo una simplificación de procesos y permitiendo un ahorro de tiempo.

Principios de trabajos por intranet

Los principios de trabajo que tienen una intranet es que las personas puedan colaborar y compartir información de un mismo proyecto de trabajo, al cual le pueden hacer inclusiones de nuevas ideas, desde cualquier sitio de la empresa y en el horario en que puedan. Permite una flexibilización en el ambiente de trabajo, sin horario, haciendo que los procesos se integren más ampliamente, permitiendo la comunicación a distancia, entre diferentes niveles y pisos.

A estos grupos de personas se les ha dado el nombre de Groupware y son los que deben disponer toda la información para todos los grupos al mismo tiempo. La colaboración es un trabajo en conjunto para lograr una meta cuando se suman todos sus componentes, y con la intranet se trabaja de esta misma manera, bajo este punto es que ahora se puede dar mayor importancia al trabajo en equipo y solidarizado, puesto que un trabajo realizado en conjunto o equipo rinde más frutos y genera más ganancias.

Esta herramienta de trabajo compartido hace posible una mayor interacción entre las personas que participan en el proceso y crea relaciones de tipo directo entre todos en donde también pueden entrar el público externo y la gerencia de la empresa. Esto supone que se debe conocer la cantidad de personas y usuarios que tendrá la empresa para darla información de la manera más clara y precisa posible, darles el entrenamiento adecuado en el uso del sistema y hacer el soporte diario para evitarlas fallas en la misma.

Con una aplicación eficaz de la intranet dentro de las empresas, se puede tener un fuerte aliado que permite la obtención de buenos resultados, porque mejora los procesos administrativos, la información surge de manera más veloz y con mucha calidad, permite un mejor influencia de la gestión participativa y genera más utilidad y ganancia en el tiempo para conocer mejor cómo funciona la organización.

Diferencias y semejanzas entre Intranet y Extranet

Ya hemos hablado suficiente de todo lo que permite hacer la intranet, pero vamos a aclarar cuáles son los alcances que tiene la extranet para que se puedan establecer las diferencias entre ambas. La extranet funciona como una extensión de la Intranet para que el público que no pertenece a la empresa pueda acceder a ella y obtener una parte de la información, esta también puede ser accesible a aquellos que son clientes de la empresa, socios o proveedores.

Para acceder a la extranet se debe usar un protocolo de internet y hacer una navegación en la web tradicional, la consulta que se hace es sencilla, sus datos están almacenados en un servidor de tipo privado de la empresa, por lo que solamente la empresa determina que información puede ser usada por personas foráneas a ella. A cada socio, cliente o usuario que no sea empleado de la empresa se le debe dar un usuario y un código para poder acceder a la página.

Por tanto las personas que no manejen este código no podrán ingresar a la misma. Una vez que ingresan pueden tener información concerniente a las ventas, facturas, pagos, proyectos aprobados o cualquier otro tramite que tengan con la empresa. Las personas externas que no sean socios o clientes pueden tener acceso a las opciones de servicios al cliente en donde podrán interactuar para conseguir cierto tipo de datos, tener información de la empresa y del tipo de mercadeo que realiza. Tomando esto en cuenta la diferencia entre ellas son las siguientes:

  • En la intranet el acceso es para todos los empleados que están dentro de la empresa y sus departamentos, la extranet es solo las personas externas.
  • La información que se maneja en ambas es diferente, los empleados pueden tener acceso a los datos de la empresa en general, pero un cliente solamente tendrá información con respecto a lo que corresponde a ventas, compras y facturaciones, en otras palabras el acceso a la información es más limitado para clientes.
  • Los trabajadores de la empresa pueden tener un intercambio de información entre ellos y entre departamentos, en la extranet solamente ingresan aquellas personas que tengan el permiso y la clave para ingresar.
  • En la intranet la información que se maneja es propiedad de la empresa, mientras que la se puede conseguir en la extranet se puede compartir con un circulo definido de personas u otras empresas.
  • La intranet tiene una seguridad muy alta con acceso de restricción, en cambio la extranet tiene algunas partes en donde la información es pública y no cuenta con tanta seguridad.
  • En cuanto a imagen la intranet tiene un formato formal porque es un elemento de trabajo que es usado por todos los trabajadores, en tanto que la extranet es un reflejo de la imagen de la empresa, y su formato tienen un alto contenido visual para hacerlo más atractivo los clientes.

De la misma manera como tiene sus diferencias también tiene sus semejanzas como son:

  • En ambos sistemas existe una base o plataforma que conecta en una red a varios dispositivos para que aquellos que sean sus usuarios puedan tener acceso fácil conseguir información y poder compartirla con otras personas.
  • En ambas para tener acceso a la información se debe contar con un sistema de control de acceso para todos los usuarios, pero este acceso viene determinado por categorías de empleados, así que habrá información que un obrero no pueda tener acceso porque esta pertenece a la gerencia de la misma.

Aún así ambas plataformas pueden funcionar de manera simultánea, haciendo que existe una mejor calidad de atención y más cantidad de personas con acceso, para poder agilizar los procesos de toda la empresa. En definitiva una intranet permite que una empresa u organismo pueda estar al día en la información que se necesita en diversos departamentos, si lo queremos simplificar en acciones un organismo puede hacer un expediente de compra de materiales y reflejar en el sistema de intranet todos los datos del proveedor con la orden de facturación.

En línea esta información pasa al departamento de contabilidad para que sea registrado en los asientos contables y se genere la orden de pago correspondiente, una vez que esta se genera la información es enviada al departamento de tesorería para que se genere el pago correspondiente bien sea en un cheque o en una transferencia bancaria. El proveedor que está a la espera del pago correspondiente entra al sistema de Extranet de la empresa y puede verificar si su pago ha sido aprobado y procesado.

Dependiendo del tipo de pago, deberá dirigirse a la empresa a buscar el cheque de pago correspondiente, o verificar en su cuenta bancaria si el depósito se ha hecho efectivo. Todo este proceso se ha generado a través del sistema, y la información ha sido pasada entre cada departamento sin generar un solo documento en papel, lo cual permite la simplificación de procesos, ahorro de tiempo y una rapidez en todo el proceso hasta llegar a su destino final que es el pago del proveedor.

Lo mejor de todo es que cada uno de los procesos realizados queda registrado y almacenado en un archivo en donde si es necesario se puede buscar para verificar alguna información. Ahora que conoces los alcances de una intranet dentro de la empresa puedes buscar la manera de implementar una, en donde todos van a salir beneficiados por su uso.

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