Saca más partido a las Hojas de cálculo de Google con el formato condicional

Si trabajas mucho con datos, es probable que dediques el mismo tiempo a hacer que tu hoja de cálculo tenga un buen aspecto y sentido como primer paso. Puedes automatizar mucho de esto con el formato condicional. Junto con algunas fórmulas personalizadas, puedes crear hojas de cálculo de aspecto fantástico en la mitad de tiempo. He aquí cómo.

El formato condicional indica a una hoja de cálculo que si una celda contiene X realice Y. Así, si una celda contiene un punto de datos específico, debe formatearse de una manera determinada, y si no contiene ese punto de datos, formatearlo de una manera diferente. Esto facilita la identificación de puntos de datos específicos y hace que el sistema haga parte del trabajo en lugar de hacerlo manualmente.

La curva de aprendizaje no es tan pronunciada como podría pensarse, lo cual es ideal para mí, ya que no domino las hojas de cálculo de Google. Sin embargo, a menudo utilizo el formato condicional al presentar los datos.

Formato condicional en Google Sheets

Voy a utilizar una hoja de cálculo de un falso concurso de comer tartas. Este es el mismo archivo que utilicé en Cómo construir gráficos en Google Sheets, así que si lo lees, debería ser reconocible. No importa si no lo has visto antes, ya que no es difícil de entender.

Para que el formato condicional funcione, he añadido una columna adicional con una simple entrada de Sí o No. Ésa es la columna a la que daré formato. Evidentemente, no tiene por qué ser tan sencillo, pero para los fines de esta lección funciona suficientemente bien.

1. Abre tu hoja de cálculo y selecciona el rango de datos que quieres utilizar.
2. Haz clic con el botón derecho del ratón y selecciona Formato condicional.
3. Selecciona Formatear celdas si… en el nuevo campo que aparece a la derecha.
4. Selecciona el punto de datos a formatear y el formato que deseas aplicar.
5. Selecciona Hecho.

Tienes una serie de condiciones que puedes aplicar al formato condicional, como celdas vacías, celdas que contengan un carácter concreto, empezar por, terminar por, fecha, fecha anterior, datos menores que, iguales o mayores que, y mucho más. Hay todas las condiciones imaginables, así que algo debería adaptarse a tus necesidades.

Añade más condiciones

Una vez que hayas establecido un formato condicional, puedes sentir que no es suficiente. Afortunadamente, puedes añadir todos los que quieras en Google Sheets.

1. Abre tu hoja y selecciona el rango de datos que acabas de modificar.
2. Haz clic con el botón derecho del ratón y selecciona Formato condicional.
3. Selecciona Añadir otra regla en la parte inferior de la nueva ventana.
4. Selecciona Formatear celdas si… en el nuevo campo que aparece a la derecha.
5. Selecciona el punto de datos a formatear y el formato que deseas aplicar.
6. Selecciona Hecho.

Puedes aclarar y repetir esto tantas veces como quieras. En este ejemplo, el primer formato que apliqué fue pintar la condición Y en rojo bajo la condicional «bolsa de enfermedad usada». La condición adicional que añadí fue pintar la N verde en la misma columna.

Puedes ir más allá de colorear las celdas. Utilizando una fórmula personalizada, puedes añadir aún más ajustes a Google Sheets.

Utiliza una fórmula personalizada para ampliar el formato condicional

En el ejemplo anterior he utilizado el formato condicional para colorear las celdas y resaltar los datos. ¿Pero qué pasa si quieres colorear una fila que contiene muchos datos diferentes? Ahí es donde entran las fórmulas personalizadas.

1. Selecciona todos los datos que quieras incluir en la fórmula.
2. Haz clic con el botón derecho del ratón y selecciona Formato condicional.
3. Selecciona Fórmula personalizada en la nueva ventana que aparece a la derecha.
4. Introduce ‘= $ d2
5. Selecciona Hecho.

Verás que en la imagen sólo está resaltada en rojo la fila con el participante que comió menos de 10 pasteles. Sólo una fila no cumple la condición, por lo que sólo se ha formateado una fila según esta fórmula.

La fórmula que hayas introducido variará en función de tu hoja. Añadir ‘= $’ indica a Sheets que estoy añadiendo la fórmula. Añadir «d2» le indica qué columna y qué fila debe utilizar. Utilizando ‘

Al igual que con el formato condicional, puedes añadir tantas fórmulas personalizadas como necesites para dar el formato que necesitas a tus hojas. Se trata de una herramienta muy potente, y aquí sólo he arañado la superficie de su potencial.