¿En qué consisten las XLSX para Abrir Archivos?

Desde que surgieron las computadoras los avances tecnológicos, han ayudado mucho a solucionar como se puede realizar un trabajo de una manera más fácil, lo que hace décadas atrás era realizado de manera manual, ahora podemos contar con herramientas que permiten que se haga todo en un solo día. Una de estas herramientas son los programas o extensiones XLSX para abrir archivos, la cual le vamos a explicar cómo se utiliza en este artículo, como se trabaja con ellas, sus ventajas y desventajas, así que no deje de leerlo.

xlsx para abrir archivos

XLSX para abrir archivos

Un archivo con extensión XLSX, es una hoja de cálculo de un programa de Excel que tiene un nuevo formato que tiene características de archivos en XML. Microsoft hace la inclusión de este formato XLSX en su versión de Windows 2007 en su suite Microsoft Office, generándose del programa de Excel. Lo que causa un nuevo problema en informática ante la duda de los usuarios de sí este archivo o extensión permitía o podía leer archivos en Excel de versiones anteriores.

Como herramienta tiene la eficiencia de poder generarse una hoja de cálculo y de gráficas, realizar cálculos matemáticos de complejidad y muchas otras funciones. Un usuario puede crear infinidad de hojas de cálculo que se pueden conforman en un cuaderno, hacer uso de muchas fórmulas y tener a la mano varias fuentes de datos. Estas extensiones han sufrido de muchos cambios en el transcurso de los años pero por lo general siempre conservan ciertas características fundamentales de las versiones anteriores, por lo general si ya un usuario tiene tiempo trabajando con hojas de cálculo debe conocer los archivos con extensiones XLS, que es un formato exclusivo de Excel.

Los desarrolladores de Microsoft siempre ejecutan modificaciones pero no descartan la posibilidad de seguir usando las versiones anteriores de sus app, por lo que cualquier usuario puede tener la posibilidad de seguir trabajando en sus hojas de cálculo sin presentar ningún tipo de problemas de compatibilidades. Esto se puede lograr a través de una simple descarga desde la tienda de Microsoft.

Para abrir estos archivos solo se debe hacer doble clic en el icono de Excel, y si la App ya está instalada esta se abrirá de manera automática y mostrará su contenido, pero también puede abrirse sin tener dentro de tus descargas este software o sin necesidad de tener las herramientas de Office. Esta hoja es una de las piezas fundamentales de Microsoft  Excel que se diferencia del formato anterior XLS, por ser más ligero, es decir menos pesado en cuanto a almacenamiento.

Microsoft siempre busca mejorar en todos sus servicios, programas y softwares y de seguro estar buscando la manera de crear una nueva hoja de cálculo, pero en la actualidad esta es la que se puede conseguir y que hasta los momentos es muy completa para las funciones matemáticas complicadas y otras labores que se deben hacer día a día en una hoja de cálculo, llenar un cuaderno contable y tener una base de instrumentos que se pueden usar.

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Origen de la Hoja de Cálculo

El concepto de la Hoja de cálculo electrónica se creó en 1960 por Pardo y Landau quienes una década después de haber diseñado esta hoja quisieron patentar muchas funciones, pero la misma no les fue concedida porque solo era una invención matemática que no tenía un fundamento físico. Ambos decidieron ir a la corte y ganan el caso alegando el jurado que algo no puede dejar de patentarse solo porque su novedades que funcione a través de un algoritmo, dese allí comenzó la nueva invasión de patentar los softwares.

Pero esta hoja fue mejorada por Dan Bricklin cuando le cuenta a un profesor que había diseñado una tabla de cálculos en un pizarra y se la muestra, pero el profesor le encuentra un error y tuvo que borra mucha de la información para proceder a comenzar nuevamente, como el trabajo era muy tedioso decide hacer los mismos usando una computadora, para ver cómo funcionaban las fórmulas que iba diseñando en su proceso. A esta hoja se le llamó VisiCalc y se le considera la primera hoja de cálculo y de aplicación fundamental para computadoras personales.

Como se compone una Hoja de Cálculo XLSX

La hoja se compone de celdas y en cada una de ellas se puede hacer la introducción de los datos o realizar cálculos, tienen una forma rectangular y en la pantalla se puede ver que se interceptan entre filas y columnas y se les identifica por números y letras. Las filas son las que tienen sentido horizontal y se identifican a través de los números en una secuencia ascendente, en cambio las celdas tienen posición vertical y estas designadas por las letras del abecedario. Cada una de ellas acepta la introducción de cualquier tipo de dato o formula, texto o número, e incluso instrucciones para hacer diversos cálculos complicados o tareas.

El libro de Excel es un archivo constituido por una o varias hojas de cálculo, para el almacenamiento de datos, que se utiliza para mantener organizada una información determinada, el libro en Excel comienza con una hoja en blanco o puede crearse basándose en un archivo anterior o plantilla. Los datos numéricos o alfabéticos que se pueden incluir pueden ser transformados de acuerdo a las necesidades del usuario o del tipo de hoja de cálculo que esté realizando. Esta puede ser de manera:

General: cuando se escribe un número determinado, cuando no puede hacer la muestra de todo el número el sistema de manera automática hace un redondeo con números decimales, el formato general puede ser de notación científica o exponencial para números mayores de 12 dígitos.

Número: es la representación de solo números enteros, con decimales, con separador de miles y hasta de números negativos.

Moneda: sirve para marcar el valor monetaria que se esté usando y enseña el símbolo de la moneda que se haya predeterminado justo al lado del número, también se puede hacer especificaciones con números decimales, separadores de miles y números negativos.

Contabilidad: para hacer expresiones de valores monetarios, alineando símbolos de moneda y decimales en la columna.

Fecha: nos permite hacer representaciones de diferentes formatos de fechas, e acuerdo a la configuración regional o ubicación especificada, este formato de fecha comienza con un asterisco y corresponde al cambio de la configuración regional que está en el panel de control de Windows.

Hora: se hace la representación de la hora de acuerdo a la configuración regional que se haya especificado, este formato también se muestra con un asterisco que se modifica en el Panel de control.

Porcentaje: el formato de una celda se puede multiplicar por el valor de 100 por ciento y nos da el resultado en forma de porcentaje, se puede adicionar con posiciones decimales.

Fracción: permite la inclusión de números fraccionados que le sean especificados por el usuario.

Científico: nos muestra notaciones exponenciales, haciendo reemplazo de una parte del número por E+n, en donde el valor de E es el exponente que multiplica el número anterior por un elevado de 10 (n).

Texto: deja hacer la inclusión de información textual de la misma manera en que se desea escribir, colocando incluso números sin que se altere el valor de la celda.

Especial: para hacer incorporaciones de números especiales como códigos postales, teléfonos o números de seguridad.

Personalizado: hace la incorporación de copias de códigos en forma de números existentes con un formato personalizado por el propio usuario que se puede agregar a la lista de los códigos de formatos de números, este permite la creación de 200 a 250 formatos personalizados, que puede variar de acuerdo a la versión de Excel que se esté usando.

Operaciones básicas de las hojas de cálculo

En cada una de las celdas de la hoja de cálculo de Excel XLSX se pueden hacer operaciones de suma, resta, multiplicación y división como si estuviera trabajando con una calculadora electrónica, cada valor numérico tiene una operación aritmética que se anexa cuando se presiona la tecla Enter, para después ver el resultado. De igual manera se puede hacer la copia de alguna funciona determinada de una celda con solo colocar en ella la función “= (número de la celda)”.

Las celdas se pueden sumar con solo colocar la formula = (número de la celda 1)+ (número de la celda 2). De la misma manera se puede hacer con las restas multiplicación y divisiones, y podemos obtener los resultados deseados. Cada vez que se colocan datos en las celdas podemos ver que los datos literales o de texto se van alineando hacia la izquierda de la celda y cuando se trata de un dato numérico o hace hacia la derecha, todo de manera automática. Las formulas aritméticas que se usan van a ir variando en complejidad entras más celdas se vayan usando.

Símbolos de agrupación de las operaciones

Cuando se deben hacer operaciones combinadas se suelen usar paréntesis como se hace con las operaciones matemáticas para separar las operaciones, pero cada una de ellas tiene un orden de prioridad en la operación: primero se hacen los cálculos de las potencias y raíces, después los cocientes y productos y por último las adiciones y sustracciones. Esto indica que lo que se coloque en la formula en un paréntesis es lo que debe resolverse primero siempre desde el centro hacia los extremos.

Se deben tener conocimiento de las constantes y variables, en estas hojas de cálculo las constantes son todos los números que tengan un valor específico y una variable es la forma en que se representa un dato que no siempre tenga el mismo valor. También se puede hacer una manipulación directa de valores que tengan una especificación constante u operaciones con variables.

Los datos se pueden ordenar solo con seleccionarlos utilizándolos valores A-Z ascendente o al contrario Z-A en forma descendente. Esta selección de ordenamiento la podemos tomar en la celda que se desee, es decir no tiene que ser en todas ellas. La hoja de cálculo de Excel nos da la oportunidad de incluir gráficos y macros, tiene capacidad para 65.536 filas por 256 columnas en donde una celda tienen la capacidad de admitir hasta 32 mil caracteres.

El valor o potencia de una hoja de cálculo se mide por la cantidad de fórmulas que se puedan introducir en sus celdas, las cuales se calculan de manera automática siempre tomando en cuenta la información que se encuentre en cada celda de la hoja de cálculo. Esta hoja se encuentra dividida en barras:

  • Barra del título: en donde se coloca el nombre de la hoja de cálculo
  • Barra de menús: Allí conseguirá todos los nombres de los menús que puede usar en Excel.
  • Barra de herramientas: allí se consiguen una serie de botones gráficos que nos ayudan a tener acceso a un tipo de tarea específica, como abrir un libro.
  • Barras de desplazamiento: en ellas se pueden hacer las paginaciones de varias hojas de cálculo
  • Barras de fórmulas: está situada debajo de la barra de herramientas y en ella se puede ver cuál es la fórmula que tiene cada celda activada y también se pueden hacer las ediciones necesarias en dichas formulas.
  • Barra de estado: está en la parte inferior de la pantalla
  • En la parte central tiene la función de “Autocalcular” en donde puede hacer diversas operaciones con el mouse o el menú contextual. Hacia la derecha tiene otras barras que le indican si el teclado numérico está activado o bloqueado.
  • Área de referencia o de nombres, allí se muestra cuales son las celadas que se encuentran activas.

Como ver un archivo XLSX sin tener Excel

Si no tiene instalado el programa de Excel en su computador puede usar la aplicación de Open File Tool, que es una App que puede hacer las funciones de este programa y tiene características similares, además también le permite que pueda visualizar archivos en Excel que se hayan dañado. Otro programa que puede tener a la mano es XLSX Viewer Free un herramienta app que puede descargar gratis de la web, y que le permite visualizar formatos en CSV, KLS o XLSX de una manera muy rápida y simple, puede hacer su descarta ´por Microsoft lo cual le da la seguridad que no vienen con ningún tipo de virus malicioso ni ninguna amenaza para su computador.

Por último tiene el Free XLSX Viewer, app que permite ver hojas de cálculo de Excel, y que le brinda la seguridad de prestar un buen servicio de funcionamiento y comodidad para usarlo. Tiene una interfaz simple en la que solo puede visualizar formatos de este tipo, con la ventaja de poder abrir varias hojas de manera simultánea y hacer recuperación de hojas que se hayan dañado.

Como ver y editar un archivo XLSX sin tener Excel

Estas app que hemos mencionado anteriormente solo te permiten visualizar archivos en formato XLSX de Excel, pero son solo softwares que te dejan mirarlos mas no hacer ediciones en ellos, en este caso puede haber ciertas complicaciones y debe hacer uso de algunas herramientas más adecuadas y complicadas, pero que le dejaran hacer ediciones en estos formatos de una manera muy fácil como si lo estuviera haciendo desde el propio Excel.

La más conocida de todas es Libre Office, la cual tiene una hoja de cálculo denominada “Calc” la que le puede permitir hacer ediciones en archivos Excel sin inconvenientes, se puede  usar esta app si tiene una suite de Office completa, la cual puede descargar gratis desde la web y que esta al mismo nivel de la programación de Microsoft. Otra alternativa es la Free Office, que tiene la característica de ser compatible con otras app y cualquier archivo de Microsoft Office, es gratuita y se comporta de manera similar a los archivos Excel. Viene disponible para sistemas operativos de Windows y Linux.

Otra alternativa que puede disponer es Open Office una suite de oficina libre y gratis con la que puede editar en archivos XLSX, que podemos mencionar que ya tiene más de 100 millones de descargas, lo que nos puede dar un indicio de ser un software de alta calidad. Su editor de hojas de cálculo también recibe el nombre de “Calc”, y es muy eficiente y sencilla de usar.

Abrir archivos XLSX Online

Desde la nube del navegador también puede abrir y editar archivos XLSX sin necesidad de hacer la descarga de alguna app gratuita, esta se hace de forma online, allí podemos encontrar muchas herramientas para ver y editar archivos con este formato de extensión, incluyendo la posibilidad de usar una de Microsoft Excel de manera gratuita y sin descargar. Para hacer muchas tareas la nube es un sitio perfecto porque no tiene la necesidad de hacer ningún tipo de descargas de la app en su computadora y trabajar en cualquier parte en que usted se encuentre, incluso si no tiene su computadora a la mano.

Por estas ventajas es cómodo trabajar en ella, pero también es una de las que menos seguridad tiene porque ingresa desde cualquier tipo de conexión y es totalmente abierta. Esto resulta complicado si usted trabaja con información en Excel que sea de importancia, por lo que debe tomar sus precauciones cuando trabaje de esta manera, tenga siempre la cautela de tener contraseñas de acceso antes de hacer conexiones a WiFi desconocidos o públicos y también debe hacer uso de los antivirus.

La primera opción que puede conseguir en la nube es Excel Online, un servicio gratis que pertenece a Microsoft y que presenta todas las garantías para su seguridad y la estabilidad que supone ingresar a este servicio, solo debe ingresar a través de una cuneta de usuarios de Microsoft. Puede que no tenga una cuenta de Microsoft pero si de Google, pues también puede conseguir en la nube la aplicación de Excel de Google con el nombre de “Hoja de cálculo de Google”, la cual le permite que haga todas las funciones de un formato Excel pero a través de Mountain View.

Estas dos opciones son realmente compatibles y eficaces para trabajar en formatos XLSX, pero también puede probar con ZOHO un servicio que se encuentra en la nube gratuito y que presenta muchas características distintivas a través de una app “Sheet” que le permite que vea y edite en hojas de Excel fácilmente y de manera rápida.

Abrir archivos XLSX en sistemas Android

Desde hace algunos años los dispositivos móviles como Samrtphones y Tablet se han convertido en dispositivos de uso diario, en donde se puede hacer intercambio de información hacia la oficina enviando documentos, porque los mismos poseen un procesador de núcleo que puede manejar cierta cantidad de memoria RAM, que puede ser visualizada en pantallas más grandes y de manera muy cómoda, haciendo todas las actividades como si estuviera trabajando en su propio computador.

El sistema operativo Android no puede estar fuera de estos parámetros de trabajo por lo que se puede trabajar con ellos desde cualquier parte siempre creando estrategias y un ambiente adecuado para hacerlo. Por eso se pueden conseguir muchas opciones de app de oficina de muy buena calidad incluyendo una de Microsoft office, otras de google y muchas herramientas que han sido diseñadas para salir adelante con esta función desde su teléfono. Hay situaciones en la actualidad en que se envía este tipo de archivos a través de los correos para los sistemas Android y para abrirlos mismos puedes hacerlo con las siguientes herramientas que le mencionaremos:

  • Microsoft Excel. Es una versión app para sistemas Android diseñada por la empresa líder en programación con ella tienes la opción no solo de ver sino también de editar archivos en formatos XLSX desde tu teléfono celular, además de otros formatos, tiene una versión de escritorio completa lo que te permite trabajar como si estuvieras haciendo lo desde su propio computador, se descarga de manera gratuita, pero para hacer uso de ella debe disponer de una cuenta con Microsoft.
  • Hojas de cálculo de Google, la cual tiene una alta calidad de trabajo y es muy estable. Puede ver y editaren las hojas como si estuviera en una sesión de Excel, solo que no tiene que ingresar a otra cuenta diferente para hacer uso de la app, como si sucede con la anterior. El programa es gratuito y debería probar el mismo por todas sus características.
  • Zoho Sheet también tiene su versión para sistemas Android, y no solo puede ver y editar sino también crear hojas de cálculo nuevas y visualizarlas las hojas con extensión XLSX. Esta es una de las mejores opciones que puede tener a su disposición de manera gratuita.
  • Si solamente quiere ver una hoja de cálculo sin hacer ediciones en ella puede hacer uso de Docs Viewer, una versión más ligera y rápida, que le permite ver cualquier tipo de documento en PDF, EPUB, LATEX y DOC, entre otras, también lo puede descargar de manera gratuita.
  • La última opción es Polaris Viewer, un software que fue diseñado para ser usado de una manera muy simple para visualizar formatos con extensiones XLSX, ODT, PDF, TXT y otros más, es gratuito y es una manera de complementar información en aquellas personas que usan hojas de cálculo en sus teléfonos Android.

Conversión de archivos en XLSX

En caso que por algún motivo no pueda conseguir una herramienta adecuada para ver el archivo de Excel en formato XLSX así como para editarlo, aunque esto puede ser imposible, también tiene la opción de hacer una conversión de dicho archivo en otro tipo de formato como por ejemplo un PDF, que aunque de igual manera no lo podrá editar por lo menos tendrá la ventaja de poder visualizarlo en todo su contenido, siempre usando herramientas que puede conseguir en la nube para hacer la liberación de carga y no preocuparse por la instalación de algún software en la computadora.

La herramienta que puede usar para hacer esta conversión es la PDF24 Tools, es fácil y cómoda de usar y se hace de manera gratuita, los datos que estén en el documento serán respetados en sus características originales. Otra forma es convertir el formato XLSX en un formato XLS, que es la extensión original de los archivos, esto en caso que no consiga una hoja de cálculo que sea compatible y que tal vez usted no tenga Excel en su computador, nuevamente puede acudir a la nube y usar el Convertio.

Este es un conversor de XLSX a XLS que funciona de manera rápida y estable, es gratuito y tiene la ventaja de conservar bien la información de la hoja de cálculo, lo único que debe hacer es llevar el archivo en XLSX a donde dice XLS y el sistema hará todo el trabajo sin que usted presione más nada, al finalizar el sistema Convertio le informara que ya puede hacer la descargar del documento a  su computadora.

Esta aplicación también tiene una extensión para el navegador de Chrome, lo que puede convertirse en una herramienta estable de trabajo, que es muye efectiva y sencilla, para hacer su descarga lo único que debe hacer es pulsar en el botón que dice Instalar que se encuentra ubicado en la parte inferior de la página de Convertio.

Ventajas y Desventajas de los archivos en formatos XLSX

Al tener muchas características de los formatos con extensión XML, el formato de Excel con XLSX tiene muchas ventajas que su formato antecesor, y que cualquier usuario puede hacer uso de ellos para mejorarla capacidad de su trabajo de oficina. Los archivos que eran creados en Excel con esta nueva extensión tiene la posibilidad de poder comprimirse y descomprimirse automáticamente cuando se abren y cierra, por lo que su tamaño es más pequeño y así un usuario tiene la posibilidad de mantener optimizado su disco duro y hacer un menor uso de ancho de banda cuando navega en internet por si en algún momento debe compartir dicho archivo con otra persona.

Otra ventaja es que la nueva versión tiene más capacidad de hacer recuperaciones de archivos que se hayan dañado en algún momento, esto es porque cada hoja se almacena de manera individual y en caso de haber algún dato dañado aún se puede abrir. Esta extensión XLSX hace que se mejoren las gestiones de los archivos y de los datos y la recuperación de la información, ayudó a ampliar las combinaciones de fórmulas binarias de manera mejorada si se le compara con la versión anterior en XLS.

Además cualquier aplicación que sea XML puede abrir y manipularse con este formato de archivo, y no tiene inconvenientes con riesgos de seguridad porque su almacenamiento es en un texto sin formato, así que estos pueden atravesar un cortafuego corporativo sin ningún tipo de dificultad. Estas hojas de cálculo también tienen la ventaja que pueden ser usadas por personas que sean principiantes y por profesionales, porque es el que más se usa a nivel mundial desde hace muchos años.

Con ella pueden tener un control de todas las herramientas de trabajo y tener un registro completo de todo lo que hacen. Es ideal para las personas que les gusta trabajar bajo un orden estricto porque se puede acoplar a cualquier tipo de empresa o trabajo personal. Los cálculos que se obtienen son fáciles de comprender porque se muestra por etapas en el desarrollo de las formulas con la posibilidad que se escriba una nota en cada una de ellas dando su explicación. Cada una de las cuadriculas de las celdas se puede dejar de manera visible o invisible, para dar un formato de visualización como un informe.

Cada una de las plantillas con sus fórmulas puede aumentar la productividad y hacer la eliminación del uso de operadores manuales.  También se pueden usar de forma interactiva con bases de cálculos para hacer el llenado de los campos de referencias. De la misma manera se puede decir que tiene desventajas el trabajar con estas hojas de cálculo porque las personas que trabajan con ellas pueden acumular diversa cantidad de datos y hacer sus propios cálculos sin tener que colaborar con otras personas, lo que puede ocasionare que se haga una duplicidad de datos o información.

Si no se tiene un medio electrónico no podemos tener una visualización de las hojas de cálculo, a menos que se haga una impresión en físico, y puede ser objeto de vulnerabilidad de la información que tenga contenida en su base de datos. Como podemos ver, en resumen, una Hoja de cálculo de Excel es un programa realizado a través de un software en donde no solo podemos incluir datos numéricos sino también alfabéticos, que se pueden organizar en una tabla de acuerdo a los diversos fines que se deseen. Estos cálculos se pueden automatizar desde lo más simple a lo más complejo, a través de la creación de parámetros.

Sirven como una herramienta para ser usada en diversas actividades en las oficinas, porque permite la organización de mucha cantidad de datos que puede servir a los niveles estratégicos para que se haga la toma adecuada de las decisiones cuando se crean las representaciones gráficas de una manera muy resumida. Es una herramienta de trabajo excelente para hacer la creación de presupuestos, facturaciones, generación de gráficas con estadísticas, creación de base de datos y muchas operaciones matemáticas.

Como  elemento de uso es  perfecta para mantener una mejor organización de los trabajos contables de grandes empresas, para profesores, maestros y estudiantes porque tiene la oportunidad de organizar la información de una manera más fácil de las diferentes formas de evaluación que usen.

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